Jak prowadzić ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową?
Z dniem 1 czerwca 2017 roku wszedł w życie nowy przepis, który nakłada na przedsiębiorcę użytkownika obowiązek prowadzenia w firmie ewidencji okresów pracy pracownika tymczasowego. Jest to jedna ze zmian wprowadzona ustawą z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz niektórych innych ustaw.
Przede wszystkim należy w niej wskazać wszystkie okresy pracy tymczasowej danego pracownika, niezależnie od tego, z której agencji pracy tymczasowej dana osoba trafiła do przedsiębiorcy. Nie ma znaczenia też czy została zatrudniona na podstawie umowy o pracę, czy też umowy cywilnoprawnej W ewidencji musi znaleźć się data rozpoczęcia i zakończenia wykonywania pracy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.
Ewidencja okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych – treść
każdorazowego wykonywania pracy tymczasowej na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika. Nie wymagane jest podawanie innych danych, jak np.: rodzaj wykonywanej pracy, czy wymiar czasu pracy oraz określania podstawy zatrudnienia. Dobrym rozwiązaniem, które będzie ułatwiało przedsiębiorcy bieżącą analizę długości przepracowanych okresów, jest stworzenie rubryki przeznaczonej do umieszczania informacji ile miesięcy i dni trwało zatrudnienie w odniesieniu do każdej umowy.
Ewidencja zatrudnienia pracowników tymczasowych - cel
Celem prowadzenia ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych jest umożliwienie realizacji ograniczenia związanego z obowiązującymi limitami przy zatrudnianiu pracowników tymczasowych, jak również ułatwienie przeprowadzania kontroli.
Ewidencja okresów pracy pracowników tymczasowych - przechowywanie
Ewidencję okresów pracy pracowników tymczasowych należy prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej, osobno dla każdej zatrudnionej osoby. Termin przechowywania obejmuje czas jej prowadzenia oraz okres 36 miesięcy przypadających bezpośrednio po nim (art. 14a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). 36 miesięcy przechowywania liczy się od dnia następującego po wyczerpaniu limitu 18 miesięcy zatrudnienia lub od dnia jaki przypada na koniec zatrudnienia pracownika tymczasowego. Ewidencja powinna być przechowywana u pracodawcy użytkownika. Przepisy nie mówią nic na temat możliwości wglądu pracownika tymczasowego do ewidencji. Pracodawca może mu go umożliwić o ile pracownik wystąpi z takim wnioskiem. Dostęp do ewidencji posiada również Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) w ramach przeprowadzanej kontroli.
Ewidencja musi być przechowywana w sposób bezpieczny tak, aby nikt postronny nie miał do niej wglądu. Pracodawca użytkownik powinien posiadać powyższą ewidencję przez okres:
36 miesięcy liczone od początku pierwszej umowy z pracownikiem tymczasowym
kolejnych 36 miesięcy liczone od zakończenia ostatniej umowy (po wyczerpaniu limitu 18 miesięcy zatrudnienia) lub po upływie całych 36 miesięcy tzw. „pierwszego okresu”.
Okres zatrudnienia
Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zatrudniania pracowników tymczasowych, górna granica łącznego czasu przez jaki dany pracownik może być skierowany do pracy do danego pracodawcy użytkownika wynosi łącznie maksymalnie 18 miesięcy przez okres obejmujący 36 kolejnych miesięcy. Podobnie, pracodawca użytkownik może skorzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego tylko przez łączny okres maksymalnie 18 miesięcy obejmujący 36 kolejnych miesięcy. Podstawę stanowi art. 20 ust. 1 i 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Na maksymalny limit czasu pracy tymczasowej wykonywanej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika pod uwagę brane jest zatrudnienie zarówno na podstawie umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych.
PRZYKŁAD Osoba została skierowana do pracy tymczasowej do firmy A na okres 6 miesięcy. Została podpisana z nią umowa o pracę. Po miesiącu przerwy z pracownikiem ma być podpisana kolejna umowa, ale będzie to już umowa zlecenia. Zgodnie z przepisami, okres pracy z umowy zlecenia będzie doliczony do czasu zatrudnienia na umowę o pracę. W ten sposób będzie można ustalić maksymalny limit czasu pracy. W przypadku pracownika tymczasowego wykonującego pracę w sposób ciągły na rzecz jednego pracodawcy, który zajmuje się zadaniami wcześniej należącymi do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę, okres wykonywania pracy tymczasowej zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie może przekroczyć 36 miesięcy.
Limit długości zatrudnienia oblicza się przez zsumowanie pełnych nieprzerwanych miesięcy zatrudnienia i dni zatrudnienia, które wykraczają poza pełne miesiące, gdzie liczba dni miesiąca została ustalona na 30 dni. Licząc termin wynikający z prawa pracy przyjmuje się, że miesiąc upływa w dniu poprzedzającym dzień z datą odpowiadającą początkowemu okresowi tego terminu.
Ewidencja zatrudnienia pracowników tymczasowych, a ewidencja czasu pracy
to dwie różne ewidencje i nie wolno mylić jednej z drugą.
Ewidencja czasu pracy Pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zatrudnionego pracownika tymczasowego zgodnie z obowiązującymi zasadami i w zakresie przewidywanym prawem (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). W karcie ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, jak:
praca w godzinach nocnych
praca w godzinach nadliczbowych
praca w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy
praca w niedzielę i święta
dyżury, urlopy oraz zwolnienia od pracy
inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
W przypadku pracowników młodocianych pracodawca powinien także umieścić w ewidencji, czas pracy takiego pracownika przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest konieczne z powodu przygotowania zawodowego. Do ewidencji powinny być dołączone także wnioski pracowników o udzielenie im czasu wolnego za przepracowane nadgodziny.
Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy naraża siebie na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 27b ust. 2 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).
Ewidencja zatrudnienia pracowników tymczasowych Prowadzenie ewidencji zatrudnienia pracowników tymczasowych nie jest dla pracodawcy użytkownika obowiązkiem. Za jej brak nie grozi odpowiedzialność karna (wykroczenie przeciwko przepisom ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Na pracodawcę może zostać nałożona jedynie kara grzywny za naruszenie limitów odnoszących się do maksymalnych długości zatrudnienia pracownika tymczasowego.
Umowa z pracownicą w ciąży
Jeżeli umowa o pracę zawarta z pracownicą tymczasową na czas określony miałaby ulec rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży, to powinna zostać przedłużona na czas do dnia porodu. Jest jednak warunek: pracownica tymczasowa musi posiadać łącznie przynajmniej 2 miesiące przypadające na okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przez daną agencję na podstawie umowy o pracę. W takim wypadku umowa zostanie rozwiązana z dniem porodu.
Do łącznego, przynajmniej 2-miesięcznego okresu skierowania zalicza się:
okres lub okresy skierowania do wykonywania pracy tymczasowej, które przypadają na czas obejmujący 36 kolejnych miesięcy poprzedzające zawarcie umowy o pracę, która mogłaby być przedłużona do dnia porodu
okres jaki przypada od dnia zawarcia umowy, która miałaby być przedłużona do dnia porodu, do dnia, w którym pracownica tymczasowa osiągnie łączny przynajmniej 2-miesieczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej.
W przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu nie obowiązują limity długości zatrudnienia dotyczące pracowników tymczasowych. Zgodnie z art. 177 par. 3 Kodeksu pracy nie stosuje się maksymalnych okresów zatrudnienia tymczasowego. Pracodawca użytkownik powinien w ewidencji pracowników tymczasowych wskazać rzeczywisty okres trwania zatrudnienia, który został przedłużony do dnia porodu z powodu ciąży pracownicy. W tym wypadku dokumentacja pracownicza (akta osobowe) będą przechowywane w agencji pracy tymczasowej przez okres 36 miesięcy liczone od dnia porodu.
PRZYKŁAD Pracownica została zatrudniona do pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę zawartej na okres 13 miesięcy. W związku z ciążą umowa została przedłużona o kolejne miesiące. Dodatkowe miesiące nie mają znaczenia przy określaniu limitów maksymalnego zatrudnienia i nie wywołują odpowiedzialności za przekroczenie okresu 18 miesięcy zatrudnienia w ramach pracy tymczasowej, ponieważ okres przedłużenia z powodu ciąży nie jest wliczany do obecnego i przyszłego limitu maksymalnego zatrudnienia pracownicy. Ponowne podjęcie pracy tymczasowej przez pracownicę na rzecz tego samego pracodawcy pozwala na zawarcie umowy na pozostały okres 5 miesięcy pozostały z limitu 18-sto miesięcznego. Wcześniej przed porodem pracownica wykorzystała 13 miesięcy z 18.
