RODO na fakturze – Czy klauzula informacyjna jest konieczna?
Faktury wystawiane przez przedsiębiorców na rzecz osób fizycznych i prawnych podlegają przepisom ochrony danych osobowych. Czy na fakturach, na których z reguły znajdują się dane osobowe nabywcy należy umieszczać informację o RODO?
Kwestie związane z ochroną danych osobowych reguluje Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 roku. Przepis został stworzony po to, aby osoby postronne nie miały dostępu do danych identyfikujących osoby. Ochronie podlegają dane osób fizycznych, również dane osobowe przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą oraz dane wspólników spółek. Regulacje nie dotyczą spółek handlowych, stowarzyszeń i jednostek budżetowych.
RODO, a wystawianie faktur
Art. 106e ustawy o VAT określa zakres informacji jakie powinny znaleźć się na fakturze.
Podstawowe dane dotyczące osób fizycznych to między innymi:
imię i nazwisko przedsiębiorcy
adres
dane kontaktowe.
Takie informacje pozwalają już na identyfikację konkretnej osoby, dlatego też zgodnie z przepisami podlegają ochronie. Można je przetwarzać dopiero wtedy jeżeli jest ku temu podstawa prawna. Taką podstawą może być samo wyrażenie zgody przez osobę, której dane znajdują się na fakturze podczas jej wystawiania. W przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która wystosowała prośbę o wystawienie faktury to sama taka prośba stanowi udzielenie zgody.
Dane osobowe mogą być przetwarzane jeżeli:
niezbędne są do wykonania umowy z osobą, której dotyczą
ich przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego, którym jest np.: wystawienie faktury
ich przetwarzanie jest niezbędne do celów jakie wynikają z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.
Informacja o RODO umieszczana na fakturze
Przedsiębiorcy nie mają obowiązku umieszczania na fakturze informacji o przetwarzaniu danych zgodnie z RODO, ale wielu i tak ją dodaje. Faktura nie jest dobrym miejscem na zamieszczanie takiej uwagi, między innymi ze względu na ograniczenie czytelności innych elementów. Najlepszym miejscem jest stopka e-maila, strona internetowa, czy składane zamówienie.
Na pracodawcy oraz na pracownikach wystawiających faktury ciąży obowiązek ochrony danych osobowych klientów. Jednak w przypadku faktury nie są potrzebne specjalne zgody na przetwarzanie danych osobowych, jak np.: oświadczenie o wyrażeniu zgody na umieszczanie na fakturze danych osobowych klienta.
