Samofakturowanie w KSeF - przykłady, kiedy jest możliwe?

Przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zawierają różne transakcje, które z zasady dokumentowane są fakturą VAT. Przeważnie wystawia ją sprzedawca towaru lub usługi. Od tej reguły zdarzają się wyjątki, kiedy wystawcą faktury sprzedażowej jest nabywca. Czynność wystawienia faktury przez nabywcę została nazwana samofakturowaniem. Czy po wejściu w życie obowiązku fakturowania w KSeF nadal będzie możliwe samofakturowanie?

Samofakturowanie – warunki

Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają nabywcy samodzielnie wystawić fakturę sprzedaży w imieniu i na rzecz sprzedawcy, ale dopiero po spełnieniu określonych warunków. Zostały one ustanowione w związku z zapewnieniem bezpieczeństwa sprzedawcy. Zgodnie z przepisami nie każdy podmiot ma możliwość wystawienia faktury sprzedażowej w imieniu sprzedawcy. Jak stanowi art. 106d ust. 1 ustawy o VAT nabywca towarów lub usług może wystawić fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy, jeżeli:

• faktury będą dokumentowały dokonanie przez podatnika (sprzedawcę) sprzedaży na rzecz nabywcy
• będą to faktury zaliczkowe, na które wskazuje art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT
• będą dokumentowały dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mówi art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT, czyli chodzi o przypadek, kiedy miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego.

Jednocześnie sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę w sprawie wystawiania faktur za pomocą samofakturowania. Taka umowa musi zawierać określenie jak ma wyglądać proces zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę. 
Przepisy pozwalają także na wystawianie faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez upoważnione przez niego osoby trzecie, głównie przez jego przedstawiciela podatkowego, na którego wskazuje art. 18a ustawy o VAT. 

Umowa o samofakturowanie

W ustawie o VAT brak jest wskazania wzoru umowy dotyczącej samofakturowania. Jednak pomimo tego obowiązkowo powinny w niej znaleźć się między innymi takie informacje jak sposób zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Może on być dowolnie ustalony pomiędzy stronami transakcji. W tej kwestii również nie ma żadnych narzuconych szczególnych procedur. Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr sygn. 0114-KDIP1-3.4012.325.2021.1.KP z dnia 19 lipca 2021 roku zawiera między innymi taki zapis: 

przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednocześnie należy wskazać, iż przepisy w zakresie podatku VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika ‒ sprzedawcy towarów lub usług.
Jednakże, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów (świadczącego usługę) jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wykonał usługę. W sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak dostawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy.

Samofakturowanie w KSeF - warunki

Od 2024 roku system KSeF ma być obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. W związku z tym u wielu z nich pojawia się pytanie, czy nadal będzie można korzystać z możliwości samofakturowania. Samo wprowadzenie KSeF nie wpływa na możliwość stosowania samofakturowania. Nabywca nadal będzie mógł wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy tak samo jak mógł to robić do tej pory. Wejście w życie KSeF nie zmienia nic w zapisach ustawy o VAT w tym zakresie. W ramach KSeF podatnik może nadawać innym podmiotom uprawnienia do wystawiania faktur. Wskazuje na to par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Podmioty, które obecnie korzystają z samofakturowania i chcą nadal korzystać z tej możliwości muszą spełnić określone warunki. Sprzedawca powinien nadać nabywcy uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w procedurze samofakturowania oraz może mu też nadać uprawnienie pozwalające na nadawanie uprawnień innym podmiotom do wystawiania faktur w KSeF w procedurze samofakturowania. Uprawnienia nadawane są w stosunku do konkretnej osoby, a nie do całej firmy, dlatego jeżeli w firmie będącej nabywcą towarów lub usług jest kilka osób odpowiedzialnych za wystawianie faktur, to uprawnienie może być nadane konkretnej osobie lub kilku wskazanym osobom.  

PRZYKŁAD 1 
Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą. Świadczy usługi na rzecz jednego z kontrahentów. Przedsiębiorcy mają ze sobą podpisaną umowę o samofakturowaniu w ramach, której kontrahent wystawia w imieniu przedsiębiorcy faktury sprzedaży. Czy w ramach podpisanej umowy o samofakturowaniu kontrahent będący nabywcą nadal będzie mógł wystawiać dokumenty w KSeF w imieniu sprzedawcy?

Odpowiedź:
Niestety nie będzie mógł, ponieważ samo zawarcie umowy o samofakturowaniu nie wystarczy. Przedsiębiorca koniecznie musi nadać nabywcy uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. Dopiero po wykonaniu tej czynności kontrahent będzie mógł wystawiać faktury w KSeF w ramach samofakturowania na rzecz i w imieniu przedsiębiorcy. 

PRZYKŁAD 2 
Pan Piotr jest właścicielem jednoosobowej firmy. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej współpracuje z kilkoma firmami. W KSeF upoważnił do wystawiania faktur na swoją rzecz i w swoim imieniu oraz do nadawania uprawnień pana Pawła. Pan Paweł jest pracownikiem jednej z firm, z którą współpracuje pan Piotr i z którą zawarł umowę o samofakturowaniu. W związku z zawartą umową pracownik otrzymał stosowne uprawnienia. Czy pan Paweł ma prawo wystawiać faktury w imieniu pana Piotra oraz czy sam może upoważnić innego pracownika do czynności samofakturowania w KSeF? 

Odpowiedź:
Pan Paweł może wystawiać faktury w KSeF w ramach samofakturowania. Może również nadawać uprawnienia do wystawiania faktur innym osobom, co oznacza, że może on nadać uprawnienie do wystawiania faktur na rzecz pana Piotra innemu pracownikowi, z którym pracuje w firmie, która zawarła z przedsiębiorcą umowę o samofakturowaniu.  

Samofakturowanie w KSeF – zalety 

Samofakturowanie w KSeF daje możliwość stałego dostępu do wystawionych faktur. Sprzedawca może na bieżąco kontrolować faktury wystawione przez nabywcę. Pozwala to na zatwierdzanie ich przez sprzedawcę na zasadzie tzw. „akceptacji milczącej”. Oznacza to, że jeżeli sprzedawca nie zgłosi do nabywcy żadnych nieprawidłowości w wystawionych dokumentach ani nie odmówi przyjęcia wystawionych w KSeF faktur, to przyjmuje się, że zostały one zaakceptowane przez sprzedawcę bez spełniania żadnych dodatkowych formalności. 

Podsumowanie

Samofakturowanie w KSeF jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione niżej wymienione warunki: 

• zawarcie umowy o samofakturowanie pomiędzy sprzedawcą i nabywcą
• zawarcie w umowie o samofakturowanie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę
• nadanie nabywcy przez sprzedawcę uprawnienia do wystawiania faktur.

Data publikacji: 2023-10-12, autor: FakturaXL