Błędy na fakturze VAT typu nieprawidłowe dane nabywcy, czy sprzedawcy, jak przykładowo: NIP, nazwa, adres, oznaczenie towaru, czy usługi wymagają wystawienia przez nabywcę noty korygującej, a następnie przekazania jej sprzedawcy w celu akceptacji. Za pomocą noty nie można poprawić ceny, czy stawki podatku.
Nota korygująca jest dokumentem wystawianym wyłącznie przez nabywcę towaru/usługi. Zgodnie z przepisami (art. 106k ustawy o VAT) na nocie korygującej powinny znaleźć się takie elementy, jak:
oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”
kolejny numer
data wystawienia
imiona i nazwiska lub nazwy wystawcy noty oraz wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z adresami
numery NIP
dane zawarte w poprawianej fakturze
wskazanie treści korygowanej informacji i podanie prawidłowej treści
Nota korygująca może być wystawiona w dowolnym czasie. Nie ma w tej kwestii żadnych ograniczeń czasowych.
Nota korygująca – jakie elementy faktury można poprawić, a których nie?
Za pomocą noty można poprawić niżej wymienione elementy faktury:
numer faktury
data wystawienia
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy, ich adresy
NIP nabywcy
NIP sprzedawcy
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty
nazwa towaru lub usługi
termin płatności
sposób zapłaty.
Za pomocą noty korygującej nie ma możliwości poprawienia pomyłek w poszczególnych pozycjach faktury. Zostały one wyszczególnione w art. 106e ust. 1 pkt 8 do 15 ustawy o VAT i dotyczą poniższych elementów:
jednostki miary i ilości
zakresu wykonanych usług
ceny jednostkowej netto
ogólnej wartości sprzedaży netto
stawki podatku
sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku oraz sprzedaży zwolnionej z podatku
kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące stawek podatku
wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych z podatku
kwoty należności ogółem razem z należnym podatkiem.
Jeżeli przedsiębiorca otrzyma fakturę, która będzie zawierała pomyłkę z rodzaju tych wymienionych powyżej, to musi zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. Zgodnie z przepisami fakturę korygującą może wystawić jedynie podatnik, który wystawił fakturę pierwotną, czyli sprzedawca.
Nota korygująca – czy konieczna akceptacja?
Zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o VATwystawiona nota korygująca wymaga akceptacji ze strony sprzedawcy (wystawcy faktury). W związku ze zmianą przepisów nota nie musi być wysyłana do odbiorcy w dwóch egzemplarzach. Nie wymaga też akceptacji w formie pisemnej. Dozwolony jest każdy sposób oraz termin. Ważne, aby była zaakceptowana przez sprzedawcę, np. poprzez wysłanie zwrotnej wiadomości e-mail.
Brak akceptacji nie oznacza, że nabywca nie ma prawa dokonać odliczenia VAT. Nota korygująca jest jedynie dokumentem, który służy do poprawy błędów tzw. mniejszej wagi, a te z kolei nie pozbawiają podatnika prawa do odliczenia podatku VAT. Jeżeli więc faktura dotyczy transakcji dokonanej przez nabywcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to ma on prawo odliczyć VAT za okres, w którym otrzymał fakturę.
W niektórych okolicznościach kiedy przykładowo dane nabywcy są mało dokładne, że z łatwością można postawić zarzut, że faktura dotyczy innego podatnika, to podatnik dla własnego bezpieczeństwa powinien raczej poczekać z odliczeniem VAT-u do momentu otrzymania potwierdzenia noty. Po otrzymaniu akceptacji należy ją podpiąć pod fakturę pierwotną i dołączyć do dokumentów księgowych.
Korekta danych nabywcy – tylko faktura
W przypadku kiedy faktura zawiera błędy dotyczące wszystkich danych nabywcy, czyli figuruje na niej zupełnie inny nabywca, to błąd może zostać poprawiony jedynie za pomocą faktury korygującej. Według organów podatkowych błąd dotyczący nazwy nabywcy nie może zostać poprawiony za pomocą noty korygującej. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 1 marca 2013 roku, sygn. ILPP1/443-1119/12-4/HW wskazał, że:
jeżeli faktura zawiera błędne informacje sprzedawcy lub nabywcy, takie jak np.: błędny NIP lub jego brak, błąd w nazwisku, imieniu, nazwie czy adresie, a także braki w tych informacjach, czynny podatnik podatku od towarów i usług może wystawić notę korygującą te pomyłki. Nie będzie jednak tak zawsze, bowiem decydujące znaczenie ma tutaj fakt, czy na skutek danego błędu zmienił się podmiot wskazany na fakturze. Tym samym jeżeli faktura została wystawiona na zupełnie innego nabywcę, notą korygującą poprawić się już jej nie da. Noty korygujące umożliwiają bowiem poprawienie pomyłek odnoszących się tylko do konkretnego podatnika (kontrahenta) wymienionego na wystawionej fakturze.
