Przedsiębiorca za wykonaną usługę lub dostarczenie towaru otrzymuje zapłatę. Należność może uzyskać w części, często jeszcze przed wykonaniem zamówienia. W tej sytuacji przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową. W przypadku odstąpienia od umowy, już po wpłacie zaliczki powinien sporządzić korektę faktury zaliczkowej. W jaki sposób ma rozliczyć fakturę zaliczkową i korygującą?
Zaliczka to kwota jaką kontrahent płaci na rzecz przyszłego świadczenia na podstawie zawartej umowy wzajemnej, w której świadczenie jednej strony jest odpowiednikiem świadczenia drugiej strony. Zaliczka jest częścią ceny towaru lub usługi. Wzajemne świadczenia stron umowy umożliwiają zwrot zaliczki jeżeli dojdzie do odstąpienia od umowy. Jest to zgodne z art. 494 Kodeksu Cywilnego. Strony umowy mogą dowolnie regulować wysokość zaliczki i zasady zwrotu.
Wpłata zaliczki
Wpłacenie zaliczki powoduje konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wpłata nawet części należności sprawia, że powstaje obowiązek podatkowy. Sposób rozliczenia faktury zaliczkowej i jej korekty omówimy w oparciu o poniższy przykład: Klient po zapłacie należności z faktury zaliczkowej, rozmyślił się i odstąpił od umowy, która zawierała zapis, że w razie odstąpienia od umowy należy mu się zwrot w wysokości 40%. wpłaconej kwoty zaliczki. Co w takiej sytuacji ma zrobić sprzedawca? Czy jest zobowiązany do zwrotu zaliczki i czy powinien wystawić fakturę korygującą?
W przypadku odstąpienia od umowy przez nabywcę, sprzedawca zgodnie z jej postanowieniami, powinien zwrócić klientowi 40% wpłaconej kwoty zaliczki.
Korekta zaliczki
Nie zawsze wpłacona kwota na poczet przyszłego zlecenia może być uznana za zaliczkę. Aby nią była musi to jednoznacznie wynikać z postanowień umowy. Jeżeli w umowie brak jest postanowień, to w takiej sytuacji stosowane są odpowiednie przepisy o zadatku. Wpłacona zaliczka stanowi pewnego rodzaju zabezpieczenie przed wycofaniem się kontrahenta z zawartej umowy, chociaż nie daje 100% gwarancji. Jeżeli dojdzie do sytuacji, że klient rezygnuje ze zlecenia i wycofuje się z umowy to konieczne jest wykonanie odpowiednich korekt zarówno po stronie sprzedawcy jak i kupującego.
Rozliczanie faktur zaliczkowych i korygujących
Sposób rozliczania korekty zależy od tego czy wpłacona zaliczka jest zwrotna, czy bezzwrotna. Samo wystawienie faktury zaliczkowej nie ma wpływu na podatek dochodowy. Na jej podstawie nie można w rozliczeniach ująć przychodu po stronie sprzedawcy, ani kosztu po stronie nabywcy. Inaczej jest w przypadku podatku VAT. Zarówno sprzedawca jak i nabywca muszą na jej podstawie rozliczyć podatek VAT. Sprzedawca ujmuje ją w rejestrze sprzedaży VAT, a nabywca ma prawo odliczyć VAT naliczony. Jeżeli klient odstąpi od umowy, to zgodnie z zapisami jakie się w niej znalazły sprzedawca musi zwrócić nabywcy wpłaconą zaliczkę w części lub w całości (zależy od zapisów umowy).
Fakturę zaliczkową wystawia się w związku z otrzymaną zaliczką, a korektę faktury zaliczkowej w sytuacji kiedy trzeba rozliczyć zwrot z faktury zaliczkowej. Ze względu, że należność z zaliczki została ujęta w ewidencji VAT, to również jej zwrot należy uwzględnić w ewidencji. W naszym przypadku faktura korygująca powinna być wystawiona na wartość 40% kwoty zaliczki. W sytuacji kiedy transakcja została anulowana po rezygnacji klienta, a zaliczki zostały zatrzymane, to po stronie podatku dochodowego powstaje przychód.
Podsumowanie
Nawiązując do sytuacji przedstawionej w powyższym przykładzie wymagane jest wystawienie faktury zaliczkowej i korygującej. Zgodnie z umową sprzedawca zatrzymuje 60% kwoty zaliczki. Stanowi ona jego przychód netto. Moment odstąpienia od umowy przez klienta oznacza powstanie obowiązku podatkowego, który wynika z faktu zatrzymania zaliczki. Celem wyznaczenia właściwego momentu powstania przychodu dobrze jest posiadać pisemne odstąpienie od umowy zawierające właściwą datę rezygnacji ze zlecenia.
