W każdym miesiącu przedsiębiorcy wystawiają setki faktur VAT. Na dokumentach muszą znaleźć się określone dane. Niektóre z nich są obowiązkowe, a inne umieszcza się na zasadzie dobrowolności. Każda wystawiona faktura oprócz podstawowych informacji, takich jak dane stron transakcji powinna zawierać nazwę, ilość oraz cenę jednostkową danego produktu lub usługi. Czasami przedsiębiorcy mają problem z prawidłowym określeniem jednostki miary. Nie wiedzą np. jaką jednostkę powinni zastosować w przypadku świadczonej usługi lub co zrobić, kiedy towar sprzedawany jest w opakowaniach zbiorczych?
Ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia wykonawcze nie zawierają wzoru faktury, a jedynie informują o tym jakie dane obowiązkowo powinny znaleźć się na fakturze VAT.
Oprócz oczywistych informacji o sprzedawcy i nabywcy faktura musi zawierać:
datę wystawienia
kolejny numer
kwotę netto
podatek VAT
kwotę brutto.
Zgodnie z ustawą na dokumencie koniecznie musi znaleźć się też informacja o jednostce miary dostarczonego towaru lub świadczonej usługi.
Jednostka miary umieszczona na fakturze – sprzedaż towarów
Jak wskazuje art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług na fakturze VAT obowiązkowo musi znaleźć się informacja o jednostce miary i cenie jednostkowej towaru. Przepisy prawa skarbowego nie określają jednostek miary jakich należy używać do określania ilości sprzedawanych towarów. Należy jednak mieć na uwadze, żeby użyta jednostka miary była czytelna dla obu stron transakcji i nie wzbudzała wątpliwości organów podatkowych. Towary mogą być sprzedawane np. na: butelki, kartony, paczki lub sztuki. Jeżeli sprzedamy przykładowo 12 butelek napoju pakowanego w zgrzewki po 6 sztuk, to zapis na fakturze może wyglądać następująco: 2 zgrzewki napoju po 6 butelek lub 12 butelek napoju.
Jednostka miary umieszczona na fakturze – sprzedaż usług
Przedsiębiorcy często zastanawiają się jaką jednostkę miary powinni umieścić na fakturze dotyczącej świadczenia usług. Rodzaj umieszczonej jednostki zależy od kilku czynników. Świadczenie usług udokumentowane fakturą zbiorczą może zawierać określenie jednostki danej usługi w zależności od rodzaju podpisanej umowy pomiędzy stronami transakcji. W przypadku niektórych usług, przedsiębiorcy trudno jest określić dokładny koszt świadczonej usługi, jak np. przy usługach budowlanych lub transportowych obejmujących dużą ilość towarów. W związku z tym jeszcze przed rozpoczęciem świadczenia usług należy spisać umowę, w której zostaną zawarte informacje dotyczące zastosowanej jednostki miary.
Przykładowo przy niektórych usługach można wskazać cenę jednostkową i sposób rozliczenia w godzinach pracy lub w przejechanych kilometrach, jak np. przy usłudze transportowej rozliczanej wg stawki za kilometr zgodnie z zawartą umową. Na fakturze za usługę może pojawić się także jednostka miary jaką jest sztuka. Dotyczy to przede wszystkim usług, przy których określana jest łączna wartość wykonanej usługi w danym okresie rozliczeniowym.
Umowa zawarta przed wykonaniem świadczonych usług powinna zawierać:
cenę jednostkową za 1 km transportu danego towaru - w przypadku, kiedy do przewiezienia jest duża ilość towarów to trudno jest określić jak duża ilość kursów będzie do wykonania, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest rozliczenie z ceną za 1 km
cenę jednostkową za godzinę wykonywanej pracy - najlepsze rozwiązanie w przypadku rozliczania usług budowlanych, które trudne są do wycenienia, ponieważ pod uwagę bierze się nie tylko godziny wykonywania samej usługi, ale również czas poświęcony na dowóz i zakup materiałów budowlanych
cenę jednostkową, której dotyczy czynność wykonania danej usługi - jest to najlepsza forma rozliczenia w przypadku naprawy sprzętu mechanicznego lub komputerowego w dużych firmach, kiedy zlecenie może dotyczyć naprawy określonej części i trudno jest określić jaką ilość części trzeba będzie naprawić i jak długo potrwa naprawa.
Powyższe sposoby rozliczenia mogą być stosowane również w innych branżach. Każda faktura powinna zawierać zakres świadczonych usług. W celu jego prawidłowego określenia warto skorzystać z Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Tylko w ten sposób przedsiębiorca może dokładnie nazwać i określić na fakturze świadczenie danych usług. Klasyfikacja pomoże też określać właściwą dla danej usługi stawkę podatku VAT. Dokładne określenie zakresu usług zależy także od rodzaju świadczenia oraz warunków zawartej umowy.
