Co to jest PK – Polecenie Księgowania?

Dowody księgowe – co to jest?

Dokumenty będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych noszą nazwę dowodów księgowych. To pisemne potwierdzenie wykonania konkretnej operacji gospodarczej albo potwierdzenia stanu zasobów oraz źródeł ich pochodzenia w konkretnej chwili. Prawidłowość i wiarygodność dowodów księgowych stanowi podstawę do określenia jakości informacji przekazywanych przez system rachunkowości. Dowody księgowe są podstawą zapisów księgowych, ale równocześnie są ważne w przypadku ewentualnych sytuacji spornych z kontrahentami, instytucjami lub osobami. Są wykorzystywane także w ochronie majątku, co oznacza rozliczanie osób mających materialną odpowiedzialność.

Kiedy okres sprawozdawczy dobiegnie końca, dowody księgowe stanowią przedmiot analizy, kontroli oraz badania sprawozdawczości finansowej.

W księgach rachunkowych dotyczących okresu sprawozdawczego muszą znaleźć się informacje (zapisy) o wszystkich zdarzeniach mające miejsce w tym czasie – art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe potwierdzające wykonanie operacji gospodarczej.

• zewnętrzne obce – przekazywane przez kontrahentów,
• zewnętrzne własne – dostarczane kontrahentom w oryginale,
• wewnętrzne – poświęcone operacjom wewnątrz jednostki.

• zbiorcze – wykorzystywane w celu wykonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które w dowodzie zbiorczym trzeba wymieniać pojedynczo,
• korygujące wcześniejsze zapisy,
• zastępcze – przygotowane do momentu uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe – widnieją w nich wykonane zapisy zgodnie z obowiązującymi kryteriami klasyfikacyjnymi.

Każdy przygotowany dowód księgowy musi być zgodny z wymogami wyznaczonymi ustawą o rachunkowości. Art. 21 i 22 ustawy wyznacza wymogi formalne oraz merytoryczne dowodów księgowych.

• wskazanie rodzaju dowodu wraz z jego numerem identyfikacyjnym,
• wyznaczenie stron (podaje się nazwę, adresy) biorących udział w operacji gospodarczej,
• opis operacji wraz z jej wartością, gdy jest to możliwe, wyznaczoną również w jednostkach naturalnych,
• data wykonania operacji, a jeżeli dowód przygotowano pod inną datą – również datę przygotowania dowodu,
• podpis wystawcy dowodu, a także osoby, która go otrzymała albo od której przyjęto składniki aktywów,
• potwierdzenie weryfikacji oraz zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez podanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby, która odpowiada za wskazanie (przyjmuje się, iż może dojść do niewprowadzenia tych informacji na dowodzie, gdy jest to stosowana metoda dokumentowania zapisów księgowych).

Księgowanie na podstawie PK

Art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że zdarzenia, wliczając do tego operacje gospodarcze, należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych oraz do sprawozdania finansowego zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Dowody księgowe potwierdzające wykonanie operacji gospodarczej służą do wprowadzenia kolejnych zapisów w księgach rachunkowych.

PK, czyli Polecenie Księgowania to dowód wewnętrzny, przygotowywany w celu udokumentowania zarówno operacji, jak i zdarzeń gospodarczych odbywających się wewnątrz jednostki. Dokument jest wykorzystywany przede wszystkim do potwierdzania tych zapisów, których nie można udokumentować z wykorzystaniem dowodów źródłowych. Za przykład może posłużyć zaksięgowanie obliczonej amortyzacji, umorzenia, a także różnic kursowych. Polecenie księgowania służy również do ewidencji sum zbiorczych, określanych z różnych zestawień oraz rejestrów źródłowych dokumentów księgowych, jak chociażby wynagrodzeń za dany miesiąc uzyskanych ze zbiorczego zestawienia listy płac.

Dokument PK znany jest również jako dowód wtórny, gdyż zostaje przygotowany przy pomocy innych dowodów źródłowych potwierdzających operacje gospodarcze mające miejsce w działalności gospodarczej.

Polecenie Księgowania nie służy do potwierdzenia wykonanej operacji gospodarczej. Jego głównym celem jest tylko wykonanie zapisu księgowego. Dowód służy w jednostce do przeksięgowania wyniku finansowego do rozliczenia pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W takiej sytuacji polecenie księgowania zostaje przygotowane zgodnie z uchwałą o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.

PK służy również do otwarcia albo zamknięcia ksiąg rachunkowych, albo w sytuacji rozliczeń międzyokresowych kosztów bądź przychodów w części odpowiadającej aktualnemu okresowi sprawozdawczemu.

Polecenie Księgowania jest wykorzystywane do korygowania wcześniejszych zapisów widniejących w księgach rachunkowych. Dzięki PK można wykonać konkretne zapisy. Dokument wyznacza sposób, w jaki ma odbyć się poprawa niewłaściwego zapisu.

• rodzaj dowodu, czyli Polecenie Księgowania – PK,
• numer identyfikacyjny,
• stronę odpowiadającą za wykonanie operacji gospodarczej,
• datę przygotowania,
• datę, pod którą trzeba wykonać księgowanie,
• dowód stanowiący podstawę do wykonania księgowania,
• treść odpowiadającą zdarzeniu,
• symbol konta, stronę (Wn albo Ma), a także kwotę do księgowania,
• sumę kwot obrotów po stronie Wn oraz Ma,
• liczbę załączników,
• podpis osoby przygotowującej dokument, sprawdzającej, zatwierdzającej oraz księgującej.

Nie jest wymagane przygotowanie dokumentu ręcznie, może posłużyć do tego program komputerowy.

• mają trwale czytelną postać odpowiadającą treścią właściwym dowodom księgowym,
• można określić źródło ich pochodzenia, a także wyznaczyć osobę odpowiedzialną za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura pozwala na weryfikację poprawności przetworzenia odnośnych danych, a także kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich występowania są właściwie zabezpieczone, w taki sposób, aby zagwarantować ich niezmienność, przez okres, w którym konieczna jest archiwizacja konkretnego rodzaju dowodów księgowych.

Data publikacji: 2023-09-01, autor: FakturaXL