Zawieszenie działalności gospodarczej to często stosowany przez przedsiębiorców ruch. Jest on uwarunkowany sezonowością prowadzonej firmy albo problemami finansowymi. Właściciel musi mieć świadomość, że po zawieszeniu działalności nie zostaje on automatycznie zwolniony z obowiązku regulowania zobowiązań, które powstały przed jej zawieszeniem. Podatnicy powinni wiedzieć, jakie wydatki muszą regulować podczas zawieszenia działalności i czy są one klasyfikowane jako koszty uzyskania przychodu?

Kto ma prawo zawiesić działalność gospodarczą?

Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, może zdecydować się na zawieszenie działalności i nie musi przestrzegać warunków wyznaczonych przez ustawodawcę.

Art. 22 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców wskazuje, że zawieszenie wykonywania działalności może nastąpić, gdy przedsiębiorca zatrudnia jedynie pracowników wykorzystujących:

• urlop macierzyński,
• urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego,
• urlop wychowawczy,
• urlop rodzicielski.

Prowadząc działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, jej zawieszenie może odbyć się jedynie, gdy każdy ze wspólników zgodzi się na jej zawieszenie.

Jaki jest maksymalny okres zawieszenia działalności?

Okres zawieszenia nie może trwać krócej niż 30 dni.

Dodatkowo 30 kwietnia 2018 roku podatnicy wprowadzeni do CEIDG uzyskali prawo do zawieszenia działalności na czas nieokreślony. Jedynym wyjątkiem od tej zasady są przedsiębiorcy podlegający wpisowi do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, gdyż mają prawo zawiesić działalność gospodarczą na okres nieprzekraczający 24 miesięcy.

Art. 23 ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców:

Jeżeli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym.

PRZYKŁAD 1
Pan Łukasz zajmuje się prowadzeniem kiosku z gazetami, jednak ze względu na gorszy zarobek zdecydował się zawiesić prowadzoną działalność od 1 listopada 2023 roku. W tym momencie nie jest w stanie wyznaczyć, kiedy jego kiosk zostanie ponownie otwarty. Pan Łukasz nie zatrudnia pracowników. Jaki może być maksymalny czas zawieszenia prowadzonej działalności?

Prowadzona przez pana Łukasza działalność gospodarcza musi zostać zawieszona na minimum 30 dni. Jeżeli firma została wpisana do rejestru CEIDG, może zostać zawieszona na czas nieokreślony, co oznacza, że pan Łukasz nie ma obowiązku podawać, kiedy ponownie otworzy kiosk.

Jakie czynności mogą być wykonywane podczas zawieszenia działalności gospodarczej?

Art. 25 ust. 2 ustawy prawo przedsiębiorców pozwala przedsiębiorcy w okresie zawieszenia działalności na następujące działania:

• wykonywanie wszystkich działań potrzebnych do zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów,
• korzystanie z prawa do przyjmowania należności, ale równocześnie nałożony jest na niego obowiązek opłacania zobowiązań, które wystąpiły przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej,
• otrzymuje prawo zbywania własnych środków trwałych i wyposażenia,
• ma prawo bądź obowiązek brania udziału w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych powiązanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed jej zawieszeniem,
• jest zobowiązany do wykonywania wszelkich obowiązków wyznaczonych aktualnymi przepisami prawa,
• przysługuje mu prawo osiągania przychodów finansowych, również z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej,
• może być poddany kontroli na zasadach wyznaczonych dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą.

Zawieszenie wykonywanie działalności gospodarczej uniemożliwia prowadzenie działalności na wcześniejszych zasadach, a także generowania przychodów z tytułu jej prowadzenia od momentu zawieszenia działalności aż do czasu jej ponownego wznowienia.

Podane powyżej zasady wskazują, że w czasie zawieszenia działalności gospodarczej wydatki pozwalające na zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów mogą zostać zakwalifikowane jako koszty podatkowe.

Zawieszenie wykonywania działalności a wydatki będące kosztami podatkowymi

Wyznaczone przepisy ustawy nie zawierają dokładnego katalogu wydatków, które można zakwalifikować jako celowe i ważne w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej.

Do kosztów celowych i istotnych można zaliczyć:

• wydatki ponoszone na ochronę majątku działalności,
• podatek od nieruchomości,
• wydatki uwarunkowane obowiązkiem przedłużenia polisy ubezpieczeniowych zabezpieczających mienie firmy,
• wydatki na konieczną naprawę uwarunkowaną niemożliwymi do zaplanowania awariami.

Dodatkowo w czasie zawieszenia wykonywania działalności przedsiębiorca może regulować zobowiązania, które wystąpiły, zanim działalność została zawieszona.

Zalicza się do nich tak zwane koszty stałe, a wśród nich:

• opłaty regulowane za wynajęcie biura,
• rachunki telefoniczne, które pozwalają na zachowanie numerów firmowych,
• opłaty regulowane za media na podstawie podpisanych umów,
• raty leasingowe,
• odsetki za prowadzenie rachunku bankowego.

Należy zaznaczyć, iż przedsiębiorca podejmuje decyzję, jakie wydatki są celowe i istotne, równocześnie umożliwiające przetrwanie zawieszenia działalności gospodarczej. Jeżeli w tym okresie dojdzie do kontroli wykonanej przez organy skarbowe, przedsiębiorca musi przedstawić konieczność wydatków, które miały miejsce w trakcie zawieszenia działalności oraz ich w związku z prowadzoną firmą. Równocześnie trzeba mieć na uwadze podstawową zasadę obowiązującą w trakcie klasyfikacji wydatków za koszty, co w praktyce oznacza obowiązek prawidłowego dokumentowania, wykazania w związku z przychodem i weryfikacji, czy wydatek nie został wskazany w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (mowa o katalogu wydatków, które nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów).

PRZYKŁAD 2
Pani Zofia musiała zawiesić prowadzoną działalność gospodarczą na 3 miesiące, liczone od 1 lipca 2023 roku. W tym czasie regulowała czynsz za wynajem lokalu służącego do prowadzenia jej firmy. Oprócz tego pani Zofia ma samochód osobowy na zasadach leasingu, co oznacza, że każdego miesiąca jest zobowiązana do regulowania raty leasingowej. Czy wskazane wydatki mogą zostać zakwalifikowane jako koszty podatkowe podczas zawieszenia działalności gospodarczej?

Przepisy informują, iż wydatki występujące podczas zawieszenia działalności na podstawie umów podpisanych przed jej zawieszeniem, występujące w celu zabezpieczenia źródła przychodu są klasyfikowane jako koszty uzyskania przychodu. Wydatki mogą być rozliczane w pierwszym okresie po wznowieniu działalności firmy bądź, jeżeli okres zawieszenia obejmuje przełom roku, należy je wpisać do deklaracji rocznej.

Koszty, które wystąpiły podczas zawieszenia działalności, firmy nie mogą zostać wprowadzone do kalkulacji składki zdrowotnej.

Jakie wydatki nie są klasyfikowane jako koszty podatkowe podczas zawieszenia działalności gospodarczej?

Podstawowy wydatek, którego nie można zakwalifikować do kosztów podatkowych w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej to odpisy amortyzacyjne. W trakcie zawieszenia działalności gospodarczej należy wstrzymać amortyzację składników majątku. Oznacza to, że podatnik nie traci kilku lub kilkunastu odpisów amortyzacyjnych.

Art. 22c pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Amortyzacji nie podlegają: (...)
5) składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.
Ponadto, w okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie będzie mógł ująć w kosztach podatkowych wydatków dotyczących zakupu towarów handlowych lub promocji czy reklamy firmy. Wydatki te mogą zostać uznane przez organ skarbowy jako nieistotne przy zabezpieczeniu źródła przychodów, gdy zostaną poniesione w okresie zawieszenia działalności gospodarczej (przedsiębiorca w okresie tym nie ma możliwości dokonywania sprzedaży).

Reasumując, po zawieszeniu działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma prawo ponosić wydatki, które po spełnieniu wszystkich wymogów wyznaczonych przez ustawodawcę mogą zostać zakwalifikowane jako koszty podatkowe. Jeżeli podatnik jest wpisany do CEIDG, obowiązuje go minimalny okres zawieszenia działalności wynoszący 30 dni. Nie ma przeciwwskazań, aby działalność była zawieszona przez kilka miesięcy, a nawet lat i nie wiąże się to z obowiązkiem wykreślenia z rejestru CEIDG.

Data publikacji: 2023-09-26, autor: FakturaXL