Obowiązujące przepisy prawne pozwalają na wysyłanie faktur zarówno w formie papierowej tradycyjną pocztą jak i drogą elektroniczną. Dokument można wysłać w załączniku do e-maila lub za pomocą linka do pobrania ze strony www. Tego typu wysyłka wymaga zastosowania pewnych zabezpieczeń, aby nikt niepowołany nie odczytał wiadomości. Przedsiębiorca musi zadbać również i jednocześnie mieć pewność, że klient wie od kogo otrzymał fakturę oraz, że dane są prawdziwe. Dodatkowo powinien otrzymać zgodę na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
Czy możliwa jest zmiana formy przesyłanych faktur?
Tak, możliwa jest zmiana formy przesyłania dokumentów z tradycyjnej na elektroniczną. Jednak wcześniej należy skonsultować to z odbiorcą. Faktura otrzymana e-mailem jest traktowana na równi z dokumentem papierowym. Obecnie na fakturach nie stosuje się oznaczeń „oryginał” i „kopia”, dlatego dopuszcza się również wysyłkę za pomocą faksu. Takie działanie uważane jest za prawidłowe. W sytuacji kiedy przedsiębiorca najpierw otrzyma fakturę w formie elektronicznej, a później w drukowanej, to dla księgowości liczy się dokument, który dotarł jako pierwszy.
Odmowa wysyłania faktur elektronicznych
Kontrahent ma prawo odmówić wysyłania do niego faktur elektronicznych. Jednak jeżeli po otrzymaniu dokumentu w ten sposób nie zgłosi sprzeciwu, to będzie to oznaczało, że akceptuje taką formę.
Po wystawieniu faktury można wybrać Wyślij do klienta e-mailem z poziomu podglądu faktury (przycisk Inne opcje) lub z listy faktur (przycisk Zarządzaj).
