Co ma zrobić przedsiębiorca, który podczas zakupów zapomni powiadomić sprzedawcę, że potrzebuje fakturę i otrzyma paragon bez numeru NIP? Przy zakupach stacjonarnych może ewentualnie zwrócić zakupiony towar i jeszcze raz go kupić. A co przy zakupach internetowych? Czy paragon bez NIP można wrzucić w koszty?
Wydatki, które można zaliczyć do kosztów podatkowych zostały wymienione w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z kolei w art. 23 tejże ustawyznajdują się informacje czego nie można uznać za koszt. Kosztami uzyskania przychodów, które wolno zaksięgować w KPiR są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.
W Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów znajduje się zapis mówiący w jaki sposób należy dokumentować koszty. W par. 13 ust. 4wymienione są sytuacje, w których paragon można uznać za dowód księgowy. Będzie to:
zakup w jednostkach handlu detalicznego; materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych
wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów.
Zgodnie z ustawą o podatku VAT paragon fiskalny wystawiony na kwotę 100 euro (450 zł) można uznać za fakturę uproszczoną i tym samym ująć go jako koszt w PKPiR. W tym przypadku nie ma konieczności wystawiania do niego faktury.
Paragony wystawione za przejazd autostradą mogą być ujęte w Książce przychodów i Rozchodów jako koszt o ile mają związek z odbytą podróżą służbową. Jeżeli przejazd autostradą odbywał się za granicami kraju, to w takiej sytuacji kwota na paragonie musi być przeliczona na złotówki i dopiero wtedy paragon można ująć w PKPiR.
na podstawie dowodu wewnętrznego jeżeli wymogi ustawy o VAT nie są spełnione.
Paragon bez numeru NIP nabywcy może być zaksięgowany przez czynnego podatnika VAT jedynie w kwocie brutto, ponieważ w takiej sytuacji nie ma on prawa do odliczenia podatku VAT. Podstawę ujęcia w kosztach uzyskania przychodów będzie stanowił dowód wewnętrzny. Jedynie paragon z NIP nabywcy upoważnia do odliczenia podatku VAT i może być zaksięgowany w kosztach w kwocie netto. Taki paragon jest traktowany jako faktura uproszczona. Jeżeli wydatki ujęte na paragonie mają związek z użytkowaniem pojazdu osobowego wykorzystywanego w działalności w sposób mieszany, to odliczeniu w PIT podlega 75% kwoty wydatku.
Paragon bez NIP
Kwestią dokumentowania wydatków na zakup towarów handlowych za pomocą paragonów zajmował się Najwyższy Sąd Administracyjny w wyroku o sygn. akt II FSK 2300/15 z dnia 12.09.2017 r. O rozstrzygnięcie w sprawie poprosił podatnik prowadzący działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów handlowych pochodzących z Niemiec (sprzedaż między innymi: artykułów spożywczych, chemii gospodarczej, kosmetyków) za pomocą portalu internetowego. Podczas kontroli zostały podważone zapisy wydatków ujęte w KPiR na podstawie paragonów ze sklepów w Niemczech. Urząd Skarbowy uważał, że w Rozporządzeniu w sprawie PKPiR znajduje się zamknięty katalog kosztów potwierdzonych paragonem fiskalnym i nie uznał wpisanych wydatków za koszty.
Sąd w uzasadnieniu wyroku napisał:
Gdyby oprócz paragonów Skarżąca dysponowała np. dowodami zapłaty swoją kartą kredytową za zakupione na podstawie paragonów towary to wówczas można by uznać, że jest to wystarczające potwierdzenie dokonania transakcji przez Skarżącą i dokonać dalszej oceny związku z działalnością gospodarczą w kontekście uznania wydatków na zakup towarów handlowych za koszty podatkowe. Ale w przedmiotowej sprawie przedłożono jedynie bezimienne paragony.
Stanowisko NSA dotyczy tylko jednej, konkretnej sytuacji, dlatego też nie zawsze organy podatkowe jak i sądy mogą uznać powyższe praktyki za prawidłowe, dlatego bezpieczniej jest ujmować w kosztach tylko te paragony, które zostały wymienione w przepisach podatkowych. Jeżeli przedsiębiorca uważa, że jego sytuacja wymaga indywidualnego podejścia to zawsze może wystąpić o wydanie interpretacji podatkowej.
