Faktura na złego nabywcę wysłana do KSeF, jak skorygować?

Przedsiębiorcy muszą przyzwyczaić się do nowego sposobu fakturowania oraz korygowania wystawionych dokumentów, który będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 roku dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. W jaki sposób skorygować fakturę wystawioną w KSeF?

Korekta faktury z danymi niewłaściwego nabywcy - zasady przed wprowadzeniem KSeF

Przedsiębiorca, który na fakturze wskazał niewłaściwy numer NIP nabywcy, może wprowadzić zmiany z uwzględnieniem nieksięgowego dokumentu służącego do modyfikacji danych formalnych. Innym sposobem jest nota korygująca.

Jak korygować faktury ustrukturyzowane z niewłaściwym numerem NIP?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zmieni całkowicie sposób korygowania dokumentów. Po dostarczeniu faktury do systemu ma nadawany numer identyfikacyjny i bierze udział w obiegu gospodarczym. Po wprowadzeniu dokumentu do KSeF zostaje on przekazany do nabywcy, bez dodatkowych formalności czy działań.

Aby wprowadzić zmiany, w fakturze której nadano identyfikator Krajowego Systemu e-Faktur, wymagane jest przygotowanie faktury korygującej. Noty korygujące albo korekta danych formalnych nie będą dłużej akceptowane.

Poprawa faktury z błędnym numerem NIP:

• należy przygotować fakturę korektę „do zera”, podając niewłaściwy numer NIP nabywcy - kontrahent otrzymał fakturę dokumentującą transakcję, w której nie brał udziału, poprzez automatyczne przekierowanie jej przez krajowy system e-Faktur, dlatego wartość dokument musi zostać wyzerowana,
• należy wystawić właściwą fakturę z dobrym numerem NIP - dopiero w tym momencie nabywca otrzyma fakturę za wykonaną transakcję. W praktyce ma miejsce operacja przesunięta w czasie, gdyż faktura otrzymuje numer w momencie dostarczenia jej do KSeF. Data widniejąca na fakturze pierwotnej, zawierającej błąd jest inna od daty otrzymania prawidłowego dokumentu.

Jeżeli faktura wystawiona została na złego nabywcę, odbiorca dokumentu nie ma możliwości jej odrzucenia. Konieczne jest przygotowanie faktury korygującej, co oznacza dodatkowe nakłady pracy dla sprzedawcy.

Reasumując, każdy przedsiębiorca może popełnić błąd, ale musi wiedzieć, jak go naprawić. Aby tego uniknąć, w trakcie wystawiania dokumentów trzeba wykazać się wyjątkową skrupulatnością i dbałością o każdy szczegół przed wysłaniem jej do KSeF.

Data publikacji: 2023-12-14, autor: FakturaXL