W ostatnim czasie coraz więcej pracodawców nosi się z zamiarem zainstalowania klimatyzacji. Sprzyja temu duża liczba dni z bardzo wysoką temperaturą. Czy zakup klimatyzacji może zostać ujęty w kosztach firmy?
Aby składnik majątku został sklasyfikowany jako środek trwały i nie został potraktowany jako ulepszenie innego środka trwałego musi spełniać określone warunki:
powinien stanowić własność lub współwłasność przedsiębiorcy
być kompletny i zdatny do użytku
jego przewidywany okres używania musi być dłuższy niż 1 rok.
Przedsiębiorca, który myśli o zainstalowaniu klimatyzacji musi wziąć pod uwagę następujące wskazania, czy:
nieruchomość, w której ma być zainstalowana klimatyzacja jest własnością przedsiębiorcy, czy też korzysta z niej na podstawie umowy najmu, leasingu lub innych umów
wartość nabytego urządzenia razem z montażem przekracza lub nie kwotę 10 000 zł
istnieje możliwość zastosowania amortyzacji jednorazowej
urządzenie klimatyzacyjne jest odrębnym środkiem trwałym, czy też jest na trwale zamontowane w budynku i stanowi ulepszenie nieruchomości.
Tylko po solidnej analizie i wzięciu pod uwagę wszystkich wymienionych czynników, przedsiębiorca może stwierdzić, czy zakup klimatyzacji w jego przypadku będzie opłacalną inwestycją.
Zakup klimatyzacji jako odrębnego składnika majątku
Jeżeli przedsiębiorca zakupi przykładowo klimatyzator przenośny lub w systemie split bądź jakikolwiek inny stanowiący odrębny od nieruchomości środek trwały, to może ująć go w kosztach firmowych korzystając z trzech dostępnych sposobów. Przez odrębność klimatyzacji należy rozumieć, że nie jest ona na trwale związana z budynkiem i w każdej chwili może być bez uszkodzenia zdemontowana z budynku.
ująć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli urządzenie:
nie spełnia definicji środka trwałego
spełnia definicję środka trwałego i jednocześnie jego wartość razem z montażem nie przekracza kwoty 10 000 zł netto dla czynnych podatników VAT lub brutto dla podatników zwolnionych z VAT
urządzenie zgodnie z art. 22a ustawy o PIT można zamortyzować za pomocą amortyzacji liniowej rozłożonej w czasie
zamortyzować z zastosowaniem amortyzacji jednorazowej, zgodnie z art. 22k ust. 7 ustawy o PIT. Klimatyzator zaliczany jest do grupy 3-8 klasyfikacji środków trwałych i może być poddany amortyzacji jednorazowej (numer w klasyfikacji środków trwałych – 653). Przedsiębiorca może wybrać tę możliwość pod warunkiem, że jest małym podatnikiem, co oznacza, że jego przychody ze sprzedaży brutto za ub. rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki lub przedsiębiorca, który w danym roku podatkowym rozpoczął działalność gospodarczą, dla której limit w 2020 roku wynosił 8 747 000 zł.
Urządzenie klimatyzacyjne, które zostanie na trwale wbudowane w nieruchomość wchodzi w skład wyposażenia budynku, czyli przyczynia się do ulepszenia nieruchomości (art. 22g ust. 17 ustawy o PIT). Przykładem takich urządzeń są wszelkiego rodzaju instalacje, jak np. wodne, gazowe, czy grzewcze. Wartość urządzenia klimatyzacyjnego razem z montażem powiększa wartość nieruchomości, od której przedsiębiorca może ująć w koszty firmowe, odpisy amortyzacyjne zgodnie z przyjętą dotychczasową stawką procentową w wysokości wyższej niż stosowana do tej pory, począwszy od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia klimatyzacji do używania. Zakup klimatyzacji o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł netto dla czynnych podatników VAT lub brutto dla podatników zwolnionych z VAT (art. 22d ustawy o PIT) może być w całości wliczony jednorazowo do kosztów bez powiększania wartości początkowej nieruchomości.
Zakup klimatyzacji do wynajmowanego lokalu
W przypadku wynajmowania lokalu do prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca, który zakupi urządzenie klimatyzacyjne niewymagające montażu, które będzie stanowiło odrębny środek trwały będzie mógł ująć zakup w kosztach zgodnie z powyższymi zasadami. Natomiast jeżeli klimatyzacja ma być na stałe zamontowana w wynajmowanej nieruchomości, to przedsiębiorca musi posiadać zgodę właściciela na montaż urządzenia. Po uzyskaniu takiej zgody i zamontowaniu klimatyzacji, jeżeli jej wartość razem z montażem przekroczy 10 000 zł, to przedsiębiorca może zaliczyć ją do kosztów firmy w kwocie 10% wartości klimatyzacji sklasyfikowanej jako obcy środek trwały w stosunku rocznym. W sytuacji kiedy wartość ta nie przekroczy 10 000 zł razem z kosztami instalacji, to po uzyskaniu zgody od właściciela wynajmowanego lokalu na wykonanie instalacji, przedsiębiorca ma prawo jednorazowo ująć całą wartość do kosztów firmy.
Zakup klimatyzacji z podziałem na części składowe
Przedsiębiorca ma prawo dokonać zakupu kilku klimatyzatorów przenośnych, gdzie wartość każdego z nich nie będzie przekraczała 10 000 zł, co pozwoli mu od razu na zaliczenie każdego z nich do kosztów. Przedsiębiorca może też zakupić poszczególne części urządzenia do klimatyzacji Przeważnie klimatyzator zbudowany jest z części chłodzącej i części odprowadzającej ciepło. Jedynie klimatyzator przenośny stanowi jedną część. Każda z wymienionych części może funkcjonować oddzielnie i każda z nich posiada okablowanie elektryczne. Każdą z nich można zaliczyć jednorazowo do kosztów, jeżeli wartość każdej nie przekracza 10 000 zł. Natomiast okablowanie elektryczne razem z montażem stanowi ulepszenie i w związku z tym zostaje dodane do wartości początkowej nieruchomości. Podobnego zdania jest Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, który wyraził je w interpretacji indywidualnej z dnia 4 czerwca 2014 roku, sygn. IPPB5/423-234/14-4/MW.
