W działalności gospodarczej czasami może dojść do sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie ujmie faktury zakupowej w ewidencji, ponieważ o niej zapomniał lub postanowił jej w ogóle nie rozliczać. Czy takie postępowanie wiąże się dla przedsiębiorcy z nieprzyjemnymi konsekwencjami? Czy podatnik ma obowiązek księgowania wszystkich otrzymanych faktur kosztowych?
W zasadzie podatnik nie ma obowiązku księgowania faktur zakupowych, w tym również tych, które nie dokumentują zakupów towarów lub usług, które dalej podlegają odsprzedaży.
Zgodnie z przepisami pod opodatkowanie podatkiem dochodowym podlega dochód osiągnięty w danym roku podatkowym. Dochód jest różnicą pomiędzy przychodem, a kosztami uzyskania przychodu. Jeżeli koszty przewyższają przychód, to mówimy wtedy o stracie. Z kolei przy niskich kosztach, kiedy kwota przychodu jest wyższa, przedsiębiorca uzyskuje dochód. Tak więc wysokość kosztów uzyskania przychodów ma istotny wpływ na wysokość podatku jaki przedsiębiorca musi zapłacić w danym roku podatkowym. Koszty podatkowe mogą zmniejszać dochód uzyskany przez podatnika lub mogą zwiększać poniesioną przez niego stratę. Mniejszy dochód to niższy podatek. Natomiast większa strata daje możliwość odliczenia większych kwot od uzyskanych dochodów w kolejnych latach. Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury zakupowej za okres jej otrzymania lub w kolejnych okresach rozliczeniowych miesięcznych bądź kwartalnych pod warunkiem, że zakupione towary/usługi będą wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy traktować jak uprawnienie, a nie jak obowiązek. Jeżeli więc podatnik nie zaksięguje w księdze podatkowej jakiegoś wydatku, to nie można zarzucić mu, że prowadzi książkę przychodów i rozchodów w sposób wadliwy oraz nierzetelny. Uznaje się, że nie ma potrzeby księgowania otrzymanych faktur kosztowych, jeżeli nie dokumentują one zakupu towarów i usług podlegających odsprzedaży. Odliczenie podatku VAT w kolejnych okresach rozliczeniowych wymaga dokonania korekty w pliku JPK_V7.
Faktura za zakup towarów i materiałów oraz kosztów robocizny – czy można jej nie rozliczyć?
KPiR (książka przychodów i rozchodów) służy do księgowania faktur dokumentujących:
koszty robocizny
zakup towarów lub materiałów handlowych.
Powyższe dokumenty należy wprowadzić do ewidencji w dacie ich otrzymania jeszcze przed przekazaniem ich do magazynu lub sprzedaży. Jeżeli przedsiębiorca zaniedba ten obowiązek, to organ podatkowy może uznać, że księga prowadzona jest nierzetelnie i nałożyć na podatnika karę grzywny za nieprawidłowe prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Kara grzywny może wynieść do 240 stawek dziennych. W przypadku czynu zabronionego mniejszej wagi na podatnika może zostać nałożona jedynie kara grzywny za wykroczenie skarbowe.
Faktura na inne towary, a rozliczenie
W przypadku, kiedy faktura nieujęta w ewidencji będzie dokumentowała wydatki poniesione na zakup innych produktów niż towary i materiały handlowe, to wtedy książka przychodów i rozchodów nie zostanie uznana za nierzetelną. Przedsiębiorca nie ma obowiązku księgowania takich wydatków. Może je ujmować w księdze rachunkowej na zasadzie dobrowolności. Jednak podatnik musi mieć świadomość, że niezaksięgowany dokument ma wpływ na wysokość podatku dochodowego, chociaż podatnik z tytułu niezaksięgowania powyższych wydatków nie ponosi żadnych konsekwencji karnych.
Zagubiona faktura – co z rozliczeniem?
Jednym z powodów niezaksięgowania faktury może być jej zagubienie. Czy po jej odnalezieniu nadal można ją ująć w ewidencji? Znaleziony dokument nawet po dłuższym okresie czasu może zostać zaksięgowany w KPiR. Wtedy w chwili zaksięgowania będzie możliwe odliczenie kosztu z faktury od osiągniętego przychodu. Obowiązkiem zaksięgowania faktur objęte są wyłącznie faktury kosztowe dokumentujące zakup towarów i materiałów podlegających odsprzedaży. Pozostałe faktury zakupu mogą być księgowane na zasadzie dobrowolności. Ujmowanie ich w ewidencji jest dla przedsiębiorcy prawem, a nie obowiązkiem. Natomiast wszystkie faktury sprzedaży muszą zostać obowiązkowo zaksięgowane w książce przychodów i rozchodów.
