Czasami może zdarzyć się, że faktura VAT zostanie zgubiona lub zniszczona i wymaga odtworzenia. W tym celu wystawia się duplikat, dzięki któremu przedsiębiorca może nadal utrzymać porządek w dokumentach księgowych i jednocześnie nie naraża się na konsekwencje skarbowe. Duplikat faktury jest tak samo ważny jak oryginał faktury.
Faktura VAT jest dokumentem księgowym, którego zadaniem jest odtworzenie transakcji handlowych. Na jej podstawie przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT naliczony. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej jest to bardzo ważny dokument, dlatego w przypadku jego zagubienia, kradzieży lub zniszczenia koniecznie musi zostać wystawiony duplikat, który sporządza się na podstawie faktury pierwotnej w przypadku, kiedy nie dotrze ona do nabywcy, zostanie zgubiona lub zniszczona. Jeżeli nabywca nie otrzyma faktury lub zostanie ona zniszczona, to powinien on o tym powiadomić sprzedawcę i zgłosić żądanie wystawienia duplikatu będącego odzwierciedleniem oryginału dokumentu. Duplikat wystawia się na podstawie art. 1061 ustawy o VAT, który zawiera zapis wskazujący na możliwość wystawienia faktury jeszcze raz na wniosek nabywcy.
Duplikat jest kopią zniszczonej lub zagubionej faktury VAT pierwotnej, który posiada takie same prawa, co faktura pierwotna i potwierdza dokonane operacje gospodarcze. Na jego podstawie podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT. W dokumentacji księgowej duplikat odgrywa bardzo ważną rolę. Jego brak w dokumentach może mieć dla przedsiębiorcy przykre konsekwencje. Przede wszystkim podatnik nie będzie mógł dokonać odliczenia podatku VAT. Poza tym w przypadku kontroli skarbowej, kiedy brakuje dokumentów księgowych urząd skarbowy może uznać, że przedsiębiorca prowadzi księgowość nierzetelnie i nie spełnia swoich obowiązków podatkowych. Jeżeli więc faktura zostanie zniszczona lub zgubiona, to nabywca obowiązkowo powinien niezwłocznie wystąpić do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu.
Duplikat faktury – kiedy się go wystawia?
W ustawie o podatku VAT zostały dokładnie określone sytuacje, w których należy wystawić duplikat faktury.
Podatnik ma obowiązek ponownie sporządzić fakturę VAT, jeżeli:
faktura zostanie zniszczona lub zagubiona – dokument wystawiany jest na prośbę nabywcy towaru lub usługi na podstawie danych z faktury pierwotnej
faktura została zniszczona przez nabywcę – dokument wystawia sprzedawca na podstawie informacji z ksiąg rachunkowych.
Duplikat zawsze sporządza się na podstawie dokumentu pierwotnego będącego w posiadaniu jednej ze stron transakcji zachowanego w księgach rachunkowych. Nie można wystawić go w oparciu o skan lub zdjęcie oryginału faktury. Duplikat może wystawić również strona, która wystawiła notę korygującą lub organ egzekucyjny. Potwierdzenia kopii może dokonać także komornik będący w posiadaniu faktur lub mający dostęp do danych zawartych w dokumencie obsługiwanym przez dłużnika.
Duplikat faktury – jak wystawić?
Duplikat faktury wystawia się tak samo jak oryginał wykorzystując dane z faktury pierwotnej. Wystawca musi pamiętać, że na duplikacie powinny znaleźć się identyczne dane, jakie zostały zawarte na oryginale. Jedynym dodatkowym elementem jest oznaczenie „Duplikat”. Kopia faktury różni się datą w porównaniu z fakturą pierwotną. Dokument można wystawić szybko korzystając z dostępnych programów księgowych.
Księgowanie duplikatu
Po wystawieniu, duplikat faktury należy zaksięgować. Aby zrobić to prawidłowo potrzebna jest informacja, po której stronie transakcji faktura została utracona oraz czy dotarła do nabywcy. Od tych informacji zależy, w jaki sposób księguje się duplikat:
faktura zagubiła się - nabywca musi wystąpić do sprzedawcy z wnioskiem o wystawienie duplikatu, który powinien sporządzić na podstawie faktury pierwotnej, którą posiada. Żadna ze stron transakcji nie ponosi konsekwencji księgowych z tego tytułu, ponieważ oryginał faktury został już wcześniej zaksięgowany. Duplikat jest jedynie potwierdzeniem dokonanej transakcji handlowej, która miała wcześniej miejsce. W tej sytuacji faktura powinna być zaksięgowana w chwili wystawienia i zaksięgowania faktury pierwotnej
faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy – nabywca musi zaksięgować duplikat tak jakby była to faktura pierwotna. Jeżeli później doszłoby do zgubienia duplikatu, to będzie on traktowany w taki sposób jak byłby to dokument pierwotny. W przypadku, kiedy do nabywcy nie dotrze również duplikat faktury, to dokument wystawiony ponownie powinien zostać zaksięgowany tak jak byłaby to zwykła faktura
faktura zaginęła u sprzedawcy – należy wystawić notę wyjaśniającą bez sporządzania duplikatu. W tej sytuacji strony nie ponoszą konsekwencji księgowych.
Duplikat, a KSeF
W momencie wejścia w życie przepisów o Krajowym Systemie eFaktur duplikaty nie będą już potrzebne, ponieważ faktury ustrukturyzowane wystawiane w systemie będą cały czas dostępne i przechowywane przez okres 10 lat. Nie będzie możliwości ich zgubienia, zniszczenia ani kradzieży. W tej sytuacji przepisy art. 1061 ustawy o VAT nie będą miały zastosowania.
