Czasami podczas ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej dochodzi do pomyłki. Błąd może dotyczyć na przykład ilości zakupionego towaru, pomyłkowo wpisanej ceny lub stawki podatku VAT. Czy można anulować błędnie wystawiony paragon?
Transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej nie można wycofać ani poprawić za pomocą funkcji dostępnych na urządzeniu. Błąd można skorygować w inny sposób. W przypadku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej podatnik musi prowadzić dwie dodatkowe ewidencje, które służą do korekty sprzedaży znajdującej się w pamięci kasy. Jest to:
ewidencja zwrotów i reklamacji
ewidencja oczywistych pomyłek.
Przepisy nie podają jak powinny one wyglądać. Informacje dotyczą jedynie tego jakie dane muszą się w nich znaleźć.
Ewidencja zwrotów i reklamacji
jest dokumentem mającym najczęściej formę zeszytu przypisanego do konkretnego przedsiębiorcy z jego danymi identyfikacyjnymi, jak: nazwa, numer NIP oraz z numerem ewidencyjnym kasy fiskalnej, której dotyczy zwrot towaru. Przedsiębiorcy prowadzą go odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, chociaż przepisy tego nie określają.
Ewidencja powinna zawierać:
numer porządkowy zwrotu
datę sprzedaży
numer paragonu
identyfikację towaru/usługi (nazwa)
datę dokonania zwrotu
wartość brutto zwróconego towaru
kwotę należnego podatku VAT
ewentualne uwagi.
Do każdego zwrotu należy dołączyć dokument sprzedaży (paragon) i protokół przyjęcia towaru (zwrotu). W protokole określa się jaki towar został zwrócony, wskazuje numer dowodu zakupu (paragonu) i przyczynę zwrotu.
Paragon – błędne dane
Popełnienie na paragonie tzw. oczywistej pomyłki, jak np.: wpisanie złej ilości towaru lub podanie nieprawidłowej ceny na dokumencie, który został już wydrukowany i którego nie można usunąć z pamięci urządzenia, a stanowi on podstawę rozliczeń podatkowych, to w takim przypadku należy: 1. natychmiast dokonać korekty oczywistej pomyłki poprzez wystawienie kolejnego paragonu już z prawidłowymi danymi 2. zaewidencjonować oczywiste pomyłki. W dokumencie należy wskazać:
numer porządkowy pomyłki
datę wystawienia błędnego paragonu
numer paragonu
błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż z wartością sprzedaży brutto i należnym od niej podatkiem VAT (dane wpisywane na podstawie błędnie wystawionego paragonu)
opis okoliczności, w których doszło do pomyłki (jest to opis pomyłki, np.: błędnie wprowadzona cena, czy wprowadzona za duża ilość towaru).
Do ewidencji należy dołączyć oryginał błędnie wystawionego paragonu. Za oczywistą pomyłkę uważa się taką, którą można od razu zauważyć, jak np.: cena towaru wynosi 20 zł i 50 gr, a na paragonie została wpisana cena 2050 zł lub klient kupił 1 sztukę towaru, a na paragonie sprzedawca omyłkowo wpisał 4 sztuki.
Sposób postępowania przy błędnie wpisanej stawce VAT
Jeżeli kasa została zaprogramowana lub sprzedaż została zakwalifikowana z błędną stawką VAT (np.: sprzedaż ze stawką 8% VAT została obciążona stawką 23% lub odwrotnie zamiast stawki 23%, sprzedaż została obciążona stawką 8%) należy: 1. przy zaniżonym podatku VAT na paragonie fiskalnym (zamiast stawki 23% została zaprogramowana stawka 8%) – trzeba wykazać prawidłową kwotę VAT w deklaracji i zapłacić ją do urzędu skarbowego. Korektę uwzględnia się w deklaracji VAT bez konieczności ujmowania różnicy na kasie fiskalnej
2. przy zawyżonym podatku VAT jeżeli chcemy dokonać korekty podatku należnego, to przepisy nie wskazują jak należy postąpić. Najlepiej jest skorzystać z interpretacji wydawanych w indywidualnych sprawach przez Ministra Finansów lub z wyroków sądów administracyjnych. Sposób postępowania może być następujący:
drukujemy prawidłowy paragon (korekta danych musi nastąpić natychmiast). Następnie w zależności od okoliczności należy wydrukować prawidłowy paragon i wydać go klientowi oraz dokonać odpowiednich zapisów w ewidencji
rozliczamy podatek na koniec okresu rozliczeniowego, w KPiR w kolumnie 7 – „Sprzedaż towarów i usług” ujmujemy cały przychód z okresowego raportu kasy fiskalnej (dobowy lub miesięczny). Z powodu zachowanego w pamięci kasy paragonu z błędem, przychód będzie zawyżony. W następnej kolejności należy: w kolumnie 7 – wpisać kolorem czerwonym lub ze znakiem minus kwotę z paragonu, który został błędnie wystawiony w kolumnie 3 „Numer dowodu” – wpisać numer pomyłki z ewidencji w kolumnie 6 „Opis zdarzenia gospodarczego” – wpisać uwagę: „Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej”.
