Data wysłania faktury do KSeF a data wystawienia faktury

W 2024 roku szykują się spore zmiany dla wszystkich przedsiębiorców. Mowa oczywiście o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. Będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników wystawiających faktury. Już teraz można z niego korzystać, ale jest świadomym wyborem, a nie koniecznością. Podstawowym zadaniem KSeF jest przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego w naszym kraju. Do tej pory ustawodawca wprowadził obowiązkowe pliki kontrolne JPK_V7, które wymagały wielu modyfikacji. Na szczęście tym razem wymagania odnośnie do systemu nie są aż tak wysokie. KSeF wiąże się z wprowadzeniem zupełnie nowych zasad wystawiania oraz odbierania faktur. Dzisiaj skupimy uwagę na dacie, z jaką wystawiane są faktury do KSeF. Wyjaśnimy wszystkie wątpliwości, żeby w 2024 roku uniknąć nieporozumień i wątpliwości.

KSeF a faktura ustrukturyzowana

KSeF to system przeznaczony do wystawiania i przyjmowania e-Faktur. Posiłkując się art. 2 ust. 32a ustawy o VAT, dowiadujemy się, że faktura ustrukturyzowana to dowód sprzedaży przygotowany w Krajowym Systemie e-Faktur. E-Faktura ma nadawany przez system numer identyfikacyjny. Fakturę ustrukturyzowaną można rozpoznać po wewnętrznej strukturze XML, w której wszystkie pozycje dokumentu mają odgórnie ustalone pole w strukturze.

Aktualnie KSeF jest dobrowolny, a za nieco ponad rok będzie obowiązkowy. Jednak wprowadzane przez ustawodawcę zmiany nie oznaczają wcale, że programy do fakturowania przestaną istnieć. Wręcz przeciwnie - będą bardziej potrzebne niż wcześniej, a to ze względu na całkowite wycofanie z obiegu dokumentów papierowych. Jednak warunkiem używania jest integracja programu z KSeF. W praktyce przedsiębiorca będzie przygotowywał fakturę w wybranym programie (tak jak wcześniej), a następnie przekazywał ją do KSeF. Cały proces wstawiania faktury odbywa się w KSeF. Przykładem programu do faktur już zintegrowanego z KSeF jest Faktura XL.

Jaka jest data wystawienia faktury w KSeF?

Bazując na art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, dowiadujemy się, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w dniu jej dostarczenia do Krajowego Systemu e-Faktur, a nie dnia, kiedy wystawiono ją w programie do fakturowania. Oczywiście, te daty mogą się pokrywać, ale nie ma takiej konieczności. Trzeba bardzo wyraźnie podkreślić, że jeżeli w 2024 roku faktura nie będzie przygotowana w systemie KSeF, nie będzie jej można zakwalifikować jako dowód księgowy, co z kolei nie pozwoli zaliczyć faktury do kosztów uzyskania przychodów i pomniejszyć podstawy do opodatkowania. Jej wartość nie będzie też powiększać przychodu uzyskanego przez przedsiębiorstwo. W fakturze ustrukturyzowanej XML występuje pole P_1 poświęcone dacie wystawienia faktury. Wymaga się, aby pole zostało uzupełnione w chwili dostarczenia faktury do KSeF.

Na stronie Ministerstwa Finansów można znaleźć sekcję poświęconą pytaniom i odpowiedziom na temat KSeF, gdzie zostają też wyjaśnione zagadnienia związane z polem P_1.

Czytamy:

Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

Wyjaśnienie wskazuje, że data przygotowania faktury w KSeF oraz data wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie muszą być jednakowe.

PRZYKŁAD 1
Pan Robert korzysta z systemu KSeF. W dniu 15 lipca przygotował fakturę w programie do księgowania, jednak zapomniał przekazać ją do KSeF. Przekazanie dokumentu nastąpiło dopiero kolejnego dnia. Jaka będzie data wystawienia faktury i jaka data pojawi się w strukturze XML w polu P_1?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura jest wystawiona w dniu jej dostarczenia do KSeF, czyli w polu P_1 faktury (data wystawienia) pojawi się 16 lipca.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów można znaleźć również informacje dotyczące możliwości technicznych systemów księgowych dotyczących pola P_1. W trakcie analizy informacji trzeba wziąć pod uwagę przypadek, kiedy faktura nie została dostarczona do KSeF w dniu jej wystawienia. W takiej sytuacji system księgowy określa fakturę jako wystawioną w dniu jej przygotowania, a nie w momencie jej dostarczenia do KSeF.

MF podaje następujące wskazówki:

Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.

W tym miejscu trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że przedsiębiorca powinien za wszelką cenę unikać takich sytuacji, gdyż mogę generować dla niego konsekwencje uwarunkowane wskazaniem nierzetelnych informacji w strukturze XML.

Czy data wydania UPO z KSeF ma wpływ na datę, z jaką wystawiana jest faktura?

Dostarczenie faktury to KSeF nie oznacza, że faktura jest automatycznie wystawiona. Jednym z warunków zakwalifikowania dokumentu jako faktura ustrukturyzowana jest uzyskanie wymaganego numeru identyfikującego fakturę w systemie KSeF. Za nadanie numeru odpowiada system w chwili przetwarzania dokumentu. Poprawna faktura zostaje potwierdzona dokumentem UPO – to skrót od urzędowego poświadczenia odbioru faktury.

PRZYKŁAD 2
W dniu 31 lipca pani Katarzyna przygotowała fakturę i w tym samym dniu, a dokładnie o godzinie 23:59:59 zadbała o dostarczenie jej do systemu KSeF. UPO z KSeF dotarło 1 sierpnia. Jaką datę wystawienia faktury w KSeF należy wprowadzić w polu P_1 generowanej faktury ustrukturyzowanej?

Poprawna faktura dotarła do systemu 31 lipca, co przyczyniło się do wystawienia UPO. Data wystawienia to 31 lipca, gdyż właśnie w tym dniu pani Katarzyna wydała polecenie dostarczenia do systemu bezbłędnie przygotowanej faktury.

Z kolei w przypadku ewentualnego odrzucenia wysłanej faktury (co może być uwarunkowane błędami występującymi w strukturze XML), nie może ona zostać uznawana za wystawioną, mimo spełnienia warunku dostarczenia jej do KSeF.

Trzeba wyraźnie podkreślić, że dokument odrzucony przez system nie kwalifikuje się jako dokument wystawiony, nawet gdy trafi do KSeF na czas.

Data wystawiania faktury w KSeF a obowiązek podatkowy VAT

Kiedy system nie zaakceptuje faktury (nie nada jej numeru identyfikacyjnego) nie traktuje się jej jako wystawionej. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Przede wszystkim trzeba poprawić występujące błędy, a następnie zadbać o ponowne dostarczenie do KSeF. Jeżeli system zaakceptuje poprawioną fakturę, data wystawienia będzie pokrywać się z datą ponownego zlecenia wysyłki zmodyfikowanej faktury.

PRZYKŁAD 3
29 lipca pani Krystyna przygotowała fakturę. Dzień później, czyli 30 lipca dokument został przekazany do KSeF, jednak nie przeszedł weryfikacji ze względu na niewłaściwą strukturę XML. Pani Krystyna zmieniła dane wprowadzone do faktury, a następnie 31 lipca trafiła ona ponownie do systemu. UPO dostał doręczony 1 sierpnia. Jaka będzie ostateczna data wystawienia faktury w KSeF po wprowadzeniu wszystkich modyfikacji?

Data wystawienia faktury w KSeF odpowiada dacie wysłania faktury w celu przyjęcia przez KSeF. Działanie przedsiębiorcy jest udokumentowane dowodem UPO. W omawianym przykładzie data wystawienia faktury to 31 lipca.

Kierując się zasadami wyznaczonymi przez ustawodawcę, przedsiębiorcy mogą wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy odbyła się sprzedaż. Jeżeli wysłanie faktury przypadnie na ostatni dzień wyznaczonego terminu i jednocześnie zostanie odrzucona przez system ze względu na nieprawidłowości w strukturze XML, podatnik musi mieć świadomość konsekwencjami, jakie niesie za sobą wystawianie faktur po wyznaczonym przez ustawodawcę terminie.

Taka sama zasada dotyczy sytuacji, kiedy obowiązek podatkowy VAT powstaje na zasadach szczególnych i data przygotowania faktury w systemie odgrywa najważniejszą rolę. Art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT wskazuje, że w wyznaczonych przypadkach obowiązek podatkowy powstaje w momencie przygotowania faktury. To temat, któremu poświęcono jedną z początkowych interpretacji  indywidualnych związanych z KSeF, wydanej 14 czerwca 2022 roku o sygn. 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej poinformował, że:

Za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez Wnioskodawcę usług wynajmu obudów do wykopów ziemnych należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Art. 19a ust. 7 ustawy o VAT wskazuje, że jeżeli przedsiębiorca nie przygotował faktury albo uczynił to w późniejszym terminie, obowiązek podatkowy przypada na moment upłynięcie terminu przygotowania faktury.

Takie wskazówki zostały zawarte w art. 106i ust. 3 i 4, a dokładnie:

• dnia od dnia wykonania usług – dla sytuacji wyszczególnionych w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a, czyli świadczenia usług budowlanych bądź budowlano-montażowych,
• dnia od dnia wydania towarów – dla sytuacji wyszczególnionych w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, z zastrzeżeniem ust. 4, na przykład dostawy książek drukowanych,
• dnia od dnia wykonania czynności – dla sytuacji wyszczególnionych w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c, co oznacza czynności polegające na drukowaniu książek,
• z upływem terminu płatności – dla sytuacji wyszczególnionych w 19a ust. 5 pkt 4, na przykład stałej obsługi prawnej i biurowej oraz najmu.

Jeżeli termin nie został wyznaczony, obowiązek podatkowy jest zgodny z upływem terminu płatności.

Reasumując, data wystawienia faktury w KSeF odgrywa ważną rolę i to na wielu płaszczyznach. Warunkuje między innymi moment, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Trzeba mieć świadomość, że data wystawienia faktury bardzo często nie jest taka sama, jak przygotowania faktury w systemie KSeF. Jak powinni postępować przedsiębiorcy? Podatnicy muszą zwracać szczególną uwagę na UPO, czyli dokument potwierdzający zaakceptowania faktury w systemie KSeF, bez UPO faktura nie może być traktowana jako dowód księgowy.

Data publikacji: 2023-03-29, autor: FakturaXL