Od 1 stycznia 2024 roku przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury jedynie poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). W 2023 roku korzystanie z niego będzie jeszcze dobrowolne.
Krajowy System e-Faktur – co należy o nim wiedzieć?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala wystawiać i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Zgodnie z art. 2 ust. 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana to taka, która została wystawiona za pomocą KSeF. Dokumentowi zostaje przydzielony numer, za pomocą którego identyfikowany jest w systemie. Faktura ustrukturyzowana posiada wewnętrzną strukturę XML, która musi być zgodna ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) znajdującą się w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych dostępnym na platformie ePUAP.
Faktura w KSeF – data wystawienia
Jak wskazuje art. 106na ust. 1 ustawy o VATfaktura ustrukturyzowana zostaje uznana za wystawioną dopiero w momencie przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że jeżeli podatnik wygeneruje fakturę w systemie zewnętrznym, to nie zawsze będzie to jednoznaczne z tym, że została ona wystawiona. Po wejściu w życie obowiązku fakturowania w systemie KSeF faktura sporządzona poza systemem nie będzie uważana za dokument księgowy. Każda pozycja z faktury ma przydzielone pole w strukturze. W jednym z pól podaje się datę wystawienia faktury. Jest to pole P_1, które należy uzupełnić dopiero w chwili wysyłki faktury do KSeF.
Kwestie związane z ujęciem właściwej daty w polu P_1 wyjaśnia Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach. Zgodnie z opisem datę w polu P_1 wskazuje wystawca faktury jako datę wystawienia. Z kolei pole DataWytworzeniaFA służy do wygenerowania daty oraz czasu wytworzenia faktury i ma jedynie charakter techniczny. Oznacza to, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym i data wystawienia e-faktury nie muszą być takie same.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca wystawia faktury w systemie KSeF. 5 października wystawił fakturę w systemie, ale zapomniał zlecić jej wysyłkę do systemu. Wysyłka nastąpiła dopiero w kolejnym dniu, czyli 6 października. W której dacie faktura została uznana za wystawioną? Jaka data powinna zostać wpisana w polu P_1 w strukturze XML?
Odpowiedź: W tym przypadku za datę wystawienia faktury, która podlega wpisaniu w polu P_1 uważa się dzień 6 października.
W pytaniach i odpowiedziach wydanych przez Ministerstwo Finansów znalazła się także odpowiedź dotycząca kwestii technicznych systemów księgowych związanych z zakresem pola P_1. Chodzi o prawidłowe wypełnienie tego pola w przypadku, kiedy faktura nie zostanie wysłana do KSeF w tym samym dniu, w którym została wygenerowana, a jednocześnie system księgowy będzie traktował ją jak dokument, który został wystawiony w dniu jego wygenerowania, a nie w dniu wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur. W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że:
Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.
Data wystawienia faktury, a data wydania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru
Dokument może być nazwany fakturą ustrukturyzowaną tylko wtedy jeżeli będzie posiadał specjalny numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. Numer zostaje przydzielony do danej faktury w chwili jej przetworzenia, czyli po wygenerowaniu potwierdzenia UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). Jeżeli wystawiona faktura będzie zawierała błędy w strukturze XML i zostanie odrzucona przez system, to pomimo, że została wysłana to i tak nie zostanie uznana za wystawioną.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca utworzył fakturę 10 września. W tym samym dniu o godzinie 23:59:35 dokonał jej wysyłki do KSeF. Otrzymał potwierdzenie UPO wygenerowane z systemu w dniu 11 września. W związku z tym jaka data wystawienia faktury powinna zostać wskazana w KSeF w polu P_1?
Odpowiedź: Przedsiębiorca zlecił wysyłkę faktury 10 września i taka data powinna być wpisana w polu P_1. W tym dniu podatnik zlecił wysyłkę do KSeF prawidłowo wystawionej faktury. Taka data została potwierdzona również w dokumencie UPO.
Wpływ daty wystawienia faktury w KSeF na powstanie obowiązku podatkowego w VAT
Odrzucenie faktury przez KSeF z powodu błędów wymaga poprawienia danych na fakturze i zlecenia wysyłki jeszcze raz. W takiej sytuacji po otrzymaniu UPO data wystawienia faktury uważana jest za datę ponownego zlecenia wysyłki poprawionej i już prawidłowej faktury.
PRZYKŁAD 3 Podatnik wystawił fakturę 28 października. Następnego dnia, 29 października zlecił jej wysyłkę do systemu KSeF. Faktura została odrzucona przez system z powodu błędów w strukturze XML Przedsiębiorca poprawił dane na fakturze i zlecił w dniu 30 października ponowną wysyłkę. 31 października otrzymał potwierdzenie UPO z KSeF. Jaka będzie prawidłowa data wystawienia faktury w KSeF?
Odpowiedź: Data wystawienia faktury w KSeF i data wysyłki faktury do systemu oraz jej przyjęcia w KSeF jest taka sama (potwierdzenie UPO). W tej sytuacji uważa się, że faktura została wystawiona w dniu 30 października.
Zgodnie z przepisami faktury powinny być sporządzane w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Oznacza to, że jeżeli podatnik zwlekał z wystawieniem i wysyłką faktury do ostatniego dnia terminu, to w przypadku błędów w strukturze XML i odrzuceniu dokumentu przez system naraża się na konsekwencje w związku z nierzetelnym wystawianiem faktur po terminie. Jak wskazuje art. 19a ust. 5 pkt 3 i 4 ustawy o VAT w niektórych przypadkach obowiązek podatkowy może powstać w dacie wystawienia faktury. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora KIS w związku z funkcjonowaniem KSeF z dnia 14 czerwca 2022 roku, sygn. akt: 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM można przeczytać, że:
za dzień powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczonych przez Wnioskodawcę usług wynajmu obudów do wykopów ziemnych należy uznać dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
W sytuacji, kiedy podatnik w ogóle nie wystawił faktury lub wystawił ją po terminie, to zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje wraz z chwilą upływu terminów na wystawienie faktury jakie zostały określone w art. 106i ust. 3 i 4, a więc:
30 dnia licząc od dnia wykonania usług – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a)
60 dnia od dnia wydania towarów – między innymi dostawy książek drukowanych (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, z zastrzeżeniem ust. 4)
90 dnia od dnia wykonania czynności – czynności polegające na drukowaniu książek (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c)
z upływem terminu płatności – między innymi stała obsługa prawna i biurowa oraz najmu (art. 19a ust. 5 pkt 4).
Jeżeli wymieniony termin nie zostanie określony, to obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminu płatności.
Podsumowanie
Data wystawienia faktury jest niezwykle ważna. Między innymi ma wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego. Nie zawsze data wystawienia faktury jest jednoznaczna z datą wytworzenia faktury w systemie zewnętrznym.
