Transakcje z partnerami zagranicznymi powinny być odpowiednio udokumentowane. Każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi na rzecz zagranicznego kontrahenta powinien działać zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi fakturowania takich transakcji.
Termin, w którym należy wystawić fakturę dla kontrahenta spoza granic kraju jest taki sam jak w przypadku klientów krajowych. Należy ją sporządzić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym została wykonana usługa lub w terminie do 30 dni przed dokonaniem sprzedaży. W przypadku kontrahenta zagranicznego, usługa powinna być rozliczona w części deklaracyjnej JPK za okres jej wykonania. Pod uwagę nie bierze się daty wystawienia faktury.
Dane jakie powinny znaleźć się na fakturze dla zagranicznego klienta
Zakres danych jakie powinna zawierać faktura zagraniczna zależy od tego kto jest klientem. Czy jest to osoba prywatna, czy przedsiębiorca.
W przypadku kiedy nabywcą jest firma, to na fakturze należy wskazać stawkę netto. W tym wypadku podatek VAT rozlicza usługobiorca, dlatego nie trzeba określać stawki, ani kwoty podatku VAT.
Jeżeli nabywcą jest konsument, to należy wystawić standardową fakturę ze wskazaniem wartości netto oraz kwoty podatku zgodnie ze stawkami jakie obowiązują w Polsce.
Na fakturze obowiązkowo muszą znaleźć się dane:
sprzedawcy i nabywcy (imię, nazwisko lub nazwa, adresy, numer NIP)
data wystawienia faktury
opis zakresu wykonanej usługi
cena usługi/towaru.
Język wystawienia faktury
Faktura dla zagranicznego podmiotu powinna być wystawiona w języku zrozumiałym dla obu stron. Najczęściej będzie to język angielski. Czasami, ale jest to bardzo rzadko można użyć języka ojczystego kontrahenta. Przedsiębiorca, który prowadzi KPiR powinien posiadać także polską wersję faktury. Może być potrzebna w razie ewentualnej kontroli. Dlatego bardzo dobrym rozwiązaniem jest faktura dwujęzyczna np. polsko-angielska, faktura polsko-francuska. Faktury takie można wystawiać w programie Faktura XL.
Waluta na fakturze
Faktura zagraniczna może zostać wystawiona w obcej walucie, ale wtedy należy kwotę na niej widniejącą przeliczyć na złotówki (kwota podatku VAT również powinna być podana w PLN) według średniego kursu NBP ogłoszonego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia faktury lub wykonania usługi (zależy od tego czy faktura została wystawiona przed, czy po sprzedaży).
Ewidencjonowanie faktur zagranicznych
Usługi świadczone na rzecz podmiotów zagranicznych mogą zostać zrealizowane tylko, jeżeli obie strony transakcji są aktywnymi podatnikami VAT.
Każdą wystawioną fakturę należy ująć w ewidencji sprzedaży, nawet wtedy kiedy nie ma obowiązku rozliczenia VAT. W dokumentacji przedsiębiorcy powinna znaleźć się także umowa o współpracy z zagranicznym kontrahentem. Dodatkowo przydatne mogą okazać się, zwłaszcza przy kontroli podatkowej, wyciągi bankowe, czy korespondencja e-mailowa.
