Zgodnie z najnowszymi przepisami fakturę VAT do paragonu wystawionego na rzecz drugiego przedsiębiorcy można wystawić jedynie w sytuacji kiedy paragon zawiera NIP nabywcy. Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę do paragonu bez tego numeru, to zostaje na niego nałożone dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na danej fakturze. Paragon z NIP nabywcy z kwotą należności do 450 zł lub 100 euro stanowi fakturę uproszczoną, która nie wymaga podawania wszystkich danych. Jest to zgodne z art. 106e ust. 5 ustawy o VAT, który wskazuje, że:
Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Paragon uważany jest za fakturę uproszczoną kiedy zawiera niżej wymienione dane:
data wystawienia
unikalny, kolejny numer
NIP sprzedawcy
NIP nabywcy
nazwa, czyli rodzaj towaru/usługi
data sprzedaży
kwota należności ogółem
kwota opustów lub obniżek cen, także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty
dane, które pozwalają określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.
Faktura uproszczona traktowana jest tak samo jak zwykła faktura. Nabywca ma prawo odliczyć od niej podatek VAT o ile zostaną spełnione inne warunki dające prawo do odliczenia podatku od towarów i usług.
Zbiorcze ujmowanie paragonów z NIP nabywcy w KPiR – czy można?
Podstawę ujęcia danego wydatku w PKPiR stanowią dowody księgowe opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR. Należą do nich głównie faktury, także faktury uproszczone, za które uważa się paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł (100 euro), dlatego też wydatek udokumentowany takim paragonem można ująć w PKPiR.
Zgodnie z art. 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR, zakup dokonany w punktach handlu detalicznego wszelkich materiałów, środków czystości i BHP, a także materiałów biurowych można dokumentować paragonami, na których widoczna jest data oraz stempel jednostki sporządzającej paragon, ilość towaru, cena jednostkowa i wartość dokonanego zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien umieścić swoje dane (imię i nazwisko lub nazwa firmy), adres, rodzaj (nazwa) zakupionego towaru. Dodatkowo art. 13 ust. 5 rozporządzenia wskazuje, że za paragon lub dowód kasowy uważane są także udokumentowane wydatki poniesione za granicą kraju na zakup paliwa i olejów.
Obowiązujące przepisy nie pozwalają na zbiorcze ujęcie wydatków w PKPiR. Nie można też ująć paragonów lub faktur za pomocą dowodu wewnętrznego.
Zbiorcze ujmowanie paragonów z NIP nabywcy w rejestrach VAT oraz pliku JPK_V7
Od 1 lipca 2021 roku obowiązują przepisy dające możliwość zbiorczego wykazywania paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, które zostały wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, w ewidencji VAT sprzedaży, po stronie podatku VAT należnego wprowadzone rozporządzeniem zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Dzięki tej zmianie nie trzeba już wykazywać w ewidencji oddzielnie każdego paragonu. W związku z powyższym od 1 lipca 2021 roku faktury uproszczone wystawione w formie paragonu z NIP do kwoty 450 zł powinny być wykazywane w rejestrze sprzedaży VAT i w pliku JPK_V7, zbiorczo na podstawie miesięcznego raportu sprzedaży wygenerowanego przez sprzedawcę na kasie fiskalnej. Nabywca nadal ma obowiązek ujmowania każdego paragonu z NIP (faktury uproszczonej) w oddzielnej pozycji w rejestrze zakupów i pliku JPK_V7.
Podsumowanie
Obecnie możliwe jest zbiorcze ujęcie poniesionych wydatków udokumentowanych fakturą uproszczoną (paragon z NIP nabywcy) w ewidencji VAT i pliku JPK_V7. W sposób zbiorczy nie można ująć paragonów z NIP nabywcy w PKPiR. Każdy paragon jest oddzielnym dowodem księgowym i powinien być odrębnie wykazany w PKPiR.
