Wysłanie faktury na e-mail zamiast paragonu przy sprzedaży online
Sprzedaż na odległość na rzecz konsumentów umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej. Czy wystawienie takiej faktury wymaga od przedsiębiorcy dodatkowo wydania paragonu fiskalnego?
Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że podatnik prowadzący sprzedaż na rzecz konsumentów zobowiązany jest do udokumentowania sprzedaży za pomocą paragonu. Natomiast faktura jest dokumentem obowiązkowym w przypadku sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców. Prywatny nabywca ma jednak prawo zażądać wystawienia faktury. Na zgłoszenie żądania ma 3 miesiące począwszy od końca miesiąca, w którym został dostarczony towar lub została wykonana usługa bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty. W tym czasie sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury.
Przedsiębiorca może też dobrowolnie wystawić fakturę, nawet jeżeli konsument nie zgłosi takiego żądania. Pomimo wystawienia faktury, podatnik nadal ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Takie stanowisko zostało potwierdzone w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 października 2016 roku, nr I FSK 431/15, w którym sąd napisał, że takie same dane uwzględnione zarówno na paragonie jak i na fakturze nie uzasadniają postępowania zgodnie, z którym sprzedawca miałby wybrać dokument, który wystawi osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Natomiast Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej z dnia 26 marca 2021 roku, nr 0111-KDIB3-2.4012.66.2021.1.AZ wskazał, że zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy VAT, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, co może oznaczać także, że nie ma przeszkody do dobrowolnego wystawienia faktury przez przedsiębiorcę nawet jeżeli nabywca nie zgłosi takiego żądania. Pomimo wystawienia faktury dokumentującej daną sprzedaż na podatniku w dalszym ciągu ciąży obowiązek zaewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży dokonanej na rzecz osoby prywatnej oraz rolnika ryczałtowego.
Faktura, a paragon fiskalny
W treści art. 106h ustawy o VAT znajduje się zapis mówiący, że jeżeli faktura papierowa dotyczy sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej, to do dokumentu pozostającego u sprzedawcy należy dołączyć paragon dokumentujący daną sprzedaż. W przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej oraz sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, podatnik powinien w dokumentacji pozostawić paragon dotyczący dokonanej sprzedaży łącznie z danymi, które identyfikują daną fakturę.
Organy podatkowe dopuszczają sytuację, że podatnik może zniszczyć wydrukowany paragon, jeżeli zostaną spełnione łącznie niżej wymienione warunki:
sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej
w pamięci kasy rejestrującej została zapisana kopia paragonu fiskalnego dotyczącego danej sprzedaży zawierająca dane identyfikujące fakturę VAT
egzemplarz faktury VAT miał formę elektroniczną.
Faktura elektroniczna bez paragonu fiskalnego
Sprzedawca, który wystawi fakturę VAT dokumentującą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nadal ma obowiązek wystawienia paragonu. Bez znaczenia jest fakt czy faktura została sporządzona w wersji papierowej, czy elektronicznej. W treści par. 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas można przeczytać, że podatnik prowadzący ewidencję i dokonujący sprzedaży ma obowiązek wystawić i wydać nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny, jednak nie później niż w momencie przyjęcia należności niezależnie od formy płatności. Stosowanie faktur elektronicznych, jak wskazuje art. 106n ustawy o VAT wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jednak w przepisach podatkowych brak jest uregulowań, które narzucałyby formę w jakiej ma być wyrażona ta akceptacja. Kwestia ta powinna być uzgodniona pomiędzy stronami i powinna stanowić jeden z elementów zawartej umowy.
Zgoda potrzebna na otrzymanie faktury przez konsumenta i wysłanie dokumentu w formie elektronicznej może być wyrażona na kilka sposobów, na przykład przez akceptację regulaminu na kanale internetowym podczas składania pierwszego zamówienia za pomocą systemu informatycznego. W związku z tym sprzedawca może wystawić i wydać nabywcy fakturę w postaci elektronicznej, kiedy wyrazi on zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych zamiast paragonów fiskalnych. Podobne zdanie mają organy podatkowe. Przykładem może być interpretacja podatkowa wydana przez Dyrektora KIS z dnia 7 października 2019 roku, nr 0112-KDIL2-2.4012.494.2019.1.MŁ, w której wskazał, że faktury wysyłane w formie elektronicznej w pliku PDF na adres e-mail wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, gdzie nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej jest przesłanką, że została wydana faktura elektroniczna.
Podsumowanie
Wystawienie i wysłanie do konsumenta faktury elektronicznej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku zaewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych na kasie rejestrującej. Paragon wystawiony na kasie powinien zostać wydrukowany i przechowywany przez podatnika, nawet jeżeli konsument otrzymał fakturę VAT. Paragon może zostać zniszczony jedynie wtedy, jeżeli zostaną łącznie spełnione trzy przesłanki.
