W obrocie gospodarczym występują różne dokumenty, a wśród nich faktura. Faktura umożliwia rozliczanie podatków oraz potwierdzanie transakcji. Jak poprawić błędy w dokumencie i jakie mają konsekwencje?
Błędy formalne to wszelkie nieprawidłowości w danych zawartych na fakturze, które nie dotyczą bezpośrednio wartości transakcji i nie wpływają na kwotę netto, brutto ani wysokość podatku VAT. Jednak ich obecność może powodować poważne komplikacje.
Najczęściej spotykane błędy formalne:
błędny numer faktury – np. brak numeru, powtórzenie tego samego numeru w różnych fakturach lub pomyłki w numeracji,
niewłaściwa data wystawienia faktury – np. wcześniejsza niż data transakcji,
błędne dane kontrahenta – literówki w nazwie, błędny adres, brak poprawnego oznaczenia firmy,
nieprawidłowa data dostawy lub wykonania usługi – ma kluczowe znaczenie dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego,
błędny numer NIP sprzedawcy lub nabywcy – może prowadzić do zakwestionowania faktury przez urząd skarbowy,
niepoprawna nazwa towaru lub usługi – literówki lub nieścisłości w opisie mogą być źródłem nieporozumień.
Dlaczego błędy formalne są problematyczne?
Chociaż błędy formalne nie zmieniają wartości transakcji, ich skutki mogą być odczuwalne:
problemy z odliczeniem VAT – urzędy skarbowe mogą odrzucić prawo do odliczenia VAT w przypadku błędów w danych, zwłaszcza numerze NIP,
problemy z kontrahentami – faktura z błędami może zostać odrzucona przez odbiorcę, co opóźni płatność,
ryzyko kar administracyjnych – powtarzające się pomyłki mogą skutkować sankcjami nałożonymi przez urzędy,
opóźnienia w rozliczeniach – konieczność poprawiania faktur wydłuża czas finalizacji dokumentacji.
Jak poprawić błędy formalne na fakturze?
Błąd formalny na fakturze można poprawić na dwa sposoby, czyli poprzez wystawienie faktury korygującej (oficjalny sposób na poprawienie błędów). W fakturze korygującej należy wskazać pierwotny dokument oraz poprawne dane. Drugim sposobem jest wystawienie noty korygującej, dedykowanej dla drobnych błędów, takich jak literówki w nazwie kontrahenta czy błędny adres, poprawki może dokonać odbiorca faktury, wystawiając notę korygującą. Jednak wymaga to akceptacji przez wystawcę faktury.
Nota korygująca pozwala na poprawienie takich błędów jak:
data wystawienia faktury,
numer faktury,
imiona, nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy,
adresy kontrahentów,
numer NIP sprzedawcy lub nabywcy,
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
nazwa towaru lub usługi.
Nota korygująca nie służy do zmiany wartości liczbowych na fakturze, takich jak kwoty netto, brutto czy VAT. Tego typu korekty wymagają faktury korygującej.
Jak wystawić notę korygującą?
Nota korygująca powinna być czytelna i kompletna. Musi zawierać wymagane elementy:
nagłówek „nota korygująca”,
numer i datę wystawienia noty,
dane kontrahenta, w tym nazwę, adres i NIP,
dane z faktury, które podlegają korekcie,
prawidłowe dane, które powinny zostać wpisane na fakturze.
Po sporządzeniu nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury, co może odbyć się poprzez podpisanie dokumentu lub w formie elektronicznej, np. potwierdzenia e-mailowego.
Jak unikać błędów formalnych?
Choć błędy na fakturach mogą się zdarzyć każdemu, warto wdrożyć dobre praktyki, które pomogą ich unikać:
dokładność w wypełnianiu danych – zwłaszcza przy wprowadzaniu numerów NIP, nazw i adresów,
korzystanie z programów księgowych – wiele nowoczesnych systemów oferuje funkcje automatycznej weryfikacji danych,
regularne szkolenia dla pracowników – znajomość przepisów i zasad wystawiania faktur to klucz do minimalizacji pomyłek,
kontrola dokumentów przed wysyłką – każda faktura powinna być dokładnie sprawdzona, zanim trafi do kontrahenta.
Kilka słów podsumowania
Błędy formalne na fakturach mogą wydawać się drobnostką, ale ich skutki mogą być dotkliwe – od opóźnień w rozliczeniach po poważne problemy z urzędem skarbowym. Dlatego warto dbać o dokładność podczas wystawiania dokumentów i szybko reagować na zauważone nieprawidłowości. Zarówno faktura korygująca, jak i nota korygująca to narzędzia, które pozwalają skutecznie rozwiązać problem. Dzięki temu ryzyko komplikacji zostanie ograniczone.
