Elektroniczne fakturowanie, różnice miedzy PEF a KSeF

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) przyczyniły się do transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, chociaż różnią się wieloma kwestiami, jak chociażby przeznaczeniem i zakresem działania.

Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Platforma Elektronicznego Fakturowania, znana jako PEF, to system zaprojektowany z myślą o wymianie faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi. Została stworzona na potrzeby realizacji zamówień publicznych i opiera się na europejskich standardach. Jej podstawowym celem jest ułatwienie przesyłania dokumentów finansowych w formie cyfrowej, co eliminuje konieczność stosowania tradycyjnych, papierowych faktur.

PEF jest skierowana głównie do dwóch grup użytkowników:

• zamawiających w zamówieniach publicznych, takich jak organy administracji publicznej, jednostki samorządu terytorialnego czy instytucje publiczne (np. ZUS, NFZ, PAN),
• wykonawców zamówień publicznych, czyli firm dostarczających towary lub świadczących usługi dla sektora publicznego.

System pozwala na przesyłanie nie tylko faktur, ale także innych dokumentów, takich jak zamówienia, potwierdzenia odbioru czy noty księgowe. PEF wspiera tzw. fakturowanie specjalizowane, umożliwiające dodawanie szczegółowych informacji do faktur zgodnie z wymaganiami unijnych norm.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – alternatywa dla PEF?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to narzędzie dedykowane szerszemu gronu użytkowników, obejmujące zarówno sektor prywatny, jak i publiczny. Jest to centralny system zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, którego głównym celem jest ułatwienie ewidencjonowania, archiwizowania i kontrolowania faktur elektronicznych przez organy podatkowe.

KSeF wprowadza standaryzację faktur ustrukturyzowanych i integruje procesy fakturowania z systemem podatkowym. W przeciwieństwie do PEF, nie ogranicza się wyłącznie do transakcji związanych z zamówieniami publicznymi, ale obsługuje wszystkie faktury, które przedsiębiorcy wystawiają i przesyłają do swoich kontrahentów.

Kluczowe różnice między PEF a KSeF

Główne różnice jakie można wskazać między PEF a KSeF:

• zakres użytkowników:
  • PEF skierowany do podmiotów zaangażowanych w zamówienia publiczne,
  • KSeF obejmuje przedsiębiorców i instytucje publiczne bez ograniczeń branżowych,
• przeznaczenie:
  • PEF wspiera wyłącznie procesy związane z zamówieniami publicznymi,
  • KSeF stanowi narzędzie do kompleksowej obsługi faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym,
• podmiot zarządzający:
  • PEF administrowany przez instytucje odpowiedzialne za zamówienia publiczne,
  • KSeF zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową,
• funkcjonalność:
  • PEF umożliwia przesyłanie faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem zamówień,
  • KSeF działa jako centralna baza danych dla faktur elektronicznych, wspomagając również procesy podatkowe.

Korzyści z elektronicznego fakturowania

Zarówno PEF, jak i KSeF, wprowadzają wiele korzyści dla użytkowników:

• oszczędność czasu i kosztów dzięki eliminacji dokumentacji papierowej,
• zwiększona transparentność w procesach finansowych i zamówieniowych,
• bezpieczeństwo danych, dzięki stosowaniu zaawansowanych technologii cyfrowych,
• standaryzacja dokumentów, ułatwiająca ich archiwizację i kontrolę.

Faktury przesyłane w PEF są widoczne wyłącznie w ramach tego systemu i nie są dostępne w KSeF i odwrotnie. Oba systemy działają niezależnie od siebie.

Obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

Zamawiający, którzy są zobowiązani do przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, muszą odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Wymóg ten wynika z przepisów Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Należy pamiętać, że odmowa przyjęcia faktury przesłanej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) może skutkować wniesieniem skargi do organu wyższej instancji lub odpowiedniego sądu administracyjnego.

Warto podkreślić, że obowiązek dotyczy jedynie odbioru ustrukturyzowanych faktur. Korzystanie z innych funkcji dostępnych na PEF, takich jak dodatkowe usługi czy narzędzia, pozostaje dobrowolne.

Kilka słów podsumowania 

PEF i KSeF to dwa kluczowe narzędzia wspierające cyfryzację fakturowania w Polsce. PEF koncentruje się na obsłudze zamówień publicznych, natomiast KSeF obejmuje szersze spektrum przedsiębiorstw i procesów gospodarczych. Wybór między tymi systemami zależy od charakteru działalności i potrzeb użytkownika, a także obowiązków wynikających z przepisów prawa. Wdrażanie obu rozwiązań to krok w stronę nowoczesnej i zautomatyzowanej gospodarki.

Data publikacji: 2024-12-30, autor: FakturaXL