Mali i średni przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z internetowych serwisów i programów do fakturowania. Dla wielu osób pracujących na własny rachunek lub w wolnych zawodach dużym ułatwieniem są aplikacje do fakturowania dostępne na urządzenia mobilne. Są one łatwe w obsłudze i pozwalają wystawić fakturę wręcz w ekspresowym czasie.
Kilka powodów, dla których warto korzystać z e-faktury
1. łatwy dostęp z każdego miejsca Fakturowanie mobilne to wygodny sposób na wystawianie faktur z każdego miejsca i o każdym czasie. Aplikacje mobilne mogą działać w każdym systemie operacyjnym z przeglądarką internetową, które zainstalowane są na urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony, czy tablety. 2. dokumenty firmy w jednym miejscu Cała dokumentacja firmy dostępna jest w jednym miejscu i można przechowywać ją wirtualnie, np.: w chmurze. Dzięki temu dostęp do nich możliwy jest przez całą dobę i z każdego miejsca. Wystawione dokumenty mogą być archiwizowane. Można nimi zarządzać i nadawać im określone kategorie. 3. możliwość wystawiania różnych dokumentów Fakturowanie mobilne daje możliwość wystawiania różnego rodzaju dokumentów sprzedaży, takich jak: faktury VAT, rachunki, faktury zaliczkowe, paragony, a nawet korekty dokumentów. Dokumentom wystawianym internetowo nadawany jest numer w sposób automatyczny wg wcześniej ustalonego wzoru. 4. możliwość szybkiej wysyłki i unikatowy szablon dokumentu Istnieje możliwość szybkiej i bezpośredniej wysyłki wystawionych dokumentów do Klienta w formie elektronicznej (dokument najczęściej zapisuje się w pliku PDF). Przedsiębiorca ma możliwość dostosowania faktur do własnych potrzeb, jak np.: unikalny wygląd z logo firmy. 5. nowe funkcjonalności i udogodnienia Przedsiębiorca, który posiada sklep internetowy ma możliwość skorzystania z dodatkowych funkcji, dzięki którym łatwiej mu będzie wystawić fakturę. Program do fakturowania online może być zintegrowany z magazynem sklepu. Dodatkowo przedsiębiorca ma dostęp do bazy kontrahentów (CRM), bazy środków trwałych oraz kosztów prowadzenia działalności. Zakres dostępnych funkcji zależy od danej aplikacji, czy wykupionego abonamentu określającego zakres możliwości.
Faktura online, a kwestia bezpieczeństwa
Większość programów i aplikacji do wystawiania faktur wyposażona jest w szyfrowany protokół bezpieczeństwa SSL, który wykorzystywany jest podczas przesyłania danych. Oznacza to, że faktury wystawiane online, jak również wszystkie pozostałe dane są w pełni bezpieczne.
Poza tym dostęp do programu ma tylko i wyłącznie użytkownik posiadający indywidualny login i hasło, które ustala sam zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Hasło powinno być zmieniane co pewien czas. Dodatkowo dokumenty mogą być zabezpieczone przez tzw. sumę kontrolną, czyli specjalny kod generowany na podstawie danych z dokumentu. Jednak nie wszystkie serwisy posiadają taką możliwość.
Dokumenty przechowywane w chmurze
Nowoczesne fakturowanie online powinno posiadać możliwość zapisywania wystawianych dokumentów i innych danych w chmurze. Jest to funkcjonalność nie tylko wygodna, ale i bezpieczna. Dostęp do dokumentów możliwy jest w każdym momencie, z każdego urządzenia i w każdym miejscu. Użytkownik nie musi martwić się, że zapisane informacje zostaną utracone w przypadku kiedy zgubi lub zostanie uszkodzony komputer bądź dysk przenośny. Dzięki chmurze dostęp do dokumentów możliwy jest cały czas. Serwery działające w chmurze systematycznie tworzą kopie zapasowe wystawianych faktur.
Przykładem takiego programu jest Faktura XL, gdzie faktury i dokumenty księgowe można wystawiać online z każdego urządzenia bez ograniczeń na ilość stanowisk.
