Jednym z ważniejszych firmowych dokumentów księgowych jest faktura. Każda powinna być wystawiona poprawnie, ponieważ tylko wtedy daje gwarancję prawidłowego rozliczenia podatku VAT i prowadzenia ewidencji księgowej. Faktura musi zawierać określone dane. Czasami może zdarzyć się, że sprzedawca pominie na dokumencie jakiś element, np. adres nabywcy. Co w takiej sytuacji należy zrobić, jeżeli dokument trafił już do obiegu? Czy taka faktura jest ważna?
Minimalne dane, jakie powinna zawierać faktura VAT – czy adres nabywcy jest takim elementem?
Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) wskazuje, jakie elementy powinny znaleźć się na fakturze, aby została ona uznana za ważny dokument księgowy.
Faktura przede wszystkim powinna zawierać następujące dane:
data wystawienia
numer faktury jednoznacznie ją identyfikujący
imiona i nazwiska lub nazwy stron transakcji: sprzedawcy i nabywcy wraz z ich adresami
numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy
opis towarów lub usług
cena netto
stawka VAT
cena brutto.
Pomimo, że zgodnie z przepisami prawa na fakturze koniecznie muszą znaleźć się adresy stron transakcji, to czasami zdarzają się sytuacje, kiedy na dokumencie brak jest adresu nabywcy. Niektóre interpretacje przepisów pozwalają na takie odstępstwo i wystawienie faktury z niepełnymi danymi.
Adres na fakturze – jak się mają przepisy Unii Europejskiej do polskich uregulowań?
Wszelkie regulacje odnoszące się do faktur wystawianych w Polsce związane są z przepisami obowiązującymi w UE. Jak stanowi Dyrektywa 2006/112/WE Rady, faktura koniecznie musi zawierać dane, które pozwolą jednoznacznie zidentyfikować strony transakcji. Wśród tych danych należy wymienić adres nabywcy. Przepisy obowiązujące w Polsce brzmią i są interpretowane podobnie jak w Unii, chociaż pewne wyjątki mogą mieć miejsce. Urzędy skarbowe różnie interpretują kwestie związane z umieszczeniem adresu nabywcy na fakturze. Czasami, jeżeli będzie go brakowało, to urząd może zakwestionować taki dokument. Są też interpretacje, które uznają fakturę bez adresu nabywcy za ważny dokument pod warunkiem, że na podstawie pozostałych danych można łatwo dokonać identyfikacji nabywcy.
Podstawowa zasada – dopuszczalne wyjątki i przypadki szczególne
W niektórych przypadkach, głównie przy zawieraniu transakcji międzynarodowych na fakturze VAT nie musi być koniecznie zawarty adres nabywcy. Wystarczą inne dane podstawowe, takie jak: numer NIP lub inne informacje na podstawie, których będzie można jednoznacznie dokonać identyfikacji kontrahenta. Nie jest to jednak zasada, która powinna być cały czas stosowana. Należy mieć na uwadze, że każda sprawa, każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie na podstawie rodzaju transakcji oraz w zależności od regulacji krajowych.
Faktura bez danych nabywcy – co robić?
Jeżeli nabywca otrzyma fakturę bez pełnych danych, w tym adresu nabywcy, to czasami może mieć problem z odliczeniem VAT oraz z ujęciem wydatku w księgach rachunkowych.
W takiej sytuacji powinien wykonać kilka czynności:
kontakt ze sprzedawcą – najprościej jest skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić go o poprawienie dokumentu przez wystawienie faktury korygującej
wystąpienie o wydanie duplikatu faktury – jeżeli nie ma możliwości poprawienia błędnie wystawionej faktury, to sprzedawca może wystawić duplikat faktury z poprawnymi danymi
sprawdzenie poprawności pozostałych danych umieszczonych na fakturze – może okazać się, że faktura pomimo braku adresu nabywcy jest pełnoprawnym dokumentem księgowym pod warunkiem, że będzie zawierała inne istotne elementy, jak np.: pełna nazwa firmy, czy numer NIP. Jednak i w tej sytuacji, aby do końca upewnić się, czy dokument jest ważny i spełnia minimalne wymagania warto skontaktować się z prawnikiem lub księgowym
zachowanie korespondencji ze sprzedawcą – w przypadku, kiedy kontakt ze sprzedawcą nie prowadzi do rozwiązania problemu, to warto jest zachować korespondencję prowadzoną odnośnie podjęcia próby rozwiązania problemu, co może przydać się podczas ewentualnej kontroli skarbowej.
Sposoby na poprawienie faktury niezawierającej adresu nabywcy
Fakturę bez adresu nabywcy można poprawić przez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Osoba wystawiająca fakturę ma prawo do poprawy błędnych danych występujących na fakturze oraz brakujących informacji dotyczących nabywcy. Zgodnie z przepisami fakturę korygującą wystawia się, jeżeli zostaną stwierdzone jakiekolwiek nieprawidłowości na oryginale, również brak adresu nabywcy. Korekta najczęściej wystawiana jest na skutek porozumienia z nabywcą. Wtedy jest szansa, że nowe dane będą wpisane prawidłowo. Faktura korygująca musi koniecznie zawierać pełne dane z oryginału faktury, dane poprawione i te brakujące.
Brak lub błąd w adresie nabywcy na fakturze
Wszelkie błędy w adresie na fakturze mogą mieć określone konsekwencje prawne zarówno dla sprzedawcy jak i nabywcy. Jedną z nich i najczęściej występującą jest odmowa odliczenia podatku VAT przez organ skarbowy. Może on uznać fakturę bez adresu nabywcy za niepełną lub błędną. Czasami kontrolerzy mogą uznać, że brak adresu przyczynia się do uznania, że dokument nie spełnia wymagań zawartych w ustawie o VAT, czego skutkiem może być nałożenie na przedsiębiorcę kary finansowej. Zdarza się, że urząd skarbowy przeprowadza u podatnika kontrolę dokumentacji księgowej. Jeżeli w trakcie kontroli stwierdzi, że faktury zostały wystawione nieprawidłowo lub brakuje na nich istotnych danych, jak przykładowo adresu nabywcy, to przedsiębiorca może ponieść karę w postaci:
grzywny nałożonej za występujące nieprawidłowości w dokumentacji
odmowy prawa do odliczenia VAT
nakazu dokonania korekty deklaracji podatkowych.
Przy czym przedsiębiorca musi mieć świadomość, że każda sprawa i każda kontrola rozpatrywane są indywidualnie. Brak adresu na fakturze najczęściej wymaga jedynie naprawienia, a podatnik nie ponosi większych konsekwencji pod warunkiem, że przedsiębiorca starannie poprawi dokumentację.
Faktura bez adresu nabywcy – kiedy urząd skarbowy może uznać ją za nieważną?
Czasami urząd skarbowy może zakwestionować fakturę bez adresu nadawcy pod kątem:
prawidłowości – ma to miejsce w przypadku, kiedy nie ma możliwości jednoznacznej identyfikacji nabywcy. Wtedy urząd może uznać, że faktura nie spełnia wymogów formalnych ustawy o VAT
nieważności – jeżeli urząd podejrzewa, że transakcja jest fikcyjna lub dane nie pozwalają jednoznacznie na identyfikację stron transakcji, urząd ma prawo zakwestionować prawdziwość takiego dokumentu. Brak danych adresowych może utrudnić lub uniemożliwić prawidłowe rozliczenie transakcji, a to wiąże się z podjęciem kontroli u podatnika.
Przypadki, w których urząd kwestionuje prawidłowość faktury
brak możliwości identyfikacji nabywcy – zamieszczenie na fakturze tylko ogólnych danych dotyczących nabywcy, jak nazwa firmy i NIP. Brak wskazania pełnego adresu może utrudnić identyfikację stron transakcji, zwłaszcza w sytuacji, kiedy adres nabywcy jest inny niż adres prowadzenia działalności
podejrzenie popełnienia oszustwa – brak pełnych danych na fakturze, w tym także adresu może wzbudzać pewne wątpliwości, czy taka transakcja miała rzeczywiście miejsce. W tej sytuacji urząd może przeprowadzić u podatnika kontrolę podatkową, podczas której dokładnie sprawdzi i przeanalizuje dokumenty firmy
nieprawidłowości podczas odliczania podatku VAT – faktura VAT, która nie spełnia formalnych wymagań może stanowić podstawę do odliczenia podatku VAT, jednak brak adresu nabywcy może spowodować, że urząd przyjmie, że transakcja jest za mało udokumentowana i może odmówić prawa do dokonania odliczenia VAT.
Brak adresu nabywcy na fakturze – przykłady, kiedy faktura zostanie uznana za ważną
W niektórych przypadkach faktura, na której brak jest adresu nabywcy może zostać uznana za ważną. Ma to miejsce w trzech sytuacjach:
faktura zawiera prawidłowy numer NIP nabywcy – numer NIP jest identyfikatorem podatkowym, który może zastąpić na fakturze brak innych danych przedsiębiorcy, w tym danych adresowych
faktura zawiera pełną nazwę firmy – jeżeli faktura zawiera pełną nazwę nabywcy i inne dane identyfikacyjne, jak numer telefonu, e-mail, które umożliwią identyfikację nabywcy, to urząd skarbowy może uznać, że są one wystarczające, aby stwierdzić, że faktura jest ważna
faktura dokumentuje transakcje międzynarodowe – w przypadku faktur dokumentujących zawierane transakcje międzynarodowe i wystawianych na zagranicznych kontrahentów, adres nabywcy może zostać zastąpiony innymi danymi identyfikacyjnymi, które mogą okazać się za wystarczające w danym kraju, jak np. numer identyfikacyjny VAT UE.
Ponadto faktura może zostać uznana za ważną, jeżeli przedsiębiorca wykaże staranność w zakresie wystawiania faktur.
Faktura bez adresu nabywcy – jak uniknąć ewentualnych problemów z urzędem skarbowym?
Najważniejsze jest, aby sprzedawca wystawiał faktury zgodnie z przepisami i umieszczał na nich niezbędne dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację nabywcy. W ten sposób może uniknąć problemów z urzędem skarbowym i ewentualnych kar finansowych.
Aby ryzyko związane z brakiem adresu nabywcy na fakturze zostało zmniejszone do minimum, przedsiębiorca powinien zastosować się do kilku reguł, jak:
weryfikacja danych nabywców – przed wystawieniem faktury warto jest zweryfikować, czy dane nabywcy są aktualne i kompletne, a zwłaszcza numer NIP i adres. W tym celu można skorzystać np. z bazy danych VAT UE
automatyczne wystawianie faktur – obecnie dostępne są programy księgowe, które między innymi automatycznie pobierają dane podatników z ogólnie dostępnych baz danych
konsultacje z księgowymi – wszelkie wątpliwości związane z fakturą warto jest skonsultować ze specjalistami od księgowości.
Jak skorygować fakturę bez adresu nabywcy?
Każda faktura VAT zawierająca błędy, również brak adresu nabywcy może zostać poprawiona za pomocą faktury korygującej. Dokument obowiązkowo powinien wystawić sprzedawca, jeżeli nabywca wystosuje takie żądanie. Faktura korygująca będzie poprawna pod warunkiem, że będzie zawierała pełne dane, w tym także brakujący na oryginale adres nabywcy. Dodatkowo musi wskazywać, które dane zostały poprawione.
Faktura korygująca – przypadki, kiedy należy ją wystawić
błędy w danych – korektę należy wystawić niezależnie od tego, czego dotyczą błędy, czy nazwy firmy, numeru NIP, czy adresu. Każda nieprawidłowość powinna być poprawiona za pomocą faktury korygującej
zmiana warunków transakcji – jeżeli zmieniają się warunki dotyczące danej transakcji, jak np. ilość dostarczanych towarów/usług, to trzeba wystawić fakturę korygującą
brakujące dane nabywcy – faktura, która nie zawiera adresu nabywcy wymaga wystawienia faktury korygującej uzupełniającej brakujące dane.
Dane, które powinna zawierać faktura korygująca
Faktura korygująca jest takim dokumentem, który powinien zawierać wszystkie dane umieszczone na oryginalnym dokumencie z uwzględnieniem poprawionych informacji.
Na korekcie koniecznie muszą znaleźć się następujące informacje:
numer faktury korygującej
dane z faktury pierwotnej
opis korekty, czego dotyczy ze wskazaniem poprawianych danych oraz z uwzględnieniem brakujących informacji, jak np. adres nabywcy
powód korekty
nowa wartość danych po korekcie.
Faktura korygująca ma dla przedsiębiorcy duże znaczenie, w tym daje pewność, że dokumenty księgowe są poprawne i spełniają wszystkie wymagania prawne i zgodne są z aktualnymi przepisami podatkowymi.
