Przekazywanie zdjęcia faktury zamiast papierowej do biura rachunkowego
Z dniem 1 stycznia 2022 roku zaczął działać Krajowy System e-Faktur. Jeszcze przez rok, korzystanie z niego będzie jedną z opcji. Docelowo system będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Póki co w obiegu są jeszcze faktury papierowe. Czy przedsiębiorca może zeskanować lub sfotografować fakturę papierową i przekazać ją do biura rachunkowego jako pełnoprawny dokument?
Art.. 20 i 21 ustawy o rachunkowości zawierają wskazania w jaki sposób powinny być dokumentowane operacje gospodarcze oraz jakie warunki powinny spełniać dowody księgowe, aby mogły stanowić podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych.
Zgodnie z art. 21 wymienionej ustawy, w księgach rachunkowych można ująć dowody zawierające między innymi wymienione dane:
określenie rodzaju dowodu wraz z numerem identyfikacyjnym
określenie stron transakcji (nazwy oraz adresy)
opis operacji gospodarczej
wartość operacji
data dokonania operacji gospodarczej
data sporządzenia dowodu jeżeli jest inna niż data operacji
podpis wystawcy dowodu
podpis osoby, która otrzymała towar lub przyjęła usługę
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu celem ujęcia go w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wymienione wskazania.
Skan faktury zgodnie z art. 106g ustawy o podatku od towarów i usługmoże zostać uznany za dowód księgowy jeżeli zostanie stwierdzona autentyczność jego pochodzenia, a jego integralność i czytelność treści zostaną zachowane. Przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć fakt, że nabywca towaru/usługi ma świadomość kto jest wystawcą faktury. Integralność i czytelność oznacza obowiązek skanowania faktury w jakości, która umożliwia czytelność skanu i zakazuje modyfikowania zeskanowanej faktury. W chwili obecnej wysyłka faktury ustandaryzowanej nie wymaga zgody nabywcy towaru, czy usługi. Forma w jakiej nabywca otrzyma fakturę nie ma znaczenia w jakiej formie będzie ona przechowywana przez niego lub w jakiej formie zostanie przekazana do biura rachunkowego.
Sposób przekazania papierowej wersji faktury do firmy zewnętrznej (biura rachunkowego) w formie cyfrowej - wyjaśnienie Ministerstwa Finansów
W niektórych okolicznościach przekazanie faktury do biura rachunkowego może być problemem. Ostatnio często praktykowana jest czynność skanowania dokumentu lub wybierany jest inny sposób cyfrowego archiwizowania. Najczęściej po zeskanowaniu faktura papierowa jest niszczona. W związku z tym pojawia się pytanie, czy faktura wystawiona w formie papierowej, która następnie zostanie zarchiwizowana cyfrowo i przekazana w takiej wersji do biura rachunkowego, nie zostanie zastrzeżona przez urzędników skarbowych?
W maju 2021 roku, Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień w tej sprawie. Zgodnie z nimi, dokumenty, które zostały zarchiwizowane i są przechowywane jedynie w wersji elektronicznej będące skanami faktur papierowych, które po zeskanowaniu zostały zniszczone jako skany mogą stanowić podstawę ujęcia wydatków w kosztach uzyskania przychodów. Zdaniem Ministerstwa Finansów wydatki dokumentowane za pomocą skanów nie mogą być powodem wyeliminowania wydatków z kosztów firmowych.
Skan faktury wysyłany do biura rachunkowego
W związku z tym, ze urzędy skarbowe nie widzą przeciwwskazań do skanowania, czy robienia fotografii faktury papierowej, to skan faktury przesłany do biura rachunkowego nie jest błędem i powinien być uznany za legalny dokument. Tym bardziej, że obecnie nie ma już podziału na oryginał i kopię faktury. Przedsiębiorca może więc wysłać do biura rachunkowego skan lub fotografię faktury. Taka forma wydaje się być wygodna dla obu stron. Plusem jest znaczne ograniczenie ilości dokumentów dostępnych w formie papierowej.
Zarówno skan jak i zdjęcie faktury może zostać przesłane do biura rachunkowego drogą e-mailową, bądź w aplikacji księgowej, a nawet za pomocą komunikatorów, jak przykładowo: Messenger, czy Telegram.
Skan raportu księgowego – w jakiej formie powinien zostać wysłany do biura rachunkowego?
Raport kasowy może zostać zeskanowany i w takiej formie wysłany do biura rachunkowego. Jednak przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania oryginalnej papierowej wersji raportu księgowego.
Korzyści wynikające ze skanowania faktury
Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie faktur wystawionych przez nich lub w ich imieniu po raz pierwszy oraz dokumentów wystawionych ponownie. Dokumenty muszą być przechowywane przez okres 5 lat. Oznacza to, że przez tak długi okres czasu ilość faktur może znacznie urosnąć i powstaje problem związany z ich przechowywaniem. Jest to jeden z powodów, dla którego skanowanie wydaje się być dobrym rozwiązaniem. Skany dokumentów przydają się także podczas kontroli skarbowej. Obecnie rzadko kiedy kontrola odbywa się stacjonarnie. Urzędnicy najczęściej proszą o wysłanie dokumentów e-mailem.
Za skanowaniem przemawia też fakt, że dokumenty zapisane na cyfrowych nośnikach są znacznie trwalsze w porównaniu z formą papierową. Faktury papierowe po jakimś czasie bledną i czasami trudno jest odczytać ich treść.
Faktury i inne dokumenty księgowe, których nie powinno się skanować
W polskich przepisach brak jest zapisów, które zabraniałyby skanowania jakichkolwiek dokumentów księgowych. Jednak lepiej jest nie skanować faktur wypisanych ręcznie oraz wyblakłych, ponieważ w ich przypadku może nie zostać zachowany obowiązek czytelności. Dokumenty wypisane pismem odręcznym, najczęściej są trudne do odczytania. Taki dokument jeżeli zostanie zeskanowany, to może zostać błędnie zapisany i odczytany. Słabo widoczna faktura po zeskanowaniu będzie również nieczytelna i nie będzie stanowiła dokumentu księgowego.
