Przedsiębiorca po dokonanej sprzedaży lub świadczonej usłudze ma obowiązek wystawienia faktury dokumentującej daną czynność. Do wystawiania faktur służą specjalne programy dostępne w wersjach płatnych i darmowych. Na rynku jest ich dość dużo, dlatego czasami trudno wybrać ten najbardziej odpowiedni. Tym bardziej, że to co czasami wydaje się bezpłatne, finalnie takie nie jest. Dlatego warto dokładnie zapoznać się z ofertą.
Faktura VAT dokumentuje sprzedaż lub wykonaną usługę. Na jej podstawie przedsiębiorca otrzymuje zapłatę za dokonaną czynność. W późniejszym czasie stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT oraz obliczenia wysokości podatku dochodowego. Mimo, że faktura jest prostym dokumentem to czasami mogą zdarzyć się na niej pomyłki. Błędów można uniknąć jeżeli korzysta się z odpowiedniego programu do wystawiania faktur, a wiele z nich posiada bezpłatne wersje.
Faktura VAT
obowiązkowo musi zawierać podstawowe dane i wartości niezależnie od formy w jakiej została wystawiona (papierowa lub elektroniczna).
Szczegóły dotyczące faktur VAT zawiera art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim na dokumencie musi znaleźć się:
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy
adres podatnika i nabywcy
numer NIP identyfikujący podatnika i nabywcę na potrzeby podatku
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług
data otrzymania zapłaty
nazwa towaru lub usługi
miara i ilość
cena jednostkowa netto towaru lub usługi
kwoty opustów, obniżek cen, rabatów za wcześniejszą zapłatę jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość netto towarów lub usług
stawka podatku
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty poszczególnych stawek podatku
suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż z różnymi stawkami VAT oraz sprzedaż zwolnioną
kwota należności ogółem.
Odpowiedni darmowy program do wystawiania faktur
to taki, który jest na bieżąco aktualizowany. Musi być zgodny z przepisami zawartymi w ustawie i zawierać wszystkie nowości oraz wprowadzane zmiany prawne, których w ostatnim czasie jest bardzo dużo. Na rynku jest duży wybór różnych programów, które nie kosztują dużo, a nawet są darmowe. Niektóre z nich darmowe są tylko z pozoru, ponieważ za wszelkie aktualizacje, które wynikają z przepisów prawa trzeba zapłacić. Sporo takich można znaleźć w serwisie Chomikuj, warto więc zastanowić się czy dane wprowadzane do takiego programu będą bezpieczne i czy nie narazimy się na odpowiedzialność karną. Z drugiej strony są darmowe programy do faktur w bankowości elektronicznej. Są one zazwyczaj mocno okrojone funkcjonalnie, a jednocześnie częstą praktyką jest zamykanie projektu przez bank. Tak się stało w ostatnich latach z programami, które były oferowane przez kilka wiodących na polskim rynku banków.
Program do wystawiania faktur powinien też być łatwo dostępny z każdego miejsca, w którym chcemy z niego skorzystać. Często jest tak, że instalacja na kolejnym urządzeniu wymaga zapłaty, np.: na komputerze domowym, czy laptopie. Może też okazać się, że dane nie są aktualizowane i zapisują się jedynie na urządzeniu, na którym została wystawiona faktura. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest wybór programu do wystawiania faktur online i dający nieograniczony dostęp.
Wybierając odpowiedni program do fakturowania warto zastanowić się, czy nie chcemy czegoś więcej, jak np.: dodatkowo programu do księgowania, aby móc samemu rozliczać rachunkowość. Najlepszym rozwiązaniem będzie rozszerzony program do wystawiania faktur posiadający w ofercie obsługę KPiR, a nawet pełną księgowość.
Darmowa wersja programu FakturaXL
Program Faktura XL do fakturowania i księgowości online posiada bezpłatną wersję, która pozwala na wystawienie co miesiąc 10 faktur i dokumentów za darmo. Nie ma ograniczenia czasowego, ani na ilość stanowisk, ponieważ działa online na każdym urządzeniu (smartfon, tablet, komputer pc, mac) i w każdym systemie (np. Windows, Linux, MacOS). Kolejną zaletą oprogramowania online do faktur jest pewność, że mamy zawsze aktualny program, a co za tym idzie zgodny z przepisami! Kwestie RODO związane z ochroną danych osobowych, również spadają wtedy na operatora programu, ponieważ dane są przechowywane na serwerach, które muszą spełniać szereg wymogów bezpieczeństwa i są administrowane przez specjalistów IT. Program jest stale aktualizowany zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów oraz w pełni zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur. Co istotne wysyłanie faktur do KSeF jest również za darmo.
O wszystkich zaletach programu FakturaXL można przeczytać w niezależnych rankingach, forum internetowym i czasopismach oraz na stronie z funkcjami programu.
