Jak prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Sprzedaż prowadzona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy fiskalnej. Przepisy pozwalają, aby niektórzy przedsiębiorcy po spełnieniu określonych warunków mogli skorzystać ze zwolnienia z rejestracji sprzedaży na kasie. Jeżeli sprzedawca został zwolniony z ewidencjonowania, a klient nie żąda wystawienia faktury lub rachunku, to sprzedawca osiąga tzw. przychód bezrachunkowy, dla którego powinien prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej przy sprzedaży stacjonarnej

Sprzedawca, który zajmuje się sprzedażą w sklepie stacjonarnym lub prowadzi sprzedaż w formie wysyłkowej i uwzględnia zapłatę gotówkową oraz korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej ma obowiązek prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej w postaci broszury spiętej na stałe.

Przepisy nie określają wzoru ewidencji bezrachunkowej. Jednak powinna ona zawierać takie elementy jak: 

• ponumerowane strony
• liczbę porządkową wpisów
• datę uzyskania przychodu
• wartość przychodu brutto
• podsumowanie wartości przychodu z danego dnia.

Czynni podatnicy VAT, którzy sprzedają towary/usługi w różnych stawkach VAT powinni umieścić w ewidencji poszczególne stawki podatku w taki sposób, aby było możliwe prawidłowe wyliczenie wartości VAT.

W ewidencji dotyczącej sprzedaży bezrachunkowej nie ujmuje się sprzedaży udokumentowanej fakturą lub rachunkiem. Ewidencja sprzedaży musi znajdować się w miejscu dokonywanej sprzedaży. Na koniec każdego dnia, sprzedawca ma obowiązek wprowadzenia zsumowanego przychodu z danego dnia do KPiR do kolumny 7 – „Sprzedaż towarów i usług”. Jeżeli księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, to przychód może zostać zaksięgowany z ewidencji dziennej na koniec miesiąca. 

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej przy sprzedaży wysyłkowej

W przypadku prowadzenia sprzedaży wysyłkowej sprzedawca z zasady otrzymuje zapłatę na konto bankowe. W takiej sytuacji podstawowym dokumentem ewidencji sprzedaży będzie wyciąg z banku. Przelewy otrzymywane od klientów muszą być czytelne, aby można było z nich wyczytać jakiej transakcji dotyczą. Jeżeli z tytułu przelewu trudno jest wywnioskować, o którą sprzedaż chodzi, to sprzedawca ma obowiązek prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży, tak jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej. Obecnie duża część przedsiębiorców przy sprzedaży wysyłkowej wykorzystuje płatności elektroniczne. W związku z tym, że na takim dokumencie znajduje się za mała ilość danych i trudno jest zidentyfikować daną transakcję, to taki dokument nie może stanowić podstawy księgowania przychodu. Przedsiębiorcy chcąc uniknąć tego typu sytuacji dodrukowują szczegóły z wyciągów transakcji korzystając bezpośrednio z serwisu, który zajmuje się płatnościami, a następnie podpinają go do wyciągu z konta firmowego. Jednak taka praktyka nie jest do końca zgodna z przepisami. Dotyczy głównie wyciągów z konta bankowego lub z rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Niestety elektroniczne systemy płatności nie są zaliczane do banków. Pomimo, że przepisy nie zostały zmienione, to organy podatkowe zaczynają coraz częściej uwzględniać taką ewentualność

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – plik JPK_V7

Podatnicy w pliku JPK_V7 mają obowiązek wykazywania wielu dodatkowych oznaczeń i symboli. Jednym z oznaczeń jest WEW. Stosuje się je w stosunku do dokumentów wewnętrznych innych niż faktury, które mają wpływ na podstawę opodatkowania VAT na in plus lub in minus. Przychód wykazywany w JPK_V7 na podstawie sprzedaży bezrachunkowej oznacza się symbolem WEW.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w programie FakturaXL

W programie Faktura XL księgowanie przychodów, wynikających z prowadzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, wprowadzić można za każdy dzień jako zsumowaną wartość sprzedaży z tego dnia lub w formie jednego wpisu na koniec miesiąca, który jest sumą miesięcznej sprzedaży.
Sprzedaż taką wprowadza się w dziale Przychody dokumentem Paragon bez podawania danych Nabywcy. Należy wybrać podtyp niefiskalny, a w pozycjach wprowadzić np. nazwę "Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej miesiąc/rok" i wartość tej sprzedaży. Data wystawienia i data sprzedaży powinna wskazywać dzień  w którym został uzyskany przychód lub ostatni dzień miesiąca jeśli to zbiorczy wpis miesięczny.
Wymagane oznaczenie WEW dla tego typu sprzedaży pojawi się automatycznie w pliku JPK_V7M i JPK_V7K.

Data publikacji: 2022-08-09, autor: FakturaXL