Podróże służbowe osób współpracujących w firmowych kosztach
Prowadzenie działalności gospodarczej może wiązać się z odbywaniem podróży służbowych przez przedsiębiorcę lub inne osoby z nim współpracujące. Podczas takiej podróży współpracownicy ponoszą wydatki związane z dojazdem, noclegami i wyżywieniem. Zgodnie z ostatnimi interpretacjami koszty poniesione na podróż służbową współpracowników zatrudnionych w spółce na podstawie kontraktu B2B mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych firmy.
Interpretacja indywidualna - sprawa spółki działąjącej w branży informatycznej
Spółka działąjąca w branży IT złożyła wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej rozliczania wydatków związanych z podróżą służbową współpracowników. Spółka podpisała ze współpracownikami kontrakty B2B. Z uwagi na to, że prowadzi działalność rownież na rynku międzynarodowym, to czasami zdarza się, że współpracownik musi udać się w zagraniczną podróż służbową, aby móc zrealizować zadania wskazane w umowie. Taka podróż wiąże się z kosztami ponoszonymi między innymi na zakup biletu lotniczego, na hotel, wyżywienie itp. Zgodnie z umową B2B współpracownik odbywający podróż służbową w danym miesiącu może doliczyć do należnego mu wynagrodzenia kwotę wydatków związanych z podróżą. W związku z powyższym powinien każdy poniesiony wydatek związany z podróżą ująć w pozycji pod tytułem: "Wynagrodzenie dodatkowe w związku z umową". W tej sytuacji spółka opłaca całą wartość faktury jako usługę kompleksową, na którą składają się usługi zawarte w umowie oraz związane z podróżą służbową. Spółka zadała pytanie, czy wydatki związane z podróżą służbową współpracownika w postaci zwrotu poniesionych przez niego kosztów mogą stanowić dla niej koszt podatkowy?
Spółka uważa, że tego rodzaju wydatki mogą zostać uznane za koszt firmowy z uwagi na to, że wyjazdy służbowe są potrzebne i są uzasadnione potrzebami wynikającymi z prowadzenia firmy. Dodatkowo, konieczność zwrotu poniesionych wydatków wynika bezpośrednio z umów zawartch ze współpracownikami, którzy dzięki wyjazdom mogą nabyć nowe umiejętności. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem spółki i potwierdził je w interpretacji nr 0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ z dnia 2 sierpnia 2023 roku. Jeżeli spółka współpracuje z osobami samozatrudnionymi i w związku z tym musi dokonać dużej liczby rozliczeń, to wskazane jest, aby stworzyła wewnętrzne uregulowania na podstawie, których mogłaby się rozliczać z osobami samozatrudnionymi w taki sposób, aby organ podatkowy nie miał podstaw do zakwestionowania wydatków ponoszonych przez współpracowników i ujmowania ich w kosztach uzyskania przychodu.
Rozliczenia z osobami współpracującymi
Z reguły organy podatkowe nie mają nic przeciwko zaliczaniu przez podatników wydatków ponoszonych przez współpracowników na podróże służbowe do kosztów podatkowych o ile będą one spełniały określone wymagania.
PRZYKŁAD: Faktura za hotel czy bilet lotniczy musi zostać wystawiona bezpośrednio na współpracownika, który jednocześnie zobowiązany jest do zapłaty we własnym imieniu za wydatki poniesione podczas podróży służbowej. Zapłata nie może być dokonana kartami płatniczymi spółki, a zwrot wydatków koniecznie musi wynikać z kontraktu B2B Jeżeli koszty podróży współpracowników finansowane są przez zleceniodawcę, to może zdarzyć się, że taka zapłata zostanie zakwestionowana przez organ podatkowy. W związku z powyższym wskazane jest, aby do umowy wprowadzić odpowiedniu zapis. Zaleca się, aby spółka współpracująca z osobami samozatrudnionymi, która z tego tytułu realizuje wiele rozliczeń stworzyła wewnętrzne przepisy dotyczące zasad stosowanych przy rozliczeniach z samozatrudnionymi.
