Jednym z obowiązków pracodawcy jest wypłata pracownikom wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających z zawartej umowy oraz regulaminu wynagrodzeń. Przedsiębiorca musi poprawnie wyliczyć składki na ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. Oba te elementy obniżają proporcjonalnie wysokość wynagrodzenia brutto pracownika. Dokumentem, który wykazuje wynagrodzenie i składki na ZUS jest lista płac. Chociaż przedsiębiorca nie ma obowiązku jej sporządzania, to jednak w większości firm jest stosowana. Warto wiedzieć co powinna zawierać.
Lista płac uwzględnia wysokość wynagrodzenia pracownika oraz wysokość składek na ZUS płaconych przez pracownika i pracodawcę. Sporządzana jest na podstawie: umowy zawartej z pracownikiem, ewidencji czasu pracy, listy obecności, a także informacji o dodatkowych składkach. Lista płac wykonana prawidłowo musi zawierać niżej wymienione elementy:
nazwa i pozostałe dane pracodawcy
imię i nazwisko pracownika
nazwa lub numer listy płac
okres, którego dotyczy lista
data wypłaty wynagrodzenia
wysokość wszystkich składek pomniejszających wynagrodzenie
potrącenia
podstawa naliczania podatku dochodowego
wysokość wynagrodzenia brutto
wynagrodzenie netto do wypłaty
data sporządzenia listy
podpisy osób sporządzających listę i ją akceptujących.
Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę oraz umowy cywilnoprawne muszą być rozliczani na oddzielnych listach płac. Wspólna lista może zostać zakwestionowana przez Państwową Inspekcję Pracy.
Sporządzanie listy płacy
Listę płac sporządza się raz w miesiącu w czasie kiedy pracownik powinien mieć wypłatę pensji. Czasami w sytuacji wystąpienia pewnych okoliczności lista może być przygotowywana częściej. Zależy od rodzaju składników, które mają zostać wypłacone pracownikom, jak np.: odszkodowania, czy premie. Tworząc listę płac można wykorzystać programy do tego przeznaczone. Jednak posiadanie praktycznej wiedzy jak należy prawidłowo ją sporządzić może okazać się przydatną umiejętnością.
Składki na ubezpieczenie
Z wynagrodzenia pracownika pobierane są różne składki, które w części finansuje pracodawca, a w części pracownik.
Składka na ubezpieczenie
Stopa procentowa składki
Składka finansowana przez pracownika %
Składka finansowana przez pracodawcę %
Emerytalne
19,52%
9,76%
9,76%
Rentowe
8%
1,5%
6,50%
Chorobowe
2,45%
2,45%
-
Wypadkowe
1,80%
-
1,80%
Fundusz Pracy
2,45%
-
2,45%
FGŚP
0,10%
-
0,10%
Ubezpieczenie zdrowotne
9%
Z wynagrodzenia 9%
Z podatku 7,75%
-
Wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe zależy od zakładu pracy.
PRZYKŁAD 1 Pracownik zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem 3 000 zł. Ile będzie wynosiło jego wynagrodzenie netto?
Wynagrodzenie zasadnicze: 3 000 zł
Składki finansowane przez pracownika
wynagrodzenie brutto: 3 000 zł
ubezpieczenie emerytalne: 292,80 zł (3 000 zł x 9,76%)
ubezpieczenie rentowe: 45 zł (3 000 zł x 1,50%)
ubezpieczenie chorobowe: 73,50 zł (3 000 zł x 2,45%)
Ogólny koszt zatrudnienia pracownika wynosi: 3 618,30 zł.
Księgowanie listy płac w KPiR
Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia lub o dzieło księguje się w kolumnie 12 KPiR w kwocie brutto łącznie ze składkami na ZUS finansowanymi przez pracownika i zaliczkami na podatek dochodowy, które wypłaca się pracownikowi (w gotówce oraz w naturze). Do kolumny 13 KPiR (Pozostałe wydatki) trafiają koszty składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, składki na FP i FGŚP.
Księgowanie listy płac przy umowie o pracę
Koszty wynagrodzeń przekazane pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę do końca miesiąca, za który przysługują zapisuje się pod datą rzeczywistej wypłaty pod warunkiem, że składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę zostały opłacone w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła wypłata. Jeżeli składki na ubezpieczenie nie zostaną opłacone w ustawowym terminie, to w takiej sytuacji należy je zaliczyć do kosztów w dacie ich rzeczywistej wpłaty. Przy wypłacie wynagrodzeń do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie pracodawca może zaliczyć je do kosztów w miesiącu za który zostały wypłacone o ile wypłata odbyła się w terminie.
PRZYKŁAD 2 Firma wypłaca pracownikom wynagrodzenie na koniec miesiąca. Pensja za styczeń została wypłacona 31 stycznia. Składki na ZUS w części płaconej przez płatnika zostały opłacone 15 lutego. W tej sytuacji wydatki z wynagrodzenia oraz z zapłaconych składek na ZUS staną się kosztami uzyskania przychodów w miesiącu styczniu.
PRZYKŁAD 3 Pracodawca wypłaca pracownikom pensję do 10 dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za styczeń zostało wypłacone 10 lutego. Natomiast składki od wynagrodzeń zgodnie z przepisami zostały opłacone 15 marca. Wydatki z tytułu wynagrodzeń zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów za styczeń, a zapłacone składki na ZUS stanowią koszty za marzec. Mogłyby zostać zaliczone do kosztów styczniowych gdyby zostały uregulowane do 15 lutego.
Księgowanie listy płac przy umowach zlecenia i o dzieło
Wynagrodzenie w kwocie brutto księgowane jest w kolumnie 12 KPiR w chwili dokonania wypłaty lub pozostawienia w dyspozycji osoby zatrudnionej. Natomiast składki na ZUS w części finansowanej przez zleceniodawcę będącym płatnikiem składek należy zaliczyć do kosztów podatkowych w chwili ich wpłaty do ZUS-u.
Ostatnia aktualizacja: 2023-03-11 Data publikacji: 2021-04-17, autor: FakturaXL
