RODO dla pracodawców

Przepisy, które weszły w życie 25 maja 2018 roku są szeroko komentowane przez pracowników oraz pracodawców. Ten drugi musi zwrócić szczególną uwagę na proces polegający na przetwarzaniu danych osobowych, który jest ściśle połączony z zatrudnianiem ludzi. RODO to rozporządzenie, które wyznacza zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzi ogromna ilość informacji, w związku tym, jakże często występują wątpliwości oraz pytania odnośnie przetwarzania właściwych danych.

Myśl przewodnia może być ujęta stwierdzeniem, że w aktach pracowniczych musi występować tylko to co jest absolutnie niezbędne.
25 maja 2018 roku to dzień od kiedy weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku dotyczące ochrony osób fizycznych, co ściśle związane jest z przetwarzaniem danych osobowych, a także w sprawie swobodnego przepływu takich danych, jak również uchylenia dyrektywy 95/46/WE… (Dz. Urz. UE L z 2016 roku, numer 119/1), określane mianem RODO. W skład owych przepisów wchodzi cała gama podmiotów, a jednym z nich są pracodawcy.

W myśl RODO, przetwarzanie danych osobowych osób zatrudnionych przez pracodawcę musi posiadać konkretną podstawę prawną oraz cel. Wspomniany cel musi być konkretny, wyraźny i posiadać uzasadnienie prawne. Chodzi o to, aby pracodawca mógł przetwarzać dane dotyczące pracowników, a konkretniej ich zatrudnienia, konieczne jest wspomaganie się przepisami, które dają mu na to przyzwolenie, a także jest w stanie określić cel służący przetwarzaniu owych danych.
Wspomniana podstawa prawna do przetwarzania danych to konkretne regulacje RODO bądź też przepisy występujące w prawie krajowym.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych to działania, które nie są sprzeczne z przepisami (chodzi o legalne przetwarzania danych), jeśli na przykład:

• osoba, której dane osobowe mają zostać przetworzone zezwoliła na ich przetworzenie jednorazowo, albo też kilka razy dla konkretnych celów,
• przetwarzanie danych musi mieć miejsce, aby można było wygenerować umowę, gdzie jedna ze stron widniejąca na umowie to osoba, której dane dotyczą bądź do wykonania czynności na żądanie osoby związanej z danymi jeszcze zanim owa umowa zostanie zawarta,
• przetwarzanie musi mieć miejsce, aby administrator mógł wykonać obowiązek prawny, który jest na niego nałożony.

Rozporządzenia o których mowa są także wyszczególnione w art. 5 ust. 1 ogólne zasady odnoszące się do przetwarzania danych osobowych, które wymienione zostaną w dalszej części artykułu. Osoba, która odpowiada za ich wykonanie to administrator danych osobowych, którym jest chociażby pracodawca (ale nie tylko). Na administratorze ciąży obowiązek udowodnienia przed organem nadzorczym, iż przestrzega przepisów (zasada rozliczalności).
W naszym kraju organ nadzorczy to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przepisy odnośnie ochrony danych osobowych, które weszły w życie są związane z wszystkimi sprawami kadrowymi, których specyfiką jest zarówno ścisłość pracownicza, a także te, które są w sposób pośredni połączone z zatrudnieniem. Wśród tych niebezpośrednio związanych z zatrudnieniem należą chociażby sprawy związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Moment, kiedy RODO weszło w życie nie jest równocześnie czasem, kiedy pracodawca ma ograniczone przetwarzanie owych danych pracowniczych. Cały czas mamy do czynienia z podstawą prawną dotyczącą ich przetwarzania, którą jest art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (począwszy od 25 maja tego roku także art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W tej sytuacji nie istnieje nakaz pozyskania zgody od osób posiadających uprawnienia na przetwarzanie owych danych, dlatego, że przepisy o których mowa stanowią wystarczającą podstawę.
Z kolei możemy mieć do czynienia z obowiązkiem uaktualnienia regulaminu ZFŚS odnośnie wymagań stawianych przez RODO, a także krajowych przepisów odnoszących się do ochrony danych osobowych.

Regulamin ZFŚS powinien zostać wzbogacony przez pracodawcę o:

• własne dane, gdyż pracodawca jest podmiotem posiadającym uprawnienia do pobierania danych osobowych osób posiadających uprawnienia do świadczeń ZFŚS (tylko i wyłącznie w sytuacji, jeśli nie zostały one wcześniej zawarte),
• cel, który odnosi się do przetwarzania danych osób o których mowa powyżej (którym jest wykonywanie należnych dla nich uprawnień z ZFŚS),
• podstawę prawną przetwarzania danych, którą jest art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, na podstawie art., 6 ust. 1 lit. c RODO).

Zwracamy uwagę, że cały czas obowiązuje interpretacja Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obowiązująca od 25 maja 2018 roku Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w oparciu o którą żądanie przedstawienia pracodawcy zeznania rocznego dla celów związanych z wygenerowaniem świadczenia z ZFŚS jest zgodne z prawem. Wspomniany urząd stwierdził, iż owe działania to przejaw czynności ustawy o ZFŚS, ale biorąc pod uwagę, iż przetwarzanie pozyskanych dzięki temu danych zostanie adekwatne do celu, który przyświecał ich udostępnieniu, czyli dokładniej rzecz biorąc przyznania świadczenia socjalnego.

Podstawowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe mogą zostać przetwarzane, jeśli brane będą pod uwagę przedstawione poniżej zasady:

• zgodność z prawem, rzetelność, a także przejrzystość,
• dane mają być gromadzone w konkretnych, wyraźnych, a także prawnie uzasadnionych celach, zabrania się ich przetwarzania w dalszej kolejności tak, aby były sprzeczne z przedstawionymi celami,
• minimalizacja danych, czyli dane mają być adekwatne, stosowne, a także ograniczone w taki sposób, aby posiadać tylko te informacje, które są niezbędne w konkretnym przypadku,
• prawidłowość – przetwarzanie ma być zgodne z prawdą, a jeśli istnieje taka konieczność dane mają zostać na bieżąco uaktualniane, a dane, które są nieprawdziwe mają zostać w trybie natychmiastowym usunięte bądź wyjaśnione,
• ograniczenie przechowywania – dane mają być tak przechowywane, aby identyfikacja osoby ściśle związanej z danymi była możliwa, należy również przestrzegać terminów odnośnie przechowywania owych danych,
• integralność i poufność – dane mają być tak przetwarzane, aby brane było pod uwagę ich bezpieczeństwo, a także ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą dzięki wykorzystaniu właściwych środków technicznych, albo też organizacyjnych.

Data publikacji: 2018-09-14, autor: FakturaXL