Czy można wystawić fakturę bez paragonu?

Niektóre transakcje sprzedaży dokumentowane są paragonem. Czasami zdarza się, że klienci po jakimś czasie od sprzedaży żądają wystawienia faktury. Czy brak paragonu uniemożliwia wystawienie faktury?

Obowiązek wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej

Na podstawie art. 111 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu oraz kwot podatku należnego z zastosowaniem kas rejestrujących. W momencie zapłaty kasa drukuje paragon fiskalny dokumentujący dokonaną sprzedaż. Sprzedawcy zgodnie z art. 106b ustawy o VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Obowiązkowo muszą wystawić ją dopiero na żądanie klienta, ale tylko w określonych sytuacjach.

Podatnik ma obowiązek spełnić żądanie wystawienia faktury do paragonu, które zostało wystosowane przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej:

• jeżeli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym został dostarczony towar lub została wykonana usługa bądź podatnik otrzymał całość lub część zapłaty – faktura powinna być wystawiona nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca
• jeżeli żądanie wystawienia faktury miało miejsce po upływie miesiąca, w którym został dostarczony towar lub została wykonana usługa bądź podatnik otrzymał całość lub część zapłaty – faktura powinna być wystawiona nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania. 

Powyższe zasady zgodne są z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT. Z kolei zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury, jeżeli nabywca zażąda wystawienia jej w ciągu 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towarów, została wykonana usługa lub podatnik otrzymał całość bądź część zapłaty. Po tym terminie nabywca będzie mógł wystosować żądanie, a sprzedawca nadal będzie mógł wystawić fakturę, ale nie będzie już miał takiego obowiązku. Wystawienie dokumentu będzie zależało od jego dobrej woli. 

Od 1 stycznia 2020 roku obowiązują przepisy zgodnie, z którymi sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu na rzecz firmy jedynie wtedy, kiedy paragon będzie zawierał NIP nabywcy. Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę do paragonu bez NIP-u nabywcy, to może być na niego nałożona kara. 

Wystawienie faktury bez paragonu

Zgodnie z przepisami do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej wystawiany jest paragon będący dokumentem sprzedażowym. Jeżeli sprzedaż zarejestrowana na kasie rejestrującej będzie potwierdzona fakturą, to sprzedawca do kopii faktury powinien dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Z obowiązku zwolniony jest, jeżeli:

• sprzedaż dokumentowana jest fakturą emitowaną za pomocą kasy rejestrującej
• wartość sprzedaży oraz kwota podatku należnego są zarejestrowane w dobowym raporcie fiskalnym kasy.

W zasadzie faktura powinna być wystawiona tylko w sytuacji, kiedy osoba żądająca jej wystawienia odda sprzedawcy oryginał paragonu, który otrzymała w momencie zapłaty za sprzedaż. Taki dokument, sprzedawca powinien dołączyć do kopii wystawionej faktury. Celem połączenia obu dokumentów jest zapobieżenie obowiązkowej zapłacie VAT zarówno z wystawionej faktury, jak i paragonu fiskalnego. W związku z tym faktura wystawiona bez paragonu może okazać się problematyczna, ponieważ ze względu na brak związku ze sprzedażą przedstawioną na fakturze, a z tym co jest na paragonie, podatnik może być zobowiązany do zapłaty podatku VAT nie tylko z faktury, ale również z raportu fiskalnego. Dołączenie paragonu do faktury ma zapobiec takiej sytuacji i ma zapewnić rzetelność prowadzonych ewidencji oraz dokumentów, które powinny dotyczyć ściśle określonej transakcji. 

Podobnego zdania są organy podatkowe, które potwierdzają, że obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie faktury również wtedy, kiedy sprzedaż była udokumentowana innymi dowodami niż paragon. Dowodem na to jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej z Poznania z dnia 12 stycznia 2016 roku, nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN. Jest w niej napisane, że: 

dopuszczalne są sytuacje wystawienia faktury VAT bez zwrotu paragonu, w przypadku posiadania innych dowodów na przeprowadzenie transakcji sprzedaży towarów lub usługi. Taka sytuacja może mieć miejsce, tak jak w sprawie będącej przedmiotem wniosku, np. w przypadku zagubienia paragonu, czy też kiedy paragon nie został wydrukowany ze względu na awarię urządzenia. Jednakże, nie można przyjąć, że wystawianie faktur VAT bez przedstawienia przez nabywcę paragonu, stanie się procedurą stosowaną przez podatnika powszechnie. Zatem, co do zasady, wydruk kopii paragonu nie może zastąpić wyemitowanego przez kasę paragonu fiskalnego i nie może być podstawą dla uznania prawa do wystawienia faktury.

Spółka wskazała, że na podstawie informacji podanych przez klienta (np. daty, godziny, kwoty transakcji, końcówki numeru karty, którą klient dokonał zapłaty za transakcję, a także dowodu pobrania kwoty z jego konta bankowego), dzięki generowaniu dziennych zestawień transakcji, informujących o każdej transakcji w danym dniu – możliwe jest zweryfikowanie dokładnej godziny oraz ilości pobranego oleju napędowego. Ponadto, tworzone są raporty, o każdej zrealizowanej transakcji płatniczej w danym dniu, podając godzinę tankowania, ilość sprzedanego oleju napędowego, kwotę transakcji oraz końcowy numer karty płatniczej. Na tej podstawie Spółka, przy użyciu programu archiwizującego, jest w stanie wygenerować kopię paragony, który następnie dołącza do kopii wystawionej faktury.

Zatem, w sytuacji będącej przedmiotem wniosku, gdy paragon został zagubiony bądź też nie został wydrukowany ze względu na awarię urządzenia, Spółka postąpiła właściwe, wystawiając faktury na podstawie kopii paragonów, po wcześniejszym zweryfikowaniu i potwierdzeniu przedstawionych przez klientów informacji, dotyczących transakcji zakupu oleju napędowego.

Podsumowanie

Podatnik może wystawić fakturę bez paragonu, jeżeli będzie w posiadaniu innych dokumentów potwierdzających sprzedaż, jak np. potwierdzenie płatności przez kartę lub potwierdzenie przelewu. Jeżeli nie można jednoznacznie zidentyfikować danej transakcji np. wtedy, kiedy zgubił się paragon, to faktura nie powinna być wystawiona, ponieważ sprzedawca naraża się na podwójne opodatkowanie danej transakcji.

Data publikacji: 2022-06-22, autor: FakturaXL