Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą kupuje do firmy rożne sprzęty, które są mu niezbędne w wykonywaniu pracy. Niektóre z nich wchodzą w skład majątku przedsiębiorstwa. Zaliczamy do nich między innymi takie sprzęty jak: komputer, drukarka, drobne wyposażenie służące do utrzymania porządku (odkurzacz). Do końca 2019 roku taki sprzęt traktowany był jako wyposażenie i należało go ująć w ewidencji wyposażenia. Od 2020 r. sytuacja uległa zmianie i zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR nastąpiła likwidacja ewidencji wyposażenia.
Rzeczowe składniki majątku mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowią wyposażenie firmy. Te o długim okresie użytkowania, ponad 1 rok i o wartości powyżej10 000 zł w myśl ustawy o podatku dochodowym zaliczane są do środków trwałych. Pozostałe, które były wykorzystywane w działalności przez krótki okres czasu, poniżej 1 roku mające wartość przekraczającą 1 500 zł (netto- VAT-owcy i brutto – nie VAT-owcy) musiały być wprowadzone do ewidencji wyposażenia, która prowadzona do końca 2019 r. powinna zawierać niżej wymienione elementy:
numer wpisu do ewidencji
datę nabycia/likwidacji (sprzedaży lub darowizny)
numer faktury/rachunku
nazwę wyposażenia
cenę zakupu lub koszt wytworzenia wyposażenia
numer pozycji z KPiR pod którą został wpisany koszt związany z zakupem wyposażenia oraz przyczynę likwidacji.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej zakupił aparat fotograficzny za kwotę 1 800 zł netto. Zgodnie z definicją nie mógł go zaliczyć do środków trwałych, ponieważ wartość zakupionego sprzętu nie przekroczyła kwoty 10 000 zł. Poza tym aparat miał być użytkowany w firmie przez okres krótszy niż 1 rok. Zakupiony aparat fotograficzny powinien być wprowadzony do ewidencji wyposażenia.
PRZYKŁAD 2 Podatnikowi do prowadzenia sklepu potrzebne są różne sprzęty. W ostatnim czasie zakupił drukarkę za 1 000 zł netto, którą ma zamiar użytkować przez krótki okres, poniżej 1 roku. W tym wypadku nie ma obowiązku wprowadzania drukarki do ewidencji wyposażenia. Podatnik ma prawo ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodu.
Z dniem 1 stycznia 2020 r. nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia (nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR). Zmiany mają na celu uproszczenie niektórych procedur i regulacji, aby maksymalnie odciążyć przedsiębiorców i ich pracowników od wykonywania niektórych czynności administracyjnych.
Od 2020 r. przedsiębiorcy zostali jedynie zwolnieni z obowiązku sporządzania ewidencji wyposażenia. W dalszym ciągu wymagane jest prowadzenie ewidencji środków trwałych.
W przypadku zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej podatnik ma obowiązek sporządzić wykaz składników majątku, o którym mówi art. 24 ust. 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca w 2020 r. zakupił komputer za kwotę 5 000 zł netto. Sprzęt będzie wykorzystywał w prowadzonej działalności przez okres powyżej 1 roku. Zgodnie z definicją, zakupionego komputera nie można zaliczyć do środków trwałych. Poniesiony wydatek ujmuje się w kosztach uzyskania przychodu, ponieważ nie jest to środek trwały, a dodatkowo od stycznia 2020 r. została zlikwidowana ewidencja wyposażenia.
