Działalność we własnym domu lub mieszkaniu, jak rozliczyć wydatki na prąd i Internet?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo wykonywać ją we własnym domu. W takiej sytuacji pojawia się pytanie jak należy rozliczać ponoszone wydatki związane z działalnością, takie jak np. opłaty na Internet. Czy mogą zostać rozliczone w kosztach uzyskania przychodów?
Koszty poniesione na Internet – działalność prowadzona we własnym domu lub mieszkaniu
Zgodnie z przepisami za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Przedsiębiorca, który prowadzi działalność we własnym mieszkaniu może rozliczyć wydatki tylko w ograniczonym zakresie. Jednym z kosztów, które podlegają ograniczeniu, ponieważ mogą służyć zarówno celom prywatnym jak i firmowym są wydatki poniesione na Internet. Przedsiębiorca prowadząc działalność w mieszkaniu nie powinien wpłaconych kwot za korzystanie z Internetu zaliczać w całości do kosztów firmowych. W przypadku, kiedy wykorzystuje Internet tylko w prowadzonej działalności, to wszelkie opłaty z nim związane może ująć w kosztach uzyskania przychodów jedynie w wysokości, która dotyczy działalności gospodarczej. Istnieje możliwość zaliczenia opłat za Internet w pełnej wysokości w prowadzonej działalności gospodarczej, ale tylko w sytuacji, kiedy Internet zarejestrowany jest na firmę i wykorzystywany jest tylko do celów działalności gospodarczej. W tej sytuacji nie ma możliwości, aby był wykorzystywany chociaż w części do celów prywatnych. Zaleca się, aby przedsiębiorca, który prowadzi działalność w domu posiadał dwa oddzielne łącza internetowe, z których jedno jest służbowe, a drugie służy do celów prywatnych.
Działalność prowadzona we własnym mieszkaniu – zasady wyliczania proporcji podziału wydatków
Przedsiębiorca prowadzący działalność we własnym mieszkaniu nie powinien ujmować w KPiR i tym samym zaliczać do kosztów firmowych pełnej kwoty z otrzymanej faktury za Internet, jeżeli wykorzystuje go zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych. Jeżeli podatnik zaliczy całość opłaty za Internet do kosztów firmowych, to w przypadku kontroli taki wydatek może zostać zakwestionowany przez podatkowy organ kontrolujący. Rozwiązaniem jakie może być zastosowane w tej sytuacji, które będzie akceptowane przez organy podatkowe polega na ustaleniu proporcji podziału kosztów. Proporcja musi być określona w taki sposób, aby odzwierciedlała rzeczywiste wykorzystanie Internetu przez przedsiębiorcę w celach prywatnych i służbowych. Po ustaleniu proporcji podziału wydatków na Internet przedsiębiorca może ująć w PKPiR opłaty związane z korzystaniem z Internetu w celach służbowych, które zostaną wyliczone w sposób zgodny z ustaloną proporcją w oparciu o wystawiony dowód wewnętrzny. Dowód sporządza się na podstawie otrzymanej faktury VAT za Internet opiewającej na całą kwotę do zapłaty. Przedsiębiorca powinien dołączyć fakturę VAT do dowodu wewnętrznego razem z wyodrębnioną proporcjonalnie częścią wydatków jaka przypada na działalność gospodarczą.
Ustalanie proporcji podziału wydatków na Internet w oparciu o udział części mieszkania wykorzystywanego w działalności
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w mieszkaniu to może ustalić proporcję podziału wydatków na Internet również na podstawie udziału części mieszkania przeznaczonego na cele firmowe w stosunku do całej powierzchni mieszkalnej. Dzięki temu wydatki na Internet w przypadku, kiedy działalność prowadzona jest we własnym mieszkaniu przedsiębiorcy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni użytkowej przeznaczonej na cele działalności. Przedstawiony powyżej sposób ustalania proporcji wydatków na Internet został zaakceptowany przez organy podatkowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 25 czerwca 2020 roku, nr sygn. 0115-KDIT3.4011.213.2020.5.AD napisał między innymi:
Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca będzie również miał prawo zaliczyć część kosztów utrzymania budynku mieszkalnego (w szczególności opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, Internet) proporcjonalnie przypadającą na powierzchnię budynku mieszkalnego zajętą na prowadzenie działalności gospodarczej.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu. Jest podatnikiem zwolnionym z VAT. Na cele prowadzonej działalności gospodarczej udostępnił jeden pokój wielkości ok. 20 m2. Powierzchnia całego mieszkania wynosi 75 m2. Należy zaznaczyć, że umowa na Internet została zawarta na firmę. Opłata za użytkowanie Internetu wynosi 60 zł brutto za miesiąc. W jaki sposób przedsiębiorca powinien ustalić wskaźnik proporcji podziału wydatków na Internet biorąc pod uwagę udział części mieszkania wykorzystywanego na cele działalności gospodarczej w stosunku do całej powierzchni mieszkania oraz jaka kwota wydatków poniesionych na użytkowanie Internetu będzie stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę?
Przedsiębiorca powinien ustalić wskaźnik proporcji w następujący sposób: (20 m2 × 100):75 m2 = 26,67% 26,67% x 60 zł = 16 zł
Z wyliczenia wynika, że przedsiębiorca w miesiącu może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę w wysokości 16 zł z tytułu użytkowania Internetu.
Niestety organy podatkowe nie w każdym przypadku akceptują ustalone proporcje podziału wydatków na Internet w oparciu o udział części mieszkania wykorzystywanego na cele działalności gospodarczej w stosunku do całej powierzchni mieszkania. Z tego powodu niektórzy przedsiębiorcy wybierają inny sposób wyliczania proporcji. Jednak podatnik musi pamiętać o tym, że to jego obowiązkiem jest wykazanie, że właśnie taka, a nie inna część poniesionych kosztów związana jest z działalnością gospodarczą prowadzoną w mieszkaniu.
Działalność prowadzona we własnym mieszkaniu, a proporcja podziału wydatków na Internet – przykłady interpretacji
Przepisy pozwalają również ustalić proporcję na podstawie ewidencji czasu wykorzystania Internetu do celów firmowych oraz prywatnych. Jednym z przykładów interpretacji w zakresie rozliczania wydatków na Internet przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w mieszkaniu przy zastosowaniu proporcji podziału wydatków jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 kwietnia 2022 roku, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.88.2022.2.MM.
Wniosek o wydanie interpretacji złożył przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie fotografii oraz grafiki komputerowej. Działalność prowadzona jest w miejscu zamieszkania podatnika. Przedsiębiorca wykonuje głównie czynności biurowe. W związku z tym cały czas potrzebuje stałego dostępu do Internetu, z którego korzysta również w celach prywatnych już po godzinach swojej pracy, czyli najczęściej jest to po godzinie 17:00. Umowa na Internet będzie zawarta na przedsiębiorcę jako osobę prowadzącą działalność gospodarczą. Podatnik ma zamiar obliczać proporcję podziału wydatków na Internet na cele służbowe i prywatne w oparciu o czas pracy jaki przeznacza na wykonywanie obowiązków służbowych, czyli w jego przypadku jest to 9 godzin dziennie. Natomiast średni czas korzystania z Internetu po zakończonym dniu pracy wynosi u niego 6 godzin. W tej sytuacji proporcja czasu korzystania z Internetu w godzinach pracy wynosi 60% czasu. Podatnik celem dokumentacji chce prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób elektroniczny i ewentualnie w razie potrzeby chce dokonywać korekty czasu pracy oraz korekty podziału kosztów na Internet z podziałem na cele prywatne i służbowe. Ewidencja ma być dołączana do dokumentów księgowych firmy każdego miesiąca. Przedsiębiorca w godzinach wykonywanej pracy nie korzysta z Internetu w celach prywatnych. Jeżeli w tym czasie ma taką potrzebę, to wykorzystuje do tego Internet w telefonie komórkowym udostępniony przez sieć komórkową. W sytuacji, kiedy przedsiębiorca będzie w podróży służbowej lub jego dzień pracy będzie krótszy od standardowych godzin pracy, to proporcję podziału kosztów będzie obliczał za pomocą prowadzonej ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć opłaty związane z korzystaniem z Internetu do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dyrektor KIS po zapoznaniu się z treścią wniosku i przedstawionym przez wnioskodawcę sposobem podziału wydatków poniesionych na opłaty abonamentowe na Internet uznał, że postępowanie wnioskodawcy w tym zakresie jest prawidłowe, czego dowodem może być uzasadnienie wydane do interpretacji. Poniżej część tego uzasadnienia:
mając na względzie treść przytoczonych przepisów, stwierdzić należy, że może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione na opłaty abonamentowe na Internet, zgodnie z przedstawionym w opisie zdarzenia przyszłego podziałem kosztów, pozwalającym na określenie i rozgraniczenie celów prywatnych oraz firmowych, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Innym przykładem prawidłowości sposobu stosowanego do ustalania proporcji podziału wydatków na Internet jest interpretacja indywidualna, sygn. ITPB1/415-267/09/WM z dnia 19 czerwca 2009 roku wydana przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy. W tym przypadku wniosek został złożony przez przedsiębiorczynię, która również prowadzi działalność gospodarczą w miejscu zamieszkania. Wnioskodawczyni prowadzi firmę świadczącą usługi informatyczne. W swojej pracy musi koniecznie korzystać z Internetu. Usługi internetowe zarejestrowane są na wnioskodawczynię jako osobę fizyczną, która wykorzystuje Internet zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych w różnych proporcjach. Większość czasu spędzonego przy komputerze przypada na część zawodową, kiedy to wnioskodawczyni pracuje i jednocześnie doskonali swoje umiejętności potrzebne do prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorczyni posiada stałe łącze internetowe. Za jego użytkowanie ponosi opłatę miesięczną. Według niej proporcja podziału wydatków ustalona według czasu jaki spędza na wykonywaniu pracy przy komputerze z wykorzystaniem Internetu wynosi 10% dla celów prywatnych, a 90% dla celów służbowych. Również w tym przypadku organ podatkowy uznał, że rozumowanie wnioskodawczyni jest prawidłowe i zgodził się, że wydatki ponoszone przez przedsiębiorczynię z tytułu korzystania z Internetu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, ale tylko w części, która wykorzystywana jest na potrzeby działalności.
