Jak rozliczyć zaliczkę na zakup środka trwałego?

Czasami zakup środka trwałego po części finansowany jest wpłatą zaliczki wpłacanej na poczet ceny. W jaki sposób powinna zostać rozliczona taka zaliczka? Sposób rozliczenia zależy od rodzaju zakupionego środka trwałego.

Odpisy amortyzacyjne 

Zgodnie z przepisami środki trwałe powinny być amortyzowane. Odpisy amortyzacyjne rozliczane są w kosztach podatkowych. Jak mówi art. 22 ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt uzyskania przychodów uważane są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, czyli odpisy amortyzacyjne, które dokonywane są zgodnie z art. 22a – 22o uwzględniając art. 23 ustawy. 

Zgodnie z ogólnie obowiązującą regułą, amortyzacji podlegają będące własnością podatnika lub jego współwłasnością nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne oraz zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania: 

• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością
• maszyny, urządzenia i środki transportu
• inne przedmioty, 

których przewidywany czas używania jest dłuższy niż 1 rok, które są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zostały oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 wskazane jako środki trwałe. Podatnik nabywa prawo własności danego składnika majątku najczęściej na podstawie umowy sprzedaży. Dopiero wtedy przedsiębiorca może stać się właścicielem lub współwłaścicielem środka trwałego. Po nabyciu można określić jego kategorię. W umowie sprzedaży strony mogą ustalić o zapłacie określonej kwoty zaliczki przez nabywającego. Zapłata zaliczki nie ma wpływu na prawo własności. Nabycie składnika majątku ma miejsce dopiero w momencie zawarcia umowy sprzedaży. Oznacza to, że jeżeli nabywca nabył składnik majątku i wpłacił za niego zaliczkę, to nie jest on jeszcze uważany za środek trwały. Do chwili całkowitego zakupu nie może być amortyzowany. 

PRZYKŁAD 1
Przedsiębiorca nabył maszynę budowlaną na podstawie umowy sprzedaży. W wyniku wspólnych ustaleń przedsiębiorca jako nabywca ma wpłacić 29 kwietnia zaliczkę na 100% wartości urządzenia. Przeniesienie prawa własności nastąpi 4 maja. Kiedy przedsiębiorca uzyska prawo do amortyzacji maszyny, jeżeli dokonał wpłaty zaliczki w wysokości 100% wartości? 

Odpowiedź:
Maszyna stanie się środkiem trwałym dopiero z dniem 4 maja ze względu na to, że przedsiębiorca nabył prawo własności 4 maja. Dopiero po tej dacie może rozpocząć amortyzację zgodnie z przyjętymi zasadami. Sama wpłata zaliczki w wysokości ceny nie powoduje, że zostało przeniesione prawo własności. 

Zakup środka trwałego - rozliczenie zaliczki 

Środek trwały może zostać zakupiony za określoną cenę nabycia, którą zgodnie z art. 22g ust. 3 ustawy o PIT jest kwota jaka należy się zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania. Zaliczka zapłacona na poczet ceny uważana jest za wydatek poniesiony do dnia przekazania nabywcy środka trwałego do używania i powiększa wartość początkową środka, od której naliczane są odpisy amortyzacyjne. Nie można jej bezpośrednio ujmować w księgach podatkowych. Zaliczka wpłacona na zakup fabrycznie nowego środka trwałego sklasyfikowanego w grupach 3 – 6 oraz 8 KŚT może zostać zaliczona do kosztów podatkowych do limitu w wysokości 100 000 zł. Czasami podatnik może zostać zobowiązany do jej zwrotu. 
Jak mówi art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt uważany jest jedynie ten wydatek, który jest definitywny. Zaliczka ma charakter zwrotny, co oznacza, że może być w każdej chwili zwrócona, jeżeli np. strony umowy zrezygnują z zawarcia umowy sprzedaży. Z tego powodu nie można powiedzieć, że zaliczka ma charakter definitywny, co wyklucza zaliczenie jej do kosztów podatkowych.

W tej sytuacji zastosowanie mają przepisy szczególne, a zwłaszcza art. 22 ust. 1s ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wpłata dokonana na poczet nabycia fabrycznie nowego środka trwałego, który zostanie dostarczony w kolejnych okresach rozliczeniowych może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów do wysokości kwoty określonej w art. 22k ust. 14 ustawy. 

W przypadku dokonania wpłaty na poczet nabycia fabrycznie nowego środka trwałego, o którym mowa w art. 22k odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej maszyn i urządzeń, środków transportu ust. 14, spełniającego warunki określone w art. 22k odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej maszyn i urządzeń, środków transportu ust. 15, którego dostawa zostanie wykonana w następnych okresach sprawozdawczych, podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dokonaną wpłatę do wysokości kwoty, o której mowa w art. 22k odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej maszyn i urządzeń, środków transportu ust. 14.

Art. 22k ust. 14 ustawy o PIT wskazuje, że: 

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej nabytych fabrycznie nowych środków trwałych zaliczonych do grupy 3–6 i 8 Klasyfikacji w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000 zł. Kwota 100 000 zł obejmuje sumę odpisów amortyzacyjnych i wpłaty na poczet nabycia środka trwałego, o której mowa w art. 22 wykaz kosztów uzyskania przychodów ust. 1s, zaliczonej do kosztów uzyskania przychodów.

Za nowy środek trwały uważa się taki, który nie był wcześniej przez nikogo używany. W związku z tym nowym środkiem trwałym będzie wytworzony przez zakład przemysłowy produkt, który przed nabyciem nie był używany w żadnej formie. 

PRZYKŁAD 2 
Przedsiębiorca zakupił maszynę budowlaną, za którą zapłacił 120 000 zł. 1 czerwca wpłacił zaliczkę w wysokości 20 000 zł. Maszyna została mu przekazana 1 października. W tej sytuacji zapłacona zaliczka nie jest kosztem w dacie zapłaty. W związku z tym, czy zapłacona zaliczka na poczet ceny zakupu maszyny może być oddzielnym kosztem podatkowym?

Odpowiedź:
W tym przypadku przedsiębiorca może ująć środek trwały w ewidencji i rozpocząć jego amortyzację od wartości początkowej 120 000 zł. 

PRZYKŁAD 3 
Przedsiębiorca zakupił fabrycznie nowy dźwig za cenę 500 000 zł. 20 grudnia zapłacił zaliczkę w wysokości 50 000 zł. Pozostałą część kwoty wpłacił 20 lutego, czyli w następnym roku podatkowym. Dźwig fabrycznie nowy został sklasyfikowany w KŚT w grupie 6. Czy przedsiębiorca może ująć w kosztach zaliczkę wpłaconą na poczet zakupu dźwigu?

Odpowiedź:
Przedsiębiorca może ująć kwotę zaliczki w wysokości 50 000 zł w kosztach podatkowych. Na taką możliwość wskazuje art. 22 ust. 1s ustawy o PIT. Z kolei art. 22k ust. 21 ustawy o PIT mówi: 

Jeżeli podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów wpłatę na poczet nabycia środka trwałego, o której mowa w art. 22 wykaz kosztów uzyskania przychodów ust. 1s, a następnie:
1) przed nabyciem środka trwałego, o którym mowa w ust. 14:
a) zlikwidował działalność gospodarczą albo
b) zmienił formę opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną odpowiednio w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym, w ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym albo w ustawie z dnia 6 lipca 2016 r. o aktywizacji przemysłu okrętowego i przemysłów komplementarnych, albo
2) po nabyciu środka trwałego, o którym mowa w ust. 14:
a) nie dokonał jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od środka trwałego lub
b) zbył odpłatnie środek trwały
– jest obowiązany do zwiększenia przychodów o wpłatę na poczet nabycia środka trwałego, o której mowa w art. 22 wykaz kosztów uzyskania przychodów ust. 1s, odpowiednio na ostatni dzień prowadzenia działalności przed jej likwidacją, na ostatni dzień prowadzenia działalności przed zmianą formy opodatkowania, na dzień, w którym podatnik dokonał pierwszego odpisu na podstawie ust. 1 lub art. 22i stawki amortyzacyjne, przesłanki podwyższania i obniżania, albo na dzień odpłatnego zbycia środka trwałego.

Podsumowanie

Zaliczka na zakup środka trwałego nie stanowi odrębnego kosztu. Jedynym wyjątkiem jest środek trwały fabrycznie nowy zaliczony do grupy 3 – 6 oraz 8 KŚT.

Data publikacji: 2023-09-28, autor: FakturaXL