Czasami pomimo dołożonych starań na wystawianych fakturach mogą pojawić się błędy zarówno formalne jak i merytoryczne. Jak należy postąpić jeżeli błąd dotyczy danych formalnych widniejących na fakturze? W jaki sposób można poprawić błąd na fakturze kosztowej?
W przypadku kiedy nabywca otrzyma od dostawcy fakturę zawierającą błąd formalny (np. w nazwie firmy lub w numerze NIP), to nie musi zwracać się do wystawcy o wystawienie faktury korygującej. Wystarczy, jeżeli skoryguje błąd samodzielnie za pomocą noty korygującej.
Nota korygująca jest dokumentem służącym do korekty wybranych pozycji z faktury. Wystawia się ją w sytuacji kiedy pomyłka dotyczy:
daty wystawienia faktury pierwotnej
daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi
numeru faktury
imion i nazwisk lub nazw podatnika oraz nabywcy towarów bądź usług, a także ich adresów
nazwy towaru lub usługi.
Błędy wartości cyfrowych, jak np. błędne wyliczenia wymagają wystawienia przez dostawcę faktury korygującej.
Nota korygująca – jakie dane powinna zawierać?
Nota korygująca, aby była poprawna musi zawierać określone dane. Koniecznie muszą znaleźć się na niej niżej wymienione elementy, które zostały wskazane w art. 106k ustawy o VAT w sprawie wystawiania faktur, czyli:
oznaczenie „Nota korygująca”
kolejny numer
data wystawienia
imiona i nazwiska lub nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury bądź faktury korygującej wraz z ich adresami i numerami NIP
dane zawarte w poprawianej fakturze, jak: data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy i ilości towarów lub usług, których dotyczy faktura
wskazanie korygowanej treści oraz podanie prawidłowej.
Akceptacja noty
W zasadzie, aby nota i faktura korygująca były ważne muszą zostać zaakceptowane przez odbiorcę. W art. 106k ust. 2 ustawy o VAT zostało wskazane, że nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. W przepisie brak jest podanego sposobu jak ma wyglądać taka akceptacja. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami nie ma już obowiązku składania na nocie podpisu odbiorcy. Oznacza to, że każdy zwrot potwierdzenia odbioru listu poleconego, czy wiadomości elektronicznej przez odbiorcę oznacza potwierdzenie zaakceptowania noty.
