Przedsiębiorcy podobnie jak inne osoby chętnie płacą za zakupy kartą. W jaki sposób powinny być udokumentowane wydatki na cele prowadzonej działalności gospodarczej regulowane za pomocą karty kredytowej? Czy opłaty za korzystanie z karty mogą być kosztem podatkowym?
Jak dokumentować wydatki firmowe regulowane kartą kredytową?
Wydatek jest wtedy uznany za koszt podatkowy jeżeli będzie zgodny z definicją kosztu uzyskania przychodu wskazaną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, czyli jeżeli zostanie faktycznie poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i jest bezpośrednio bądź pośrednio powiązany z uzyskaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu, a dodatkowo jest odpowiednio udokumentowany. W par. 11 ust. Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR znajduje się zapis mówiący, że podstawę zapisów w księdze przychodów i rozchodów stanowią następujące dowody księgowe:
inne dowody wymienione w par. 12 i 13, które stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej faktycznym przebiegiem zawierające przynajmniej:
wiarygodne określenie wystawcy bądź wskazanie stron (z ich nazwami i adresami) będących uczestnikami operacji gospodarczej, której dotyczy dowód
datę wystawienia dowodu i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód (jeżeli obie daty są takie same wystarczy podać jedną)
przedmiot operacji gospodarczej oraz jego wartość i określenie ilości jeżeli przedmiot jest wymierny w jednostkach naturalnych
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej
oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwiałby powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Do dodatkowych dowodów księgowych zgodnie z par. 12 powyższego rozporządzenia uważa się:
dzienne zestawienia dowodów, które zostały sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem, takie jak: faktury dotyczące sprzedaży
noty księgowe wystawione w celu dokonania korekty zapisu dotyczącego operacji gospodarczej jaki wynika z dowodu obcego lub własnego, który został otrzymany od kontrahenta podatnika lub został przekazany do kontrahenta
dowody przesunięć
dowody opłat pocztowych i bankowych
inne dowody opłat również te dokonane na podstawie książeczek opłat.
Przedsiębiorcy mogą korzystać z zamkniętego katalogu dokumentów, który uprawnia do ujęcia danego wydatku w kosztach. Aby wydatek został uznany za dowód księgowy nie wystarczy dokonać płatności kartą kredytową, czy wydrukować zamówienia. Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 marca 2013 roku o sygn. ILPB1/415-37/13-2/AA. Można w niej przeczytać:
dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Natomiast zgodnie z ww. § 12 ust. 3 pkt 2 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów mogą być również inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych zawierające m.in. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Z uwagi na powyższe wydrukowany dokument, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Jak ująć w kosztach wydatek opłacony kartą kredytową?
Zapłata kartą kredytową za zakupiony towar najczęściej potwierdzana jest papierowym wydrukiem z terminala płatniczego, na którym znajduje się opłacona kwota oraz data transakcji. Na wydruku brakuje jednak informacji o tym kto dokonał i na czyją rzecz zapłaty oraz co było przedmiotem transakcji. Podobnie wygląda wyciąg z karty kredytowej. Obecnie obowiązujące przepisy dokładnie wskazują jakie dane powinien zawierać każdy dowód księgowy. Jeżeli nie zawiera on wszystkich wymaganych elementów, to wydatek, który został zapłacony na jego podstawie nie będzie mógł być ujęty w kosztach podatkowych. Z tego powodu wydatki, które zostały udokumentowane tylko zestawieniem z operacji wykonanych kartą kredytową lub wydrukiem z terminala płatniczego potwierdzającym zapłatę nie mogą być podstawą do ujęcia kosztu w KPiR. Aby można było wydatek ująć w książce przychodów i rozchodów należy za dokonane zakupy dodatkowo zażądać faktury lub rachunku, ponieważ płatność kartą kredytową jest jedynie potwierdzeniem dokonania zapłaty, a nie czynności.
PRZYKŁAD Podatnik na aukcji internetowej zakupił towar. Razem z towarem otrzymał potwierdzenie zakupu. Posiadał też potwierdzenie dokonania zapłaty kartą kredytową. Czy przedsiębiorca może na podstawie posiadanych dokumentów ująć poniesiony wydatek w kosztach firmy?
Odpowiedź: Przedsiębiorca jest w posiadaniu jedynie dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty bez innych wymaganych elementów i dlatego nie może zostać uznany za dowód księgowy. Z tego powodu nie może być podstawą do ujęcia kosztu w PKPiR.
Wydatki regulowane kartą mogą stanowić jedynie potwierdzenie zapłaty i nie mogą być kosztem firmowym. Natomiast opłaty bankowe i opłaty za korzystanie z karty mogą już zostać zaliczone do wydatków na podstawie wyciągu bankowego.
Opłaty bankowe i za korzystanie z karty kosztem firmowym
Do opłat bankowych należą między innymi:
opłaty za prowadzenie konta
opłaty za przelewy
opłaty za kartę płatniczą
prowizje za wypłaty w bankomatach
dodatkowe opłaty.
Powyższy wydatek może zostać ujęty w kosztach podatkowych na podstawie wyciągu bankowego. Warunkiem jest to, że musi dotyczyć transakcji związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W takiej sytuacji najwłaściwsze jest założenie bankowego konta firmowego, które będzie służyło jedynie do dokonywania zapłaty za transakcje związane z wykonywaną działalnością.
