Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosi szereg różnych wydatków. Jednymi z nich są dojazdy taksówką do kontrahenta. Czy taki wydatek można ująć w kosztach podatkowych?
Każdy wydatek, aby mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełnić określone warunki. Koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT) z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Dodatkowo wydatek musi:
być odpowiednio udokumentowany
wykazywać związek przyczynowo - skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie może mieć charakteru osobistego)
być poniesiony przez podatnika, czyli wydatku nie mogą sfinansować inne osoby, jak tylko sam podatnik
być rzeczywisty, co oznacza, że wartość poniesionego wydatku nie może zostać w żaden sposób zwrócona podatnikowi.
Wydatek zostanie zaliczony do kosztów podatkowych pod warunkiem, że będzie istniał związek wydatku z przychodami podatnika. Na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że poniesione koszty mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wskazanie okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów lub służy zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.
Na podstawie wymienionych wyżej okoliczności można stwierdzić, że w zasadzie wydatek na dojazd taksówką do kontrahenta spełnia wymienione przesłanki i w związku z tym możliwe jest zaliczenie go do kosztów uzyskania przychodów. Z jednej strony przejazd taksówką jest co do zasady wydatkiem, który wiąże się z prywatnymi potrzebami osoby fizycznej, a z drugiej osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą musi czasami dojechać taksówką do klienta. W takiej sytuacji wydatek będzie stanowił koszt firmowy. Przedsiębiorca powinien jedynie zadbać o prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku na dojazd, a także o dowody potwierdzające, że dojazd do klienta miał cel firmowy. Takim dowodem może być np.: notatka ze spotkania z klientem.
Wydatek na dojazd taksówką do kontrahenta – dokumentowanie za pomocą paragonu
W jaki sposób przedsiębiorca powinien dokumentować wydatki ponoszone na dojazd do kontrahenta taksówką? Jeżeli podatnik prowadzi rozliczenia na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów musi dokumentować wydatki za pomocą dowodów księgowych, którymi są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne. Usługa przejazdu taksówką najczęściej potwierdzana jest za pomocą paragonu fiskalnego.
Rozporządzenie dotyczące sposobu dokumentowania przejazdów taxi w KPiR wskazuje, że zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP, a także materiałów biurowych może zostać udokumentowany za pomocą paragonów, na których widnieje data i stempel jednostki wydającej paragon. Dokument musi zawierać ilość, cenę jednostkową i wartość dokonanego zakupu. Przedsiębiorca na odwrocie paragonu powinien uzupełnić brakujące informacje (swoje nazwisko lub nazwę firmy, adres, rodzaj zakupionego towaru). W przypadku wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów dowodem zakupu są paragony lub dowody kasowe. Z powyższego wynika, że (w świetle przepisu wymienionego rozporządzenia) nie ma możliwości dokumentowania wydatku na przejazd taksówką za pomocą paragonu, ponieważ nie jest to dowód księgowy przy tym rodzaju wydatku.
Wydatek na dojazd taksówką do kontrahenta – dokumentowanie innymi dowodami
Wydatek na dojazd do kontrahenta taksówką powinien być potwierdzony fakturą. Jednak w tym przypadku pozyskanie faktury może być trudnym zadaniem. Czy możliwe jest przedstawienie innych dowodów? Czy podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny? W par. 13 rozporządzenia napisane jest, że niektóre koszty ujęte w KPiR można udowodnić sporządzonymi dokumentami z datą i podpisami osób, które bezpośrednio dokonały wydatku. Są to tzw. dokumenty wewnętrzne, które przy zakupie powinny określać:
nazwę towaru i jego ilość
cenę jednostkową i wartość
przedmiot operacji gospodarczej i wysokość wydatku (tylko niektóre przypadki).
W rozporządzeniu, w dalszej jego części znajduje się zapis, że za pomocą dowodu wewnętrznego można udokumentować jedynie:
zakup produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym o ile przerób ten polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka bądź na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt, który to zakup został dokonany bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów
zakup od ludności sklasyfikowanych w PKWiU surowców zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex02.30.40.0)
wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej hodowli lub uprawy prowadzonej przez podatnika
zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego
koszt diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników, a także wartość diet za podróże służbowe osób prowadzących działalność gospodarczą i osób, które z nimi współpracują
zakup od ludności odpadów poużytkowych będących surowcami wtórnymi z wyłączeniem zakupu, czy skupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części, która przypada na działalność gospodarczą. Podstawę sporządzenia dowodu wewnętrznego stanowi dokument za całość opłat wystawiony na wymienione cele
opłaty sądowe i notarialne
wydatki związane z parkowaniem samochodu wtedy kiedy są one poparte dokumentami bez danych, o których mówi par. 11 ust. 3 pkt 3, jak: bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Jest to katalog o charakterze zamkniętym (wskazuje na to użycie wyrażenia ”wyłącznie”), co oznacza, że tylko wymienione wydatki mogą zostać udokumentowane samodzielnie przez podatnika za pomocą sporządzonego przez niego dowodu wewnętrznego. W katalogu brak jest wydatku na dojazd taksówką do kontrahenta. Wynika z tego, że wydatki na dojazd taksówką do kontrahenta nie mogą zostać udokumentowane dowodem wewnętrznym.
Podsumowanie
Wydatki na dojazdy taksówką do kontrahenta mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Jednak pewnym problemem może okazać się sposób dokumentowania takiego kosztu.
