Wszystkie kwestie związane z wystawianiem faktur są regulowane przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Zasady dotyczące fakturowania zostały zawarte w art. 106-108 tejże ustawy. Przedsiębiorca powinien wystawić dokument po dokonanej sprzedaży, ale ma też prawo do wystawienia faktury jeszcze przed jej dokonaniem.
Art. 106i ust. 1 ustawy o VAT mówi, że fakturę należy wystawić w terminie nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została dokonana dostawa towarów lub wykonana usługa. Powyższy termin odnosi się również do faktur zaliczkowych, które dokumentują część lub całość zapłaty oraz wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej, jeżeli zgłosi taką chęć do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeżeli zgłoszenie nastąpi w późniejszym terminie, faktura będzie musiała być wystawiona w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania. Od zasady ogólnej istnieje kilka wyjątków w przypadku, których termin wystawienia dokumentu jest ustalany w sposób szczególny.
Faktura wystawiona przed dokonaniem sprzedaży
Przepisy pozwalają na wystawienie faktury jeszcze przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty. Może to być nawet na 30 dni przed. W art. 106i ust. 7 ustawy o VAT jest zapis mówiący, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dni przed:
wykonaniem usługi
dokonaniem dostawy towarów
otrzymaniem całości lub części zapłaty
Zasada ogólna – wyjątki
W niektórych sytuacjach obowiązują inne niż w zasadach ogólnych terminy wystawiania faktur. Faktura powinna być wystawiona nie później niż:
30-ego dnia od dnia wykonania usługi (usługi budowlane lub budowlano-montażowe)
60-ego dnia od dnia wydania towarów (dostawa książek drukowanych- PKWiU ex 58.11.1, z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów drukowanych – PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1. Jeżeli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, faktura powinna być wystawiona nie później niż 120-ego dnia licząc od pierwszego dnia wydania towarów)
90-ego dnia od dnia wykonania czynności (czynności polegające na drukowaniu książek – PKWiU ex 58.11.1 z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów – PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1 wyłączając usługi dla których zastosowanie ma art. 28b stanowiące import usług)
7-ego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania (niezwrócenie przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją gdy w umowie nie został podany termin zwrotu opakowania, fakturę można wystawić nie później niż 60-ego dnia od dnia wydania opakowania)
z upływem terminu płatności w niżej wymienionych przypadkach: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 z załącznika nr 3 do ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób i usług ochrony, dozoru oraz przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego wyłączając usługi, do których ma zastosowanie art. 28b ustawy dotyczący importu usług, gdzie podatnikiem jest nabywca.
Szczególny moment powstania obowiązku podatkowego
Zgodnie z art.19a ust.1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy towarów lub wykonania usługi. W niektórych sytuacjach moment ten wyjątkowo może mieć miejsce w innym czasie niż moment wystawienia faktury.
Dotyczy to:
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
świadczenia usług: telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze ochrony osób ochrony, dozoru i przechowywania mienia stałej obsługi prawnej i biurowej dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej i chłodniczej oraz gazu przewodowego wyłączając usługi, do których ma zastosowanie art. 28b (import usług, w których podatnikiem jest nabywca).
W przypadkach zawartych w art. 106b ust. 1 obowiązek podatkowy wystąpi z dniem wystawienia faktury także w sytuacji kiedy dochodzi do:
świadczenia usług budowlanych i budowlano-montażowych
dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1)
czynności drukowania książek (PKWiU ex 58.11.1) z wyłączeniem map i ulotek, gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1)
z wyjątkiem usług, do których ma zastosowanie art. 28b (import usług, w których podatnikiem jest nabywca.
