Przy niektórych transakcjach, zwłaszcza tych na wysokie kwoty sprzedawca może wymagać od nabywcy jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, wpłaty określonej kwoty pieniędzy na poczet danego zlecenia. Taką wpłatę nazywamy zaliczką. Sprzedawca po jej otrzymaniu powinien wystawić klientowi fakturę zaliczkową. Zaliczki najczęściej rozlicza się w cenie towaru lub usługi.
Obowiązek podatkowy (art. 19a ust.8 ustawy o VAT) powstaje w momencie otrzymania całości lub części zapłaty (zaliczka) odnoszącej się do otrzymanej kwoty. Jeżeli klient prowadzi działalność gospodarczą to ma obowiązek udokumentować wpłaconą zaliczkę przez wystawienie faktury zaliczkowej.
Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać takie elementy, jak:
data wystawienia
kolejny numer
dane podatnika oraz nabywcy towarów lub usług łącznie z ich adresami
numery identyfikujące podatnika i nabywcę na potrzeby podatku
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług
dane dotyczące zamówienia lub umowy
kwota otrzymanej zapłaty
kwota podatku wyliczona według podanego niżej wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku)/(100 + stawka podatku).
Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi, ale nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem pieniędzy. Biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności jakie mogą wiązać się z uregulowaniem zapłaty lepiej jest wystawić dokument zaliczkowy po otrzymaniu zapłaty.
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy dokumentowaniu zaliczek płaconych przy:
dostawie energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
świadczeniu usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych
świadczeniu usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 140 – 153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT)
świadczeniu usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
świadczeniu usług stałej obsługi prawnej i biurowej
świadczeniu usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.
Zaliczka otrzymana na wyżej wymienione czynności nie wywołuje obowiązku podatkowego, dlatego też nie ma potrzeby wystawiania faktury zaliczkowej.
Faktura końcowa
Fakturę końcową wystawia się w sytuacji kiedy zapłata zaliczki nie objęła pełnej wartości zamówienia. Przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury końcowej do 15 dnia kolejnego miesiąca po dokonaniu dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których wcześniej była wystawiona faktura zaliczkowa. W fakturze końcowej należy uwzględnić wcześniejszą zaliczkę i wskazać jaka część należności pozostała do spłacenia.
Do jednej transakcji może być wpłaconych kilka zaliczek i wystawionych kilka faktur zaliczkowych. Wszystkie zaliczki muszą być ujęte w fakturze końcowej. Jeżeli zaliczka pokryje całą wartość zamówienia to nie ma potrzeby wystawiania zerowej faktury końcowej.
Tak, można prowadzić kilka schematów numeracji, aczkolwiek powinna ona być ciągła. Zatem numery 1/20203/zaliczka do 13/2023/zaliczka również powinny istnieć.
