Lista obecności pracowników zgodna z RODO

Pracownicy przychodzący do pracy potwierdzają swoją obecność w zakładzie przez podpisanie listy obecności. Jest to najprostszy sposób potwierdzania obecności pracownika w pracy, chociaż nie jedyny. Pracodawcy mogą też w inny sposób monitorować godziny pracy (karta pracownika przyłożona do specjalnego czytnika z zegarem, czy zalogowanie się w systemie informatycznym).

Potwierdzanie obecności i usprawiedliwianie nieobecności w pracy

Ważnym dokumentem stosowanym w zakładach pracy jest regulamin pracy. Obowiązek jego utworzenia spoczywa na pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i który zatrudnia 50 lub więcej pracowników. Rodzaj zapisów jakie powinny znaleźć się w regulaminie pracy zawiera Kodeks pracy.

Zgodnie z art. 1041 par. 1 Kodeksu pracy w regulaminie powinny znaleźć się:

• regulacje dotyczące zasad organizacji i porządku w zakładzie
• warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy jaki został przyjęty u danego pracodawcy
• sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy
• regulacje dotyczące sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jeżeli w zakładzie pracy brak jest regulaminu, to obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika o obowiązujących zasadach potwierdzania przybycia, obecności oraz o sposobie usprawiedliwiania nieobecności na piśmie w terminie nie późniejszym niż 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 par. 3 KP). 

Każda nieobecność pracownika w pracy powinna być usprawiedliwiona. Do przyczyn, które mogą usprawiedliwiać nieobecność zatrudnionego w miejscu pracy należą zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa pracy uniemożliwiające mu stawienie się do pracy i jej świadczenie oraz inne przypadki wskazane przez niego, które nie pozwalają mu na stawienie się w pracy i zostały uznane przez pracodawcę za czynniki usprawiedliwiające nieobecność. 

Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem o przyczynie i o przewidywanym okresie nieobecności w pracy pod warunkiem, że wcześniej była ona mu wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W przeciwnym razie nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, a szczególnie jeżeli jest ona spowodowana chorobą (art. 1 i art. 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. – Dz. U. 2014 poz. 1632 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Lista obecności, a dane osobowe pracowników

Przez „dane osobowe” należy rozumieć wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Z kolei możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to taka, która może być bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowana, szczególnie za pomocą identyfikatorów jakimi są: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, bądź jeden lub kilka szczególnych czynników, które mogą określić fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanym dalej RODO). 
Zgodnie z powyższym na liście obecności zapisuje się dane osobowe takie jak: imię i nazwisko pracownika, przyczynę nieobecności w pracy (np.: choroba, urlop). Jednak podane informacje mogą naruszać przepisy o RODO. 

Dane osobowe zgodnie z art. 5 RODO powinny być:

• przetwarzane zgodnie z prawem, odpowiedzialnie oraz w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą
• zbierane w celach konkretnych, wyraźnych i co najważniejsze prawnie uzasadnionych, nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z wymienionymi celami
• zgodne, stosowne i ograniczone do tego co jest niezbędne do celów, dla których są przetwarzane.

Wynika z tego, że informacje o chorobie pracownika zapisywane na liście obecności nie są zgodne z prawem. Przekraczają zakres adekwatności i niezbędności celów przetwarzania danych.

Art. 9 ust. 1 RODO

zawiera zapis, że nie ma pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, jak również przetwarzania danych genetycznych, czy biometrycznych, których celem jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej. Zabronione jest również przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby. 
Na podstawie tego artykułu nie można zatem przetwarzać i ujawniać na liście obecności danych dotyczących zdrowia, ponieważ przynależą one do szczególnych kategorii danych, które zgodnie z RODO nie mogą być przetwarzane.

Lista obecności zgodna z RODO

Do tej pory lista obecności zawierała między innymi:

• datę, 
• nazwę działu lub stanowisko pracownika
• imię i nazwisko pracownika
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
• podpis pracownika. 

Takie informacje mogą nadal znajdować się na liście obecności. Wystarczy jeżeli pracodawca zadba o to, aby nie znajdowała się ona w miejscu ogólnodostępnym. Poza tym wszelkie informacje dotyczące nieobecności pracownika w pracy powinny zostać pominięte i uwzględnione w innym dokumencie prowadzonym przez dział kadr. 
Wystarczy też na liście obecności obok imienia i nazwiska pracownika umieścić odpowiednie oznaczenie, symbol identyfikujący jego nieobecność w pracy bez wyszczególniania powodu czy jest to choroba, czy urlop. Dokładne dane dotyczące nieobecności powinna zawierać prowadzona ewidencja czasu pracy, ponieważ pracownik ma prawo do tego, aby nie informować współpracowników o powodach swojej nieobecności w miejscu pracy, a zwłaszcza o tym na co chorował. Taką informację ma obowiązek przekazać jedynie do swojego bezpośredniego przełożonego lub do działu kadr. 

Pracodawca może prowadzić listę obecności oddzielnie dla każdego pracownika, do której wgląd będzie miał jedynie zainteresowany pracownik. Może też wykorzystać inne rozwiązanie jakim jest przyporządkowanie numeru do pracownika, który potwierdzi przy nim swoją obecność poprzez złożenie podpisu. 

Umieszczanie na liście obecności informacji o nieobecności w pracy spowodowanej chorobą lub urlopem jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Dane o stanie zdrowia należą do danych wrażliwych i dostęp do nich może mieć tylko pracodawca oraz dział kadr w stopniu niezbędnym potrzebnym np.: do wyliczenia wysokości wynagrodzenia jak również sam zainteresowany.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca oprócz listy obecności ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika. Musi ona zawierać między innymi informacje o:

• godzinach pracy w poszczególnych dniach
• godzinach nadliczbowych
• pracy w porze nocnej
• pracy w niedzielę i święta
• urlopach
• obecnościach usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych. 

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest konieczne dla prawidłowego wyliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika lub innych świadczeń związanych z pracą. Prowadzi ją dział kadr. Informacje w niej zawarte mogą zostać udostępnione jedynie pracownikowi, którego dotyczą, pracodawcy lub przełożonemu.

Data publikacji: 2020-07-28, autor: FakturaXL