Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek dokumentowania sprzedaży. Oprócz faktur VAT istnieją jeszcze inne dokumenty, które służą do naliczania podatku VAT. Jednym z takich dokumentów były faktury wewnętrzne. Stosowano je do końca 2013 roku. Służyły do opodatkowania podatkiem VAT transakcji, które tego wymagały.
Do końca 2013 roku faktury wewnętrzne były jednymi z dokumentów do wystawiania których przedsiębiorca był zobligowany przepisami prawa. Dokumentowały czynności z obrotu krajowego i zagranicznego. Były wystawiane jedynie na własne potrzeby podatnika celem naliczenia należnego podatku VAT od poniższych transakcji:
nieodpłatne przekazanie towaru (z wyjątkiem próbek, prezentów o małej wartości) oraz nieodpłatne świadczenie usług
świadczenie usług i dostawa towarów gdzie podatnikiem jest nabywca
zwrot dotacji, subwencji lub innych podobnych opłat
wycofanie składników majątku z działalności, dla których przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT.
Faktury wewnętrzne pozostawały tylko w dokumentacji wystawcy. Dokument nie zawierał danych odbiorcy. Od 2014 roku zostały zastąpione przez inne wewnętrzne dokumenty opodatkowania. Obecnie nie ma obowiązku ich stosowania, ale nie ma też zakazu ich wystawiania. Niektórzy przedsiębiorcy nadal je sporządzają, chociaż nie ma takiego obowiązku.
Odliczenie podatku VAT, a faktury wewnętrzne
Pomimo, że zmieniły się przepisy i został zniesiony obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych, to nie zmieniły się zasady odliczania VAT odliczanego na podstawie tych faktur. Oznacza to, że odliczanie VAT nadal jest wykonywane w taki sam sposób. Zmieniło się jedynie to, że obecnie nie trzeba sporządzać dodatkowego dokumentu, aby opodatkować daną transakcję dla celów wewnętrznych prowadzonej działalności.
Jeżeli na fakturze brak jest naliczonego podatku VAT lub przeliczenia kursu waluty obcej na złotówki, to podatnik ma prawo dopisać na niej informację o kwocie naliczonego podatku VAT i co się z tym wiąże uzupełnić brakujące elementy, jak np.: właściwy kurs waluty. Taka faktura dokumentująca daną transakcję jest wystarczającym dokumentem, aby można było na jej podstawie zaksięgować fakturę do celów VAT i przechowywać ją razem z innymi dokumentami firmowymi.
Co do innych przypadków, jak przykładowo: przenoszenie składnika majątku lub towaru z majątku firmowego na cele prywatne również stosuje się inne dokumenty, jak np.: protokół przekazania, który może zawierać informacje dotyczące naliczenia podatku VAT. Taki protokół będzie dokumentem wewnętrznym opodatkowania na podstawie, którego będzie można dokonać księgowania.
PRZYKŁAD W majątku firmowym przedsiębiorcy znajdują się między innymi 2 komputery. Jeden z nich ma być wycofany z działalności na cele prywatne. Zakup komputera został udokumentowany fakturą VAT. Na jej podstawie 2 lata temu, przedsiębiorca odliczył 460 zł podatku VAT. Czy podczas wycofania komputera z działalności powinien naliczyć VAT? Odpowiedź: Tak. W sytuacji wycofania komputera z działalności i przeniesienia go do użytku prywatnego, przedsiębiorca powinien naliczyć podatek VAT i zaksięgować go w rejestrze VAT sprzedaży. Podstawą będzie protokół przekazania na potrzeby własne. Podstawę opodatkowania VAT będzie stanowiła wartość rynkowa komputera. Od nabycia komputera podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT i nie ma tu znaczenia fakt, czy podatek faktycznie został odliczony czy tez nie.
