Pełna księgowość wymaga bardzo dobrej znajomości przepisów, dlatego jej prowadzenie najlepiej powierzyć doświadczonej księgowej lub profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Niektórzy podatnicy pomimo, że nie mają obowiązku korzystania z tej formy ewidencjonowania przychodów i rozchodów sami z własnej woli wybierają księgi rachunkowe. Wybór ten wiąże się z dopełnieniem pewnych formalności.
Obowiązkowe i dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych
Od 1 stycznia 2019 roku o zamiarze dobrowolnego prowadzenia ksiąg rachunkowych informuje się w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym podatnik dobrowolnie prowadził księgi rachunkowe. Pełna księgowość służy do prowadzenia szczegółowej ewidencji przychodów i rozchodów firmy oraz wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie zgodnie z zasadami zawartymi w odpowiednich przepisach.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych mają:
osoby fizyczne
spółki cywilne osób fizycznych
spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku
spółki jawne osób fizycznych
spółki partnerskie
przedsiębiorstwa w spadku,
które w poprzednim roku obrotowym osiągnęły przychody netto w wysokości co najmniej 2 000 000 euro w przeliczeniu na polski złoty po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.
W 2020 roku obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych mają firmy, które w 2019 roku przekroczyły limit przychodów w wysokości 8 746 800 zł.
Pozostałe podmioty gospodarcze, takie jak między innymi:
spółki handlowe
spółki cywilne
oddziały przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych
jednostki organizacyjne prowadzące działalność na podstawie prawa bankowego
gminy
powiaty
województwa i ich związki
muszą obowiązkowo prowadzić księgi rachunkowe bez względu na wysokość osiąganych obrotów.
Decyzja o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych
Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości do podmiotów, które mogą dobrowolnie prowadzić księgi rachunkowe należą: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie. Przedsiębiorcy przeważnie decydują się na prowadzenie pełnej księgowości, ponieważ mogą mieć większą kontrolę nad ogólnymi finansami firmy i każdą pojedynczą transakcją. Właściciel firmy otrzymuje możliwość dokonania analizy rachunków zysków i strat w przedsiębiorstwie, co znacznie ułatwia mu podejmowanie poważnych decyzji związanych z jej rozwojem.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych oprócz korzyści ma też swoje wady, dlatego przed podjęciem decyzji o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przedsiębiorca powinien dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw takiego rozwiązania. Pełna księgowość oznacza dokładne i szczegółowe ewidencjonowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych jakie mają miejsce w firmie, jak również konieczność stosowania się do rozporządzeń znajdujących się w ustawie o rachunkowości. System księgowania jest bardziej skomplikowany i wymaga poświęcenia większej ilości czasu. Przekłada się to na wyższe koszty księgowe.
Zawiadomienie o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych
Podatnik ma obowiązek powiadomić urząd skarbowy o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Informację przekazuje w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym dobrowolnie prowadził pełną księgowość. Nie musi już, tak jak było to przed 2019 rokiem, składać do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych w terminie przed rozpoczęciem następnego roku podatkowego. Jeżeli pełną księgowość w danym roku podatkowym prowadziła dobrowolnie spółka cywilna osób fizycznych lub spółka partnerska, to informację muszą złożyć wszyscy wspólnicy.
PRZYKŁAD Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Z początkiem 2019 r. podjął decyzję o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ponieważ jak stwierdził informacje z KPiR nie były dla niego wystarczające. Jak powinien poinformować naczelnika urzędu skarbowego, że wybrał inną formę prowadzenia księgowości?
Odpowiedź: Podatnik ma obowiązek poinformować naczelnika urzędu skarbowego o dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu rocznym za 2019 r., które składa się do 30 kwietnia 2020 r.
