Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ewidencjonowana jest na kasie fiskalnej. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy sprzedawca zwolniony jest z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Czasami klienci z różnych powodów zwracają towar zaewidencjonowany na kasie w ramach posiadania prawa do reklamacji. Jak należy wtedy postąpić? Jak sprzedawca powinien skorygować sprzedaż, jeżeli klient nie przekaże oryginału paragonu?
Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej zobowiązuje sprzedawcę do wydania kupującemu paragonu fiskalnego. Jeżeli podatnik zwolniony jest z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, to nie ma obowiązku wystawienia paragonu i w związku z tym nie wydaje takiego nabywcy, co oznacza, że nie może wymagać od niego paragonu przy zwrocie towaru.
Zwrot towaru z paragonem
Jeżeli klient zwraca towar lub go reklamuje, to z reguły takie żądanie zostaje rozpatrzone pozytywnie. W skrócie: klient otrzymuje zwrot pieniędzy, a sprzedawca otrzymuje paragon zakupowy oraz przyjmuje towar.
Czym jest zeszyt zwrotów?
Kasa fiskalna nie przyjmuje zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, dlatego sprzedawca musi założyć dodatkową ewidencję, czyli tzw. zeszyt zwrotów. Każdy zwrot towaru powinien być ujęty w takim właśnie zeszycie i dodatkowo powinien zostać sporządzony protokół zwrotu towaru. W pliku JPK_V7 w części ewidencyjnej ewidencję zwrotów towarów oznacza się symbolem „RO”.
Co powinien zawierać zeszyt zwrotów?
Zeszyt zwrotów służy do ujmowania zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które były powodem zwrotu przez sprzedawcę całości lub części należności za towar.
Zeszyt zwrotów musi być prowadzony zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących i powinien zawierać niżej wymienione informacje:
datę sprzedaży
nazwę towaru lub usługi, która pozwala na ich jednoznaczną identyfikację oraz ewentualnie opis towaru lub usługi, który będzie rozwinięciem nazwy
termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi
wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru bądź usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego, jeżeli nastąpił zwrot całości należności z tytułu sprzedaży
zwracaną kwotę (brutto) i odpowiadającą jej wartość podatku należnego, jeżeli nastąpił zwrot części należności z tytułu sprzedaży
dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru bądź usługi oraz podpisy: sprzedawcy i nabywcy.
Protokół przyjęcia zwrotu towarów lub reklamacji
Protokół zwrotu umieszcza się jako ostatni zapis w ewidencji zwrotów towarów. Obowiązkowo musi być podpisany przez obie strony transakcji: sprzedawcę i nabywcę. Jego treść nie została narzucona przepisami. Dobrze, jeżeli znajdą się w nim informacje, takie jak:
numer protokołu
oznaczenie stron transakcji (sprzedawca, nabywca)
nazwa towaru
numer paragonu, do którego odnosi się zwrot, a jeżeli zwrot następuje bez paragonu, to dobrze jest podać podstawę przyjęcia zwrotu, czyli np. potwierdzenie przelewu
przyczyna zwrotu
informacja o przyjęciu towaru przez sprzedawcę.
Dodatkowo w zeszycie zwrotów towarów należy umieścić dokument potwierdzający dokonaną sprzedaż.
Zwrot towaru bez paragonu – czy jest możliwy?
Czasami klient chce zwrócić towar, ale nie posiada paragonu, który jest potwierdzeniem zakupu. Sprzedawca może przyjąć zwrot towaru, ale musi potrafić udowodnić, że zwrot rzeczywiście miał miejsce. W wydanym rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych jest jedynie zapis mówiący, że należy posiadać dokument potwierdzający dokonaną sprzedaż, ale nie ma wskazania, że musi to być wyłącznie oryginał paragonu fiskalnego.
Poza paragonem fiskalnym, dokumentem potwierdzającym sprzedaż może być:
faktura
wyciąg z terminala (płatności bezgotówkowe)
potwierdzenie transakcji z rachunku bankowego
oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego razem z oświadczeniem dokonania zakupu
zeznania świadków dokument gwarancji potwierdzony przez sprzedawcę (pieczątka, podpis).
Obowiązkiem sprzedawcy jest przyjęcie zwrotu towaru od nabywcy, jeżeli udowodni on, że dokonał zakupu w danym sklepie i nie musi posiadać do tego paragonu.
Zwrot towaru bez paragonu, a korekta przychodu
Sprzedawca ma prawo dokonać korekty przychodu nawet jeżeli nie otrzymał od klienta oryginału paragonu dokumentującego dokonaną sprzedaż. Jednak musi udowodnić, że taki zwrot rzeczywiście nastąpił, czyli muszą wystąpić łącznie dwa podstawowe warunki:
sprzedawca otrzymał towar do zwrotu
klient otrzymał zwrot środków pieniężnych.
Podsumowanie
Sprzedawca może przyjąć zwrot towaru, jeżeli będzie w posiadaniu dowodu na to, że towar faktycznie został zakupiony w jego sklepie. Podczas kontroli podatnik musi udowodnić, że zwrot towaru rzeczywiście nastąpił.
