Realizacja celów założonych przez dane przedsiębiorstwo możliwa jest po zastosowaniu określonych rozwiązań, które po wprowadzeniu mają doprowadzić do ich osiągnięcia. Jednostki gospodarcze mają prawo wybrać dowolne rozwiązanie zgodne z prawem bilansowym i z uwzględnieniem go w polityce rachunkowości. Do obowiązków jednostki prowadzącej księgi rachunkowe należy stworzenie zakładowego planu kont (ZPK). Dzięki dobrze opracowanemu ZPK i zawartych w nim ustaleń można w prawidłowy sposób przedstawić operacje gospodarcze oraz wynik finansowy przedsiębiorstwa.
Zakładowy plan kont stanowi część składową systemu rachunkowości. Pozwala księgować poszczególne operacje finansowe przedsiębiorstwa. Jest narzędziem, które dostarcza wielu informacji potrzebnych do zarządzania daną organizacją i pozwala dokonywać rozliczeń finansowych.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości każda jednostka, która podlega pod przepisy prawa bilansowego zobowiązana jest do posiadania dokumentacji opisującej przyjętą w firmie politykę rachunkowości dotyczącą przede wszystkim sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Powinna ona dotyczyć przynajmniej zagadnień związanych z zakładowym planem kont, głównie w kwestii ustalenia wykazu kont księgi głównej, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.
Poszczególne jednostki mają obowiązek stosowania przyjętych zasad rachunkowości w sposób rzetelny. Sytuacja majątkowa i finansowa firmy łącznie z wynikiem finansowym muszą zostać przedstawione w sposób przejrzysty. Klasyfikacja kont w ZPK powinna być ustalona w oparciu o specyfikę danej jednostki z uwzględnieniem jej potrzeb w zakresie bieżącej analizy i oceny sytuacji majątkowej oraz finansowej danego przedsiębiorstwa. Ustalenie zakładowego planu kont leży w gestii kierownika jednostki. Rolę tę pełni członek zarządu lub innego organu zarządzającego. W przypadku, kiedy organ zarządzający składa się z wielu osób, to odpowiedzialnością obarczeni są członkowie tego organu. I tak:
w spółce jawnej i cywilnej za kierownika jednostki uważani są wspólnicy prowadzący sprawy spółki
w spółce partnerskiej będą to wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd
w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki
w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika uważana jest osoba prowadząca działalność.
Kierownikiem jednostki może też być likwidator, syndyk lub zarządca ustanowieni w postępowaniu upadłościowym.
Zakładowy plan kont – co powinno się w nim znaleźć?
W planie kont znajduje się wykaz kont w postaci ich nazw oraz ewentualnie symboli, który powinien być opracowany specjalnie dla danego przedsiębiorstwa w oparciu o jego specyfikę, organizację oraz potrzeby informacyjne jakie mogą posiadać użytkownicy sprawozdań finansowych.
W związku z powyższym w planie kont muszą znaleźć się przynajmniej dane wymienione poniżej:
wykaz kont księgi głównej
przyjęte zasady klasyfikacji operacji gospodarczych
zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.
Plan kont w przedsiębiorstwie
Jak wskazuje art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości w każdym przedsiębiorstwie powinny być stosowane wzorcowe plany kont. Ma to na celu ograniczyć nakład pracy jaki potrzebny jest do ustalenia zakładowych planów kont, a także ma prowadzić do ujednolicenia zasad grupowania poszczególnych operacji gospodarczych. Jeżeli wzorcowy plan kont dla danej jednostki nie został ustalony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, to taka jednostka może stosować wzorcowe plany kont pobrane z różnych publikacji ogólnie dostępnych na rynku. Przy ustalaniu zakładowego planu kont dla własnej jednostki należy przede wszystkim dokonać analizy potrzeb jakie dana jednostka posiada i dostosować plan do specyfiki prowadzonej działalności. Wzorcowe plany kont dobrze jest wykorzystać jako wzorzec, a także przyjąć je jako rozwiązania, z których warto brać przykład przy opracowywaniu własnego ZPK. Dobrze stworzony zakładowy plan kont i odpowiednio przystosowany do potrzeb danej jednostki ma duże znaczenie przede wszystkim przy dużych przedsiębiorstwach, które wykonują wiele operacji i posiadają zwiększone potrzeby informacyjne.
Zakładowy plan kont powinien być stworzony zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z zasadami obowiązującymi w księgowości. Plan powinien być tak skonstruowany, aby z łatwością można było ewidencjonować wszystkie operacje gospodarcze występujące w danej jednostce i na ich podstawie sporządzić sprawozdanie finansowe, sprawozdania statystyczne, rozliczyć podatki itp. Zanim dana jednostka zacznie ustalać zakładowy plan kont musi najpierw wybrać jakimi chce się kierować zasadami i metodami ewidencji syntetycznej oraz analitycznej rzeczowych aktywów obrotowych, metodami ewidencji, kontroli i wyceny aktywów trwałych o niskiej wartości jednostkowej, zasadami ewidencji przychodów i kosztów lub z jakiego wariantu rachunku zysków i strat chce skorzystać.
Konta księgowe w zakładowym planie kont
Na zakładowy plan kont składają się:
konta księgi głównej – konta syntetyczne
konta ksiąg pomocniczych – konta analityczne.
Dodatkowo do każdego zespołu kont można dołączyć wykaz kont pozabilansowych. Ich stosowanie może uprościć zarządzanie składnikami objętymi ewidencją oraz pełniącymi funkcję kontrolną nad tymi składnikami. Sald oraz obrotów z kont pozabilansowych nie przenosi się do sprawozdań finansowych.
Konta syntetyczne to konta główne lub inaczej konta księgi głównej. Należą do nich konta bilansowe lub wynikowe. Objęte są wykazem tworzonym w ramach zakładowego planu kont danej jednostki. Służą do ewidencji sumami zbiorczymi.
Konta analityczne, czyli konta księgi pomocniczej to konta służące do uzupełnienia i uszczegółowienia ewidencji zapisów księgowych na kontach syntetycznych. Ich działalnie opiera się na zasadzie zapisu powtarzanego. Oznacza to, że łączna suma obrotów i sald kont analitycznych musi być zgodna z zapisami na określonych kontach syntetycznych.
Im więcej kont syntetycznych, tym mniej potrzebnych jest kont analitycznych poszerzających konta syntetyczne. Ilość kont syntetycznych jaka potrzebna jest w danej jednostce w ramach zakładowego planu kont zależy od liczby i rodzaju informacji wykazywanych przez dany podmiot w sprawozdaniu finansowym oraz w innych sprawozdaniach, które dana jednostka ma obowiązek sporządzić. Z kolei liczba kont analitycznych zależy od rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności gospodarczej przez daną jednostkę. Przy układaniu zakładowego planu kont należy wziąć pod uwagę przede wszystkim możliwości techniczne i ograniczenia uzależnione od programu komputerowego dostępnego w przedsiębiorstwie, a także możliwości dokonywania różnych zmian w ustawieniach programu tak, aby można było dostosować plan kont do potrzeb przedsiębiorstwa.
Przeważnie układ zakładowego planu kont polega na uporządkowaniu kont w dziewięciu zespołach ponumerowanych od 0 do 8 w taki sposób, że numer zespołu jest wyznaczony przez pierwszą cyfrę z symbolu konta. Każdy zespół zawiera konta zbliżone do siebie charakterem oraz z elementami sprawozdania finansowego. Poniżej wykaz kont:
Zespół 0 – Aktywa trwałe
Zespół 1 – Inwestycje krótkoterminowe, kredyty oraz udziały (akcje) własne
Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia
Zespół 3 – Materiały, towary i rozliczenie zakupu
Zespół 4 – Koszty w układzie rodzajowym i ich rozliczenie
Zespół 5 – Koszty w układzie kalkulacyjnym (według typów działalności) i ich rozliczenie
Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe
Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem
Zespół 8 – Kapitał (fundusz) własny, rezerwy, fundusze specjalne i wynik finansowy.
W poszczególnych zespołach tworzy się grupy i podgrupy. W zespole może być ustanowiona dowolna liczba kont, ale muszą one być tematycznie związane z nazwą danego zespołu.
Konta analityczne i syntetyczne – do czego są używane?
Jak wskazują przepisy ustawy o rachunkowości konta analityczne tworzone są przede wszystkim dla:
środków trwałych
rozrachunków z kontrahentami, jak np. rozrachunki z poszczególnymi kontrahentami w sposób umożliwiający widoczność stanu konta dla każdego z kontrahentów
rozrachunków z pracownikami
operacji sprzedaży zależnie od typu operacji
operacji zakupu
kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów
operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Konta syntetyczne służą do ujmowania zbiorczych zapisów operacji dotyczących całych grup środków gospodarczych oraz źródeł ich pochodzenia. Zawierają informacje potrzebne do wykazania w bilansie oraz innych sprawozdaniach. Należą do nich między innymi:
rozrachunki z dostawcami
rozrachunki z odbiorcami
materiały i towary
kasa.
Kontami syntetycznymi są też konta pozabilansowe, w których ewidencja prowadzona jest jednostronnie, czyli zapis w nich następuje tylko po jednej stronie konta.
Zakładowy plan kont – dostosowanie do Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej
Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości (MSSF) zawierają zestaw zasad i wytycznych jakimi należy się kierować przy sporządzaniu sprawozdań finansowych dla jednostek prowadzących rachunkowość w zgodzie z międzynarodowymi standardami rachunkowości. Zasady oraz wytyczne wydaje Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Jednostka, która stosuje MSSF powinna między innymi przy tworzeniu planu kont uwzględnić fakt, że inwestycje w nieruchomości mogą być zarówno długoterminowe, jak i krótkoterminowe. Podział kont może zostać wprowadzony w zespole 1, 3 lub 6. W związku z tym, że w standardach MSSF nie pojawia się ogólne pojęcie inwestycji, to plan kont może wykorzystywać je tylko jako inwestycje w nieruchomości.
