Przedsiębiorcy na każdym kroku szukają oszczędności w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, które mogą dotyczyć codziennych kosztów związanych z prowadzeniem firmy, jak chociażby zakupu papieru do drukarki potrzebnego do drukowania dokumentów, np. faktur papierowych. Obecnie jeszcze spora część przedsiębiorców korzysta z faktur papierowych, chociaż powoli zaczynają je zastępować faktury w formie elektronicznej.
Zamiana faktur papierowych na ich elektroniczne odpowiedniki
Przedsiębiorcy każdego miesiąca ponoszą określone wydatki, które dokumentują za pomocą faktur. Podatnicy coraz częściej otrzymują faktury drogą elektroniczną i z zasady nie mają obowiązku drukować ich na papierze. Obecnie coraz częstszą praktyką jest skanowanie otrzymanych dokumentów, które następnie mogą być przesyłane e-mailem do biura rachunkowego prowadzącego księgowość firmy. Nowoczesne rozwiązania technologiczne pozwalają magazynować faktury w postaci elektronicznej na bezpiecznych serwerach internetowych przy jednoczesnym zachowaniu ich autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności oraz w taki sposób, który pozwala na ich szybkie odszukanie. Niewątpliwym plusem archiwizowania faktur w postaci elektronicznej jest duża oszczędność środków wydatkowanych na zakup akcesoriów do drukarki (papier, toner itp.), a także oszczędność miejsca w prowadzonej działalności gospodarczej. Nie trzeba kupować segregatorów oraz szafek do przechowywania dokumentów papierowych.
Definicja kosztów podatkowych
Zgodnie z przepisami podatkowymi za koszty uzyskania przychodów uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Każdy wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę powinien być poddany dokładnej analizie. Podatnik ma obowiązek wykazania związku poniesionego kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty mogą stanowić zarówno wydatki będące w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak również te mające związek pośredni po wykazaniu, że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wtedy, kiedy z jakiś powodów przychód ten nie został osiągnięty.
Dany wydatek zostaje uznany za koszt podatkowy, jeżeli zostaną spełnione określone warunki, a mianowicie wydatek:
został poniesiony przez podatnika, czyli podatnik za niego zapłacił własnymi środkami firmowymi. Za wydatki poniesione w działalności nie mogą absolutnie zapłacić inne osoby
jest definitywny (rzeczywisty), czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona
pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów
nie może znajdować się w katalogu wydatków, które zgodnie z przepisami zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów
został właściwie udokumentowany.
Poza tym wszelkie dowody księgowe muszą być rzetelne, czyli zgodne ze stanem faktycznym. Muszą dokumentować rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, muszą być kompletne i wolne od błędów rachunkowych.
Na podstawie powyższych informacji można wnioskować, że jeżeli przesłany do przedsiębiorcy skan dokumentu będzie potwierdzał wystąpienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy kosztem, a przychodem, to można uznać, że taki dokument jest dowodem księgowym, który może być ujęty w kosztach firmy.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 12 maja 2020 roku, nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG
Powyższa interpretacja potwierdza fakt, że faktura elektroniczna jest prawidłowym dowodem księgowym. Obecnie dostarczanie faktur papierowych nie jest konieczne. Dzięki temu podatnik może zaoszczędzić pieniądze, które do tej pory wydatkował na zakup papieru do drukarki oraz tonera potrzebnych do wydruku faktury papierowej.
