Duplikat faktury wystawia się na podstawie już istniejącej faktury. Jego zadaniem jest odtworzenie informacji na temat transakcji handlowej. Informacje zamieszczone na duplikacie faktury muszą być takie same jak na oryginalnym dokumencie, ponieważ duplikat jest kopią zagubionej lub zniszczonej faktury. To co różni oba dokumenty, to data i umieszczenie na kopii oznaczenia „Duplikat”. Na duplikacie umieszcza się datę jego wystawienia, a nie datę utraconego dokumentu.
Prawidłowo wystawiony duplikat uprawnia między innymi do odliczenia podatku. Może go wystawić:
podatnik lub osoba do tego upoważniona
nabywca towaru lub usługi
administracyjne organy egzekucyjne
komornicy sądowi.
Kwestie związane z duplikatem faktury omawia art. 106l ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Jego treść brzmi:
W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie: 1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę: a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika, b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy; 2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę: a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika; 3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę: a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu, b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika Faktura wystawiona ponownie: 1) zawiera datę wystawienia; 2) może zawierać wyraz „DUPLIKAT.
Przy rozliczaniu podatku dochodowego znaczenie ma fakt, kiedy duplikat został wystawiony. Ważne jest czy powodem wystawienia było zaginięcie faktury zanim nabywca ją otrzymał czy też uległa ona zniszczeniu zaraz po zaksięgowaniu. Jeżeli po zaksięgowaniu kwoty netto z faktury pierwotnej, dokument ulegnie zniszczeniu, to po otrzymaniu duplikatu już się go nie księguje. W przypadku, kiedy duplikat jest jakby pierwszym otrzymanym dokumentem, gdyż faktura pierwotna nie dotarła, to przedsiębiorca musi ująć kwotę netto z dokumentu do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli koszt dotyczy bieżącego roku podatkowego, to należy go zaksięgować w dacie wystawienia duplikatu. Jego księgowanie nie ma wpływu na podatek dochodowy, który liczy się w sposób narastający i rozlicza na koniec roku podatkowego. W sytuacji, kiedy koszt dotyczy roku poprzedniego, to podatnik powinien cofnąć się do właściwego roku, a koszt zaksięgować na podstawie duplikatu w ostatnim miesiącu roku podatkowego, którego dotyczy. Jeżeli podatnik otrzyma duplikat faktury po złożeniu zeznania rocznego za dany rok podatkowy, to będzie zobowiązany do wykonania korekty zeznania rocznego.
Duplikat faktury – rozliczanie VAT
Czasami duplikat faktury może mieć wpływ na bieżący podatek VAT. Art. 86 ust. 11 ustawy o VAT wskazuje, że jeżeli podatnik nie odliczył podatku VAT w okresie otrzymania faktury, to może go odliczyć w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenia miesięczne) lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (rozliczenia kwartalne). Prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje na podstawie wystawionej faktury lub duplikatu faktury wystawianego wtedy, kiedy oryginał faktury zaginie lub ulegnie zniszczeniu.
Przyczyny będące powodem wystawienia duplikatu mają duży wpływ na moment odliczenia podatku VAT i na prawidłowe ujęcie w pliku JPK_V7. To jak należy postąpić zależy od sytuacji czy:
nabywca otrzymał fakturę pierwotną, która wcześniej nie była zaksięgowana i w międzyczasie zagubiła się. W takiej sytuacji odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie duplikatu w chwili, kiedy u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz kiedy wpłynęła faktura pierwotna lub za jeden z dwóch bądź trzech następnych okresów rozliczeniowych (w zależności od częstotliwości rozliczeń na gruncie VAT). W pliku JPK_V7 w polu „data wystawienia dowodu zakupu” oraz „data wpływu dowodu zakupu” podaje się datę wystawienia i wpływu faktury pierwotnej
nabywca otrzymał i dokonał odliczenia VAT z faktury pierwotnej, która następnie zaginęła lub zniszczyła się. W takiej sytuacji duplikat faktury stanowi wyłącznie potwierdzenie prawa do odliczenia podatku i jednocześnie uzupełnia lukę w dokumentach firmy
jeżeli nabywca towaru lub usługi nie otrzymał faktury pierwotnej, to odliczenia podatku VAT dokonuje się na podstawie otrzymanego duplikatu, który należy traktować na równi z oryginałem faktury. Duplikat faktury księguje się w dacie otrzymania dokumentu bądź w jednym z dwóch lub trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w zależności od częstotliwości rozliczeń na gruncie podatku VAT). W pliku JPK_V7 należy ująć dane z duplikatu faktury, czyli numer faktury i datę wystawienia duplikatu.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca nabył towary w styczniu 2022 roku. Faktura pierwotna została wysłana do podatnika za pośrednictwem poczty. Niestety po drodze zaginęła i nie dotarła do niego. Sprzedawca na prośbę nabywcy wystawił i przekazał duplikat faktury w miesiącu maju 2022 roku. Przedsiębiorca ma prawo ująć duplikat faktury w książce przychodów i rozchodów oraz w rejestrze VAT zakupu w dacie wystawienia duplikatu, a więc w maju 2022 r.
Dzień dobry, mam pytanko odnośnie duplikatu faktury. Na duplikacie jest data sprzedaży 24.04, a data duplikatu to 30.05. Jak zaksięgować taki duplikat?
