Krajowy System e-Faktur już działa. Przedsiębiorcom ma przynieść sporo korzyści. Zgodnie z przepisami niektóre dokumenty sprzedażowe nie mogą być wystawione w systemie.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym udostępnionym przez rząd. Służy do wystawiania oraz przesyłania faktur ustrukturyzowanych, inaczej e-faktur. W początkowym okresie funkcjonowania będzie jedną z form dokumentowania transakcji, z której przedsiębiorca może korzystać na zasadzie dobrowolności, co oznacza, że każdy podatnik ma prawo wyboru, czy chce wystawiać faktury ustrukturyzowane, czy chce nadal pozostać przy tradycyjnej formie dokumentowania (faktury papierowe lub elektroniczne). W późniejszym okresie, system KSeF ma być obowiązkowy dla każdego podatnika. Najprawdopodobniej nastąpi to od II kwartału 2023 roku.
Które dokumenty sprzedażowe zostały wyłączone z KSeF?
Nie wszystkie dokumenty związane z transakcją sprzedaży podlegają pod system KSeF. Takimi dokumentami są między innymi noty korygujące i duplikaty faktur, faktury niezgodne ze wzorem faktur ustrukturyzowanych oraz inne dokumenty, jak np. faktura proforma, czy faktura VAT RR.
Noty korygujące
Noty korygujące nie będą mogły być wystawiane i przesyłane w KSeF, ponieważ są to dokumenty wymagające akceptacji przez wystawcę faktury. Noty będą wystawiane na dotychczasowych zasadach z pominięciem systemu.
Duplikaty faktur
Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów, do faktur ustrukturyzowanych nie ma potrzeby wystawiania duplikatów, głównie z powodu, że nie ma możliwości, aby dokumenty wystawione w KSeF zaginęły lub uległy zniszczeniu. Okres przechowywania dokumentów w systemie wynosi 10 lat. W przypadku kiedy odbiorca faktury nie wyrazi zgody na otrzymanie dokumentu w systemie KSeF i zażąda dostarczenia jej w inny sposób, a faktura ustrukturyzowana zaginie lub zniszczy się, to może poprosić wystawcę o ponowne jej przekazanie bez konieczności wystawiania duplikatu.
Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej
Jeżeli faktura ustrukturyzowana nie będzie posiadała wszystkich niezbędnych danych wymienionych w art. 106e ustawy o VAT, jak np. numer NIP podatnika, czy jego dane, to nie będzie możliwości jej wystawienia. Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur w niektórych przypadkach zakres danych wymaganych na e-fakturze został zmniejszony. Niektóre faktury ze względu na ich specyfikę posiadają mniejszą ilość wymaganych pól i przez to są niezgodne z ujednoliconym wzorem faktury ustrukturyzowanej. Takie dokumenty są co prawda zgodne z obowiązującymi przepisami, ale brak zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie daje możliwości wystawienia ich w systemie KSeF. Należą do nich między innymi faktury:
wystawiane przez podatników przedmiotowo zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 ustawy, czyli takie, które nie muszą zawierać NIP-u sprzedawcy, a to pole wymagane jest w KSeF
za przejazd autostradą lub pociągiem itp., nie muszą zawierać danych nabywcy, a te dane wymagane są w KSeF
Takie faktury nadal będą wystawiane poza systemem KSeF.
Pozostałe faktury, których nie obejmuje system KSeF
W systemie KSeF nie jest możliwe wystawienie również:
faktury proforma – faktura proforma nie jest fakturą, o której jest mowa w ustawie o VAT
faktury VAT RR – faktura VAT RR dokumentuje nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych
faktury wystawianej z użyciem kasy fiskalnej – w obowiązującym okresie dobrowolności
faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych – faktury ustrukturyzowane w ramach zamówień publicznych wystawiane na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF). Są to dokumenty odrębne od faktur ustrukturyzowanych w ramach dobrowolności korzystania z systemu KSeF.
Do wystawianych e-faktur nie jest możliwe dołączanie załączników. W treści faktury można zawrzeć jedynie link do dokumentacji znajdujących się w załącznikach. Załączniki mogą zostać przekazane poza KSeF.
