O Krajowym Systemie e-Faktur mówi się już od dłuższego czasu. System ciągle jest ulepszany i zmieniany. Po jego wprowadzeniu nadal wśród podatników pojawiają się wątpliwości co do niektórych zagadnień. Wiele pytań dotyczy między innymi wystawianych i otrzymywanych w systemie faktur w zakresie odliczania podatku VAT.
System KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez przedsiębiorców lub ich pełnomocników elektronicznie. Jego administratorem jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W systemie nie ma możliwości wystawiania not korygujących.
Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT za pomocą systemu KSeF można:
nadać uprawnienia, uwierzytelnić i obsługiwać użytkowników systemu
wystawiać, wysyłać, otrzymywać faktury ustrukturyzowane oraz faktury korygujące ustrukturyzowane
mieć podgląd do wystawionych i odebranych faktur ustrukturyzowanych
kontrolować prawidłowość danych na wystawianych fakturach
dokonać archiwizacji wszystkich faktur wystawionych w systemie.
Wszystkie faktury sporządzone w systemie KSeF:
otrzymują specjalny numer identyfikacyjny
wystawiane są wg jednolitego, ustandaryzowanego wzoru.
System posiada funkcję powiadamiania podatników o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej bądź jej odrzuceniu.
Podmioty, które mogą założyć konto w systemie KSeF
Na dzień dzisiejszy z konta w systemie KSeF mogą korzystać podmioty uwierzytelnione, czyli:
podatnicy lub podmioty wskazane przez podatnika
organy egzekucyjne lub komornicy bądź osoby fizyczne wskazane przez wymienione podmioty
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne bądź komornicy nadali uprawnienia do korzystania z systemu
inne podmioty, które zostały wskazane przez osoby fizyczne korzystające KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom.
Uprawnienia podatnika zarejestrowanego w KSeF
Podatnik zarejestrowany w systemie KSeF ma prawo do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Odbiorca faktur ustrukturyzowanych musi wyrazić zgodę na ich otrzymywanie za pomocą systemu KSeF. Brak zgody odbiorcy nie oznacza, że sprzedawca nie może wystawiać faktur w KSeF. Jak najbardziej ma prawo wystawić dokument w systemie, ale musi go przesłać do odbiorcy w inny sposób z nim uzgodniony, np. e-mailem lub pocztą w formie papierowej. Podsumowując, zgodnie z powyższym wystawiona faktura ustrukturyzowana może zostać przekazana odbiorcy na dwa sposoby:
odbiorca zaakceptował możliwość odbioru faktury w systemie KSeF – sprzedawca wysyła fakturę poprzez system KSeF
odbiorca nie zaakceptował możliwości odbioru faktury w systemie KSeF – sprzedawca musi pobrać fakturę z systemu i wysłać ją do odbiorcy za pomocą e-maila lub musi ją wydrukować i przesłać w formie papierowej w liście za pośrednictwem poczty.
Odbiór e-faktury przez KSeF, a brak akceptacji nabywcy
Pomimo, że odbiorca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur przez KSeF, a jest zarejestrowany w systemie to i tak ma dostęp do dokumentów w nim wystawionych i posiada możliwość odnalezienia faktury na podstawie posiadanych danych, takich jak:
numer identyfikujący daną fakturę w KSeF
numer faktury
NIP odbiorcy lub sprzedawcy
imię i nazwisko, nazwa nabywcy towarów lub usług bądź informacja o braku tych danych
kwota należności ogółem.
Faktury wystawione w KSeF – odliczenie podatku od towarów i usług
Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części z faktury wystawionej w związku z dokonanym zakupem towarów lub usług pod warunkiem, że nabyte towary lub usługi:
będą przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w całości lub w części
nie będą przeznaczone tylko do sprzedaży zwolnionej z VAT
nie będą przeznaczone na użytek prywatny.
Faktura wystawiona w systemie KSeF zostaje uznana za otrzymaną przez nabywcę już w momencie przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) pod warunkiem, że odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w taki sposób.
W tym samym momencie nabywca otrzymuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury ustrukturyzowanej w rozliczeniu za dany miesiąc. W przypadku, kiedy nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i otrzymał fakturę za pośrednictwem e-maila lub poczty, to wtedy prawo do odliczenia podatku VAT powstaje zgodnie z przyjętymi zasadami ogólnymi, czyli:
w rozliczeniu za dany okres, w którym dla nabytych towarów/usług powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy. Do nabywcy towarów lub usług należy weryfikacja, czy dla nabytych towarów bądź usług powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, czy też jeszcze nie. Dopiero po jego powstaniu nabywca ma prawo do odliczenia VAT. Podatek będzie mógł odliczyć tylko wtedy, kiedy będzie w posiadaniu faktury.
Faktura korygująca w KSeF
Art. 106j ust. 4 ustawy o VATwskazuje, że jeżeli sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, to powinien również w systemie wystawić fakturę korygującą ustrukturyzowaną. Faktura korygująca wystawiona w KSeF musi dodatkowo oprócz wymaganych elementów zawierać numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną, której dotyczy korygowany dokument. Faktury korygujące wystawione w systemie KSeF rozlicza się pod kątem podatku VAT w dacie jej wystawienia.
Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.
PRZYKŁAD 1 Sprzedawca 1 maja 2023 r. wystawił fakturę ustrukturyzowaną w systemie KSeF dokumentującą sprzedaż części samochodowych dla podatnika VAT. Po miesiącu czasu strony transakcji uzgodniły, że nabywca otrzyma rabat na zakupione towary. W związku z tym sprzedawca zobowiązany był wystawić fakturę korygującą ustrukturyzowaną w systemie KSeF, Nabywca musiał otrzymany dokument korygujący ująć w rozliczeniu za okres, w którym go otrzymał w systemie.
Korekta in minus – faktura wystawiona w systemie KSeF, a odliczenie VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 19d ustawy o VAT nabywca towaru/usługi powinien ująć w JPK_V7 ustrukturyzowaną fakturę korygującą in minus otrzymaną w KSeF w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał taką fakturę za pośrednictwem systemu.
W przypadku, o którym mowa w art. 29a podstawa opodatkowania usług i dostawy towarów ust. 15 pkt 5, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Przepis ust. 19a zdanie trzecie stosuje się odpowiednio.
