Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów. Ewidencja może być prowadzona w postaci KPiR lub księgi rachunkowej.
Księgi rachunkowe inaczej księgi handlowe (pełna księgowość), to system ewidencji księgowej, który zobowiązane są prowadzić niektóre przedsiębiorstwa. W Polsce od 1994 roku kwestie związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych zostały uregulowane w ustawie o rachunkowości. Z prowadzonej księgi rachunkowej można dowiedzieć się o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, sumie jego aktywów i pasywów, o wysokości jego obrotów i sald. W księdze znajdują się informacje nie tylko o przychodach i wydatkach, ale także o kosztach związanych z wynagrodzeniami pracowników, czynszów, zobowiązań kredytowych itp.
Księga rachunkowa – z czego się składa?
Księga rachunkowa zbudowana jest z 5 głównych części. Składa się na nią: księga główna i księgi pomocnicze oraz dodatkowo:
dziennik zdarzeń księgowych
wykaz aktywów i pasywów
zestawienie obrotów i sald.
Konta księgi głównej znane są też pod nazwą konta syntetyczne. Obowiązuje w nich podwójny zapis. Z kolei konta pomocnicze są szczegółowym zapisem tych wszystkich informacji jakie pojawiają się w księdze głównej. Zawierają zapisy dotyczące środków trwałych, wynagrodzeń i innych rozliczeń z pracownikami, rozliczeń z kontrahentami, operacji gotówkowych, zdarzeń gospodarczych, jak zakupy i sprzedaż oraz inne koszty. W dzienniku zdarzeń księgowych znajdują się takie same zapisy co w księdze głównej, ale ujęte chronologicznie. Obroty sald i kont z dziennika można porównać z wartościami z księgi głównej. Zestawienie obrotów i sald oraz wykaz składników aktywów i pasywów są dodatkowym potwierdzeniem na słuszność zapisów księgi głównej.
Księga rachunkowa – kto ma obowiązek jej prowadzenia?
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest ewidencjonowanie operacji gospodarczych własnego przedsiębiorstwa.
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, takie jak:
wszystkie spółki handlowe, w tym
spółki osobowe, których roczny przychód przekracza równowartość 2 000 000 euro
firmy działające w branży finansowej uregulowanej przez prawo bankowe
przedstawicielstwa firm zagranicznych
gminy i powiaty jako jednostki samorządowe.
Księga rachunkowa – otwarcie i zamknięcie
Księgę rachunkową otwiera się w przypadku:
założenia działalności gospodarczej (w ciągu 15 dni)
z początkiem każdego roku obrotowego
przy zmianie formy prawnej działalności
przy rozpoczęciu postępowania likwidacyjnego przedsiębiorstwa.
Księgi rachunkowe zamykane są:
na ostatni dzień roku obrotowego
na dzień zmiany formy prawnej działalności lub na dzień zakończenia działalności przedsiębiorstwa
w przypadku fuzji dwóch przedsiębiorstw (podmiot przejmowany zamyka księgę rachunkową w dniu połączenia z innym podmiotem).
Księga rachunkowa – prowadzenie
Nie ma obowiązku, aby pełna księgowość przedsiębiorstwa prowadzona była przez dział wewnętrzny. Jednak duże firmy z reguły posiadają dział księgowości, do którego obowiązków należy prowadzenie księgi rachunkowej, chociaż coraz częściej zadanie to zlecane jest podmiotom zewnętrznym. O tym przez kogo powadzone są księgi rachunkowe (wewnętrznie, czy przez biuro rachunkowe), przedsiębiorstwo musi powiadomić urząd skarbowy.
Księga rachunkowa – zapisy
Księga rachunkowa musi być prowadzona w sposób rzetelny, szczegółowy i wiarygodny. Każdy zapis w niej dokonany musi być potwierdzony w dokumentach, takich jak: faktury, rachunki, dokumenty magazynowe, czy faktury sprzedażowe. Dokumentacja powinna być gromadzona w formie elektronicznej lub tradycyjnej w taki sposób, aby w razie jakiejkolwiek kontroli lub audytu zewnętrznego można było łatwo ją udostępnić.
