Niektórzy przedsiębiorcy zastanawiają się nad zakupem sejfu biurowego, w którym mają zamiar przechowywać dokumenty poufne i gotówkę firmową, a czasami i inne wartościowe przedmioty. Zakup sejfu biurowego jest inwestycją w bezpieczeństwo firmy. Czy taki wydatek można ująć w kosztach firmowych?
Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. W przypadku, kiedy trudno jest wprost określić przynależność wydatku do kategorii kosztów podatkowych, to każdy wydatek jaki został poniesiony przez przedsiębiorcę powinien być oceniony indywidualnie pod kątem jego związku z przychodami oraz działaniami, które mają na celu osiągnięcie przychodu. Jednak nie każdy wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą może być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów w danej działalności.
Wydatek będzie stanowił dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu, jeżeli zostaną spełnione niżej wymienione warunki:
wydatek został poniesiony przez podatnika
wydatek jest definitywny (wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona)
wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
wydatek został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów
wydatek nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów
wydatek został właściwie udokumentowany.
Zakup sejfu – czy może być kosztem firmowym?
Sejf w firmie wykorzystywany jest głównie do przechowywania różnych cennych sprzętów, gotówki oraz ważnych dokumentów. Każdy przedsiębiorca ma świadomość, że poufne dokumenty, jak i pliki powinny być chronione w szczególny sposób. Stąd może wynikać decyzja o zakupie sejfu. W ten sposób przedsiębiorcy próbują zabezpieczyć dane przed dostępem niepowołanych osób. Sejfy chronią nie tylko przed kradzieżą, ale również przed nieprzewidzianymi zjawiskami, jak np. przed pożarem w budynku.
Odwołując się do przepisów podatkowych, a zwłaszcza do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można z całą odpowiedzialnością stwierdzić, że wydatek poniesiony na zakup sejfu spełnia wymagania do zaliczenia go do kosztów podatkowych. Jednak to do właściciela firmy należy decyzja, czy dany wydatek jest dla niego celowy i potrzebny, tzn. czy zachodzi uzasadniona potrzeba zakupu danej rzeczy, w tym przypadku sejfu do prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli więc przedsiębiorca uzna, że sejf jest niezbędny w jego firmie i musi dokonać jego zakupu, to będzie mógł zaliczyć wydatek na jego zakup do kosztów uzyskania przychodów. W razie potrzeby, to do niego jako właściciela firmy będzie należało udowodnienie, że sejf jest mu niezbędny w działalności, a dany wydatek spełnia ustawowe kryteria, aby można było uznać go za koszt uzyskania przychodów. Przedsiębiorca ma obowiązek wykazania związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodów, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Konieczne jest spełnienie podstawowych kryteriów, czyli wydatek musi być poniesiony przez podatnika, musi być definitywny i właściwie udokumentowany.
Zakup sejfu jako koszt podatkowy w interpretacji indywidualnej
Możliwość zakupienia sejfu w działalności gospodarczej i zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu została potwierdzona w wydanej przez Dyrektora KIS interpretacji indywidualnej z dnia 23 listopada 2021 roku, nr 0115-KDIT3.4011.804.2021.2.JS.
Wnioskodawcą o wydanie interpretacji indywidualnej jest przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w biurze, którego siedziba mieści się w domu jednorodzinnym przedsiębiorcy. Ze względu na fakt, że dostęp do biura jest łatwy i czasami mogą w nim przebywać osoby trzecie, to wnioskodawca postanowił zakupić sejf, w którym będzie przechowywał dokumenty i sprzęty firmowe, takie jak: telefony komórkowe, laptopy, tablety, dyski z danymi oraz gotówkę firmową. Laptopy nie są własnością przedsiębiorcy, a jego pracowników. Znajdują się na nich ważne i poufne dane. Obowiązkiem podatnika jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz sprzętów zgodnie z umowami zawartymi z klientami. Chodzi o to, aby w razie nieobecności przedsiębiorcy w biurze dane klientów i transakcji nie wpadły w niepowołane ręce. Kradzież wymienionych rzeczy lub uzyskanie dostępu do sprzętu przez osoby trzecie może spowodować utratę sprzętu, a także samych danych. Istnieje prawdopodobieństwo, że mogłoby wtedy dojść do ujawnienia i przejęcia tych danych przez osoby nieuprawnione, co w konsekwencji mogłoby doprowadzić do utraty dobrego imienia firmy i samego przedsiębiorcy. Istnieje też możliwość narażenia przedsiębiorcy na odpowiedzialność cywilną z powodu niewłaściwego zabezpieczenia sprzętu oraz danych klientów. Posiadanie sejfu ma dać gwarancję bezpieczeństwa i jednocześnie ma zabezpieczać przed włamaniem, pożarem w budynku i innymi nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogłyby narazić dane na utratę.
Przedsiębiorca ma zamiar wykorzystywać sejf jedynie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Będzie on stanowił jego własność, a wartość zakupu ma nie przekroczyć kwoty 10 000 zł. Przewidywany okres użytkowania został przewidziany na okres dłuższy niż 1 rok. Zakup będzie udokumentowany fakturą VAT. Wnioskodawca pyta się, czy zakup sejfu biurowego będzie stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
W odpowiedzi Dyrektor KIS odwołał się do art. 22 i 23 ustawy o PIT podkreślając, że nie każdy poniesiony wydatek mający związek z prowadzoną działalnością gospodarczą może stanowić koszt uzyskania przychodów i może podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby wydatek można było uznać za koszt podatkowy, to musi on pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i powinien zostać poniesiony przez podatnika w celu uzyskania, zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo powinien być właściwie udokumentowany, powinien być definitywny i nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT. Dyrektor KIS po dokonanej analizie stwierdził, że wydatek poniesiony na zakup sejfu przez wnioskodawcę spełnia wszelkie przesłanki, aby można było uznać go za koszt podatkowy. Wydana interpretacja dotyczy stanu opisanego we wniosku i dotyczy przyszłego zdarzenia. Jakakolwiek zmiana odbiegająca od sytuacji przedstawionej przez przedsiębiorcę spowoduje, że interpretacja straci swoją aktualność.
